Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Персональные данные: подробное руководство и шаблоны документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Общий термин, определяющий персональные данные, звучит как «любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу». Термин присутствует в законе «О персональных данных», а также упоминается в других нормативных актах. Так, закон «О связи» относит к сведениям об абонентах – физических лицах – фамилию, имя, отчество или псевдоним, а также домашний адрес и другие данные, позволяющие идентифицировать личность.
Понятие персональных данных
Порядок регулирования вопроса описан и в постановлениях ФСТЭК РФ, Роскомнадзора, Центрального Банка. В одном из разъяснений ЦБ РФ отмечается, что банки не имеют права оставлять в почтовых ящиках корреспонденцию таким образом, чтобы третьим лицам были доступны персональные данные, в том числе имя личности. Схожая позиция привела к необходимости отправлять в конвертах квитанции с распечатками стоимости услуг ЖКХ, тоже содержащие персональные данные. Также регулятор обратил внимание на недопустимость для сотрудников банка разглашать персональные данные клиента работодателю или коллеге, что часто делается в целях информирования о наличии задолженности. При таком разглашении субъект однозначно идентифицируется, даже без добавления уточняющей информации, что нарушает права физического лица на защиту тайны личной жизни.
Подотчетным станет сбор персональных данных:
- в ходе трудовых отношений,
- при заключении договоров с мобильными операторами, общественными объединениями или религиозными организациями, государственными автоматизированными информационными системами,
- уже упомянутых ФИО,
- даже если люди дают согласие на сбор и обработку своих персональных данных. Поэтому мы так часто должны были ставить галочки в окошках согласия на обработку данных: это снимало с компаний обязанность отчитываться перед Роскомнадзором, но с 1 сентября 2022 года наше согласие перестанет что-то значит и требовать его с нас не будет смысла,
- для выдачи пропуска (в том числе одноразового) на территорию или в здание (с 1 сентября 2022 года это становится незаконным, если организация не уведомила Роскомнадзор о сборе персональных данных).
Когда согласие не нужно
В разрешении на обработку ПД нет необходимости, если их субъект:
- Является участником договора.
- Подвергается судебному разбирательству.
- Не может физически предоставить согласие в экстренных ситуациях (например, находится без сознания).
Также не нужно получать согласие на обработку информации, которая не попадает в перечень исключений или не относится к ПД, например:
- сведения, собранные для личных нужд человека – списки телефонных и почтовых контактов, визитные карточки, профили друзей в соцсетях;
- фото или видео с общественных мероприятий или полученные на платной основе;
- ИНН без привязки к другой информации;
- государственные номера транспортных средств.
- данные для проведения научных исследований, творческой деятельности, не нарушающие прав и интересов граждан;
- информация, предназначенная для передачи только внутри компании (группы компаний)
Закон не дает исчерпывающего определения ПД, поэтому при сборе любой информации о клиенте лучше заручиться его согласием. Это поможет избежать взысканий.
Общедоступные персональные данные
Персональными данными по Закону № 152-ФЗ считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПД).
На передачу или распространение данных о ком-либо требуется согласие их субъекта, за исключением случаев, установленных законодательством (согласие не требуется при передаче ПД определенным органам и в определенных случаях).
К сведению: не требуется согласие работника на передачу персональных данных третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, в ФСС, ПФ РФ, налоговые органы, военные комиссариаты, прокуратуру, правоохранительные органы, ГИТ, суд (Разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»).
Ранее в Законе № 152-ФЗ было такое определение: общедоступные персональные данные – это ПД, доступ неограниченному кругу лиц к которым предоставлен с согласия субъекта ПД или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности. То есть эти данные размещались их субъектом или с его согласия в общедоступных источниках. Статья 8 Закона № 152-ФЗ относит к таким источникам справочники, адресные книги. Это также могут быть социальные сети и другие интернет-ресурсы.
К общедоступным сведениям относились фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии, фото и др. Общедоступные сведения в любое время могли быть исключены из общедоступного источника по требованию субъекта ПД либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.
Что такое обработка персональных данных?
Обработка ПД – это любое действие с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
- работодатель заключил с вами трудовой договор, и вы передали в отдел кадров свои документы, где была создана папка с вашим личным делом, – работодатель осуществил сбор, запись и хранение ПД;
- работодатель передал ваши данные типографии для печати визитки – он осуществил передачу ПД;
- продавец сжег документы, в которых содержались данные покупателей, – он уничтожил ПД;
- покупатель при покупке товара через интернет передал владельцу сайта свои ПД – указал Ф.И.О., адрес, почту и телефон. Данные были сохранены в электронной базе сайта – его владелец осуществил сбор, запись и хранение ПД.
Из примеров видно, что ваши ПД могут храниться как на бумажных носителях, так и на электронных.
Когда имя и фамилия не являются персональными данными?
Наличие исключений характерно для большинства российских законов, но в ситуации с ПДн, а точнее — ФИО как вида персональных данных, они отсутствуют. Абсолютно все сведения о человеке относятся к личной информации, и это в свое время было одним из условий вступления нашей страны во Всемирную торговую организацию. Хотя, по мнению некоторых экспертов, все не так однозначно, поскольку:
- в компании могут работать или обслуживаться сразу несколько однофамильцев;
- население России огромное, поэтому несложно найти тысячи людей, у которых совпадают не только имена и фамилии, но даже отчества;
- узнать фамилию, имя и отчество гражданина не составляет никакого труда — достаточно открыть социальные сети или воспользоваться поисковой системой.
При этом даже имя без фамилии нельзя назвать обезличенным, ведь в век прогрессирующих компьютерных технологий его вполне достаточно, чтобы установить обладателя. С другой стороны, каждый оператор может в целях улучшения безопасности ИСПДн воспользоваться предлагаемыми регулятором методами снижения значительной идентифицированности ПДн. Среди них:
- маркировка учетных записей с помощью особых меток, которые позволяют найти о субъекте полную информацию в общей базе при наличии соответствующего доступа;
- частичная замена данных;
- перемешивание ПДн, которые относятся к разным субъектам;
- разделение большого массива информации на несколько частей, которые хранятся отдельно друг от друга.
Законодательные основы
Все процедуры, касающиеся обработки персональных данных (ПД), указаны в Федеральном законе Российской Федерации «О персональных данных» от 27 июля 2006 года. В законодательном акте N 152-ФЗ четко сказано, что к личной информации относятся любые ведомости, которые прямо или косвенно относятся к физическому лицу, иными словами, принадлежат субъекту (подробнее о том, какая информация относится к ПД, читайте тут, а в этой статье вы найдете примеры персональных данных).
Статья 19 Гражданского кодекса Российской Федерации сообщает, что ФИО определяет гражданина. С приобретением имени, фамилии и отчества гражданин получает и осуществляет права и обязанности под своим именем. В законе говорится о том, что ФИО принадлежит человеку, поэтому, если вернуться к определению из ФЗ «О персональных данных», такая информация должна являться персональной со всеми юридическими последствиями и нюансами при ее распространении и обработке.
В то же время Роскомнадзор, регулирующий информационную деятельность в сети интернет, отмечает, что размещение на веб-страницах всемирной паутины фамилии, имени и отчества без каких либо дополнительных пояснений, не считается обработкой ПД физического лица. Роскомнадзор указывает на еще одну важную характеристику конфиденциальных ведомостей – они должны давать возможность выяснить личность гражданина.
Понятие персональных данных
Общий термин, определяющий персональные данные, звучит как «любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу». Термин присутствует в законе «О персональных данных», а также упоминается в других нормативных актах. Так, закон «О связи» относит к сведениям об абонентах – физических лицах – фамилию, имя, отчество или псевдоним, а также домашний адрес и другие данные, позволяющие идентифицировать личность.
Порядок регулирования вопроса описан и в постановлениях ФСТЭК РФ, Роскомнадзора, Центрального Банка. В одном из разъяснений ЦБ РФ отмечается, что банки не имеют права оставлять в почтовых ящиках корреспонденцию таким образом, чтобы третьим лицам были доступны персональные данные, в том числе имя личности. Схожая позиция привела к необходимости отправлять в конвертах квитанции с распечатками стоимости услуг ЖКХ, тоже содержащие персональные данные. Также регулятор обратил внимание на недопустимость для сотрудников банка разглашать персональные данные клиента работодателю или коллеге, что часто делается в целях информирования о наличии задолженности. При таком разглашении субъект однозначно идентифицируется, даже без добавления уточняющей информации, что нарушает права физического лица на защиту тайны личной жизни.
Ответственность за распространение номера телефона и адреса электронной почты
Распространение персональных данных представляет собой действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц (п. 5 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).
Лица, виновные в нарушении требований Закона N 152-ФЗ, несут предусмотренную законодательством РФ ответственность (ч. 1 ст. 24 Закона N 152-ФЗ).
Обработка персональных данных без согласия в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в случаях, когда такое согласие должно быть получено в соответствии с законодательством РФ в области персональных данных, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо обработка персональных данных с нарушением установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных требований к составу сведений, включаемых в согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, влечет наложение административного штрафа (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):
• на граждан в размере от 3 000 до 5 000 руб.;
• на должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
• на юридических лиц — от 15 000 до 75 000 руб.
Причиненный вследствие нарушения прав субъекта персональных данных моральный вред также подлежит возмещению в соответствии с законодательством РФ (ст. ст. 1099 — 1101 ГК РФ, ст. 24 Закона N 152-ФЗ).
Работа со специальными категориями данными
Обработка информации, которая связана с личными политическими взглядами и религией, может быть проведена только в исключительных ситуациях. Сюда также относятся такие моменты, как национальность, особенности личной жизни. Но доступ к подобной информации и ее последующий анализ возможны только при определенных условиях:
- На обработку предварительно было получено письменное разрешение.
- Информация является общедоступной.
- Сведения, которые касаются здоровья человека, могут быть использованы только для сохранения его жизни.
- Есть необходимость в проведении судебных мер.
- Требуется провести определенную розыскную деятельность или мероприятия, отвечающие за безопасность.
Несмотря на то, что даже при определенных разрешениях можно получить доступ к персональным данным, человек имеет право отказать в этом праве.
Хранение ПДн и механизм защиты
В соответствии с требованиями законодательства, операторы должны самостоятельно использовать средства обеспечения безопасности для собранных ими персональных данных. Это реализуется при помощи:
- Допуска к работе с информационной системой только заранее определенного круга лиц, имеющих соответствующие инструкции и предупрежденных об ответственности за несанкционированное распространение сведений. Если компьютерная ИС содержит ПДн специального типа, то работа с ней (просмотры, изменения и др.) должны фиксироваться в специальном электронном журнале. С помощью современных информационных технологий можно сделать этот процесс автоматическим.
- Мер по созданию высокого уровня защищенности ИС, блокировке несанкционированного доступа (например, в результате хакерской атаки), оперативному восстановлению исходной информации из резервной копии в случае нанесения урона компьютерным вирусом и пр. Если личные сведения находятся в аналоговой форме (например, это бумажные анкеты с информацией о работниках предприятия), необходимо принять меры для их перевода в цифровой формат.
- Контроля Роскомнадзора, следящего, чтобы текущая обработка личной информации работников велась в соответствии с законодательными нормами. Также это ведомство проверяет, чтобы хранение ПДн, обрабатываемых в рамках трудовых обязанностей происходило в условиях, когда исключена утечка персональных данных и их незаконное использование.
Законодательные основы
Все процедуры, касающиеся обработки персональных данных (ПД), указаны в Федеральном законе Российской Федерации «О персональных данных» от 27 июля 2006 года. В законодательном акте N 152-ФЗ четко сказано, что к личной информации относятся любые ведомости, которые прямо или косвенно относятся к физическому лицу, иными словами, принадлежат субъекту (подробнее о том, какая информация относится к ПД, читайте , а в этой статье вы найдете примеры персональных данных).
Статья 19 Гражданского кодекса Российской Федерации сообщает, что ФИО определяет гражданина. С приобретением имени, фамилии и отчества гражданин получает и осуществляет права и обязанности под своим именем. В законе говорится о том, что ФИО принадлежит человеку, поэтому, если вернуться к определению из ФЗ «О персональных данных», такая информация должна являться персональной со всеми юридическими последствиями и нюансами при ее распространении и обработке.
В то же время Роскомнадзор, регулирующий информационную деятельность в сети интернет, отмечает, что размещение на веб-страницах всемирной паутины фамилии, имени и отчества без каких либо дополнительных пояснений, не считается обработкой ПД физического лица. Роскомнадзор указывает на еще одну важную характеристику конфиденциальных ведомостей – они должны давать возможность выяснить личность гражданина.
Важно! Распространение персональных данных возможно только после разрешения на обработку субъектом и владельцем ПД.
Юридические основания
Вопросы о том, какие сведения относятся к рассматриваемой категории рассматриваются в законе № 152-ФЗ, «О персональных данных» от 27 января 2007 года. Основанием для принятия этого нормативного акта является необходимость обеспечения прав и свобод граждан.
В нём применяется очень широкая трактовка того, что представляют собой персональные данные (ПДн). Здесь рассматривается то, какие сведения охраняются, что считается обработкой и по каким правилам она должна происходить.
При этом информация любого характера, имеющая отношение к конкретному лицу подпадает под действие этого закона. Этот нормативный акт регламентирует, то, какая именно обработка такой информации допустима и как она должна храниться.
Сколько согласий запрашивать?
В статье 9 Закона № 152-ФЗ уже установлена обязанность работодателей запрашивать у работника согласие на обработку персональных данных. Эта статья содержит и требования к оформлению такого согласия. В частности, оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Работник может дать его в любой позволяющей подтвердить факт получения такого согласия форме (письменно или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью), если иное не предусмотрено федеральным законом.
Это согласие работодатели уже давно должны были запросить у работников.
К сведению: отдельное письменное согласие оформляется на обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни (ст. 10 Закона № 152-ФЗ).
В новой ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ прямо указано, что согласие на обработку персональных данных, разрешенных их субъектом для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта ПД на обработку его данных.
Таким образом, ранее составленные согласия на обработку персональных данных в соответствии со ст. 9 Закона № 152-ФЗ продолжают свое действие, в отношении них никаких изменений нет. А для размещения ПД работников в общем доступе работодатели должны запросить у работников отдельное согласие.
Требования к согласию
Основные требования к согласию установлены ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ.
Составляя согласие, работодатель должен предоставить работнику возможность определить список тех персональных данных, которые он разрешает распространять, по каждой категории (общие, специальные, биометрические).
В согласии должно быть четко сформулировано, на что конкретно согласен работник. Если он не согласен с распространением или не указал специальные условия обработки для некоторых категорий персональных данных и их перечень – такие сведения можно только обрабатывать, без распространения (передачи, предоставления и иных действий) неограниченному кругу лиц.
Если из согласия не совсем понятно, что можно делать с ПД, а что нельзя, лучше ничего не публиковать.
Обратите внимание: молчание или бездействие работника ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку персональных данных, разрешенных для распространения.
Получает согласие работодатель в первую очередь непосредственно от работника. А с 1 июля 2021 года его можно будет оформить с использованием инфосистемы Роскомнадзора.
Работодатель обязан опубликовать информацию об условиях обработки персональных данных и запретах, наложенных субъектом, в течение трех дней после получения согласия. Где ее публиковать – пока непонятно. Придется ждать разъяснений Роскомнадзора.
Нельзя запретить публиковать персональные данные, если они распространяются в государственных, общественных и иных публичных интересах, определенных законами РФ.
Работник может в любой момент потребовать запретить распространение своих ПД. Это требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта ПД и перечень данных, обработка которых подлежит прекращению. Действие согласия прекращается с момента получения работодателем такого требования.
Обратиться с запретом на распространение своих ПД субъект может к любому лицу, обрабатывающему его данные, при несоблюдении этим лицом требований ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Можно и обратиться в суд. Распространение данных должно прекратиться:
-
в течение трех рабочих дней с момента обращения;
-
или в срок, указанный в постановлении суда;
-
или в течение трех рабочих дней с момента вступления решения суда в законную силу.
Как оператор обязан защищать персональные данные
Согласно 152-ФЗ оператор должен обеспечить защиту персональных данных. Степень защиты зависит от типа данных:
Для защиты персональных данных по 152-ФЗ оператор должен построить защищенную IT-инфраструктуру и следить, чтобы ПДн всегда были доступны, не потерялись и не попали в руки посторонних.
Кроме защиты данных, оператор обязан собирать, обрабатывать и передавать данные куда-либо только с согласия их владельца, а также отчитываться о сборе данных и мерах защиты перед государством.
То, какую защиту нужно обеспечить персональным данным, зависит от уровня защищенности (УЗ), установленного законом. Его определяют с учетом того, какие данные вы храните и что может им угрожать. Всего уровней защищенности четыре: данные с УЗ-3 и УЗ-4 можно без проблем хранить в публичном облаке, аттестованном по 152-ФЗ, для УЗ-2 и УЗ-1 нужны особые условия, не все провайдеры могут их предоставить.
В публичном облаке MCS можно хранить персональные данные в соответствии с УЗ-2, 3 и 4. Для хранения данных с УЗ-2 и УЗ-1 также есть возможность сертификации, как в формате частного облака, так и на изолированном выделенном гипервизоре в ЦОДе MCS. При построении гибридной инфраструктуры для хранения персональных данных на платформе VK Cloud Solutions (бывш. MCS) вы получаете облачную инфраструктуру, уже соответствующую всем требованиям законодательства. При этом частный контур нужно аттестовать, в этом могут помочь специалисты VK, что позволит быстрее пройти необходимые процедуры.