Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как проверить подлинность больничного листа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Листок нетрудоспособности официально подтверждает отсутствие на работе по уважительной причине. Заболевание сотрудника или членов его семьи, длительное лечение, операции, восстановительные процедуры, реабилитация — все это основания для выдачи больничного. Выдают бланк временной нетрудоспособности только официальные медицинские учреждения — государственные больницы и частные клиники, которые лицензированы на выдачу больничных. А у работодателей есть возможность проверить больничный лист онлайн по штрихкоду или по номеру.
Какой-то единой методологии проверки нет. Есть множество способов выявить подделку. Некоторые из них дают четкий результат сразу, другие требуют временных затрат. Если у бухгалтера есть возможность, то лучше воспользоваться не одним, а несколькими проверочными процедурами. Чтобы выявить подделку, можно:
- провести анализ визуальных соответствий, положенных этому бланку строгой отчетности;
- обратиться в медицинское учреждение, выдавшее бланк;
- проверить листок нетрудоспособности по номеру онлайн через территориальное отделение ФСС;
- направить письмо в региональный Фонд социального страхования с просьбой верифицировать больничный;
- проверить по штрихкоду: провести пальцем по поверхности штрихкода или просветить бланк в ультрафиолетовой лампе.
Самый действенный способ — контроль подделок через ФСС. Порой достаточно лишь внешней проверки, поддельные бланки существенно отличаются от оригинальных.
Как проверить листок нетрудоспособности на подлинность?
После получения больничного листа работодатель обязан рассчитать пособие и частично либо полностью его выплатить работнику. Все расходы потом компенсирует Фонд социального страхования. Но, если сотрудник предъявил поддельную справку, тогда ФСС признает ее недействительной и не возместит потраченные из бюджета предприятия деньги.
Поэтому важно понимать, настоящий или фальсифицированный листок о временной нетрудоспособности предъявил сотрудник. Вопросов касательно подлинности в отношении электронных больничных обычно у работодателей не возникает. По-другому обстоят дела со стандартными документами на бумажном носителе. Руководителю предприятия важно знать, как проверить, настоящий ли больничный принес сотрудник.
Как получить электронный больничный лист в личном кабинете ФСС
Работник может самостоятельно выбрать, в какой форме ему будет выдан больничный лист. Предварительно рекомендуется узнать у бухгалтера может ли он принять документ в электронном виде. Если работник решил воспользоваться новой услугой, а в его организации еще не принимают такие документы, то придется оформить больничный лист в привычной форме.
В таком случае поликлиника должна аннулировать отправленную форму и выдаст бумажный документ. Если вы заранее узнаете, может ли бухгалтер принять электронный формат, то проблем не возникнет. Работодатель не обязан пользоваться новой системой личного кабинета ФСС. Каждый самостоятельно принимает решение.
При оформлении больничного больной должен дать письменное согласие врачу на обработку личных данных и оформление документа онлайн. Лист не нужно заверять в регистратуре.
Действия работодателя в кабинете фсс
Поиск и оформлениеэлектронных больничных листов в ФСС не составляет труда. Требуется зарегистрироваться в сервисе и приобрести персональный код доступа страхователя к личному кабинету. Это возможно после регистрации в системе «Соцстрах».
Изучив действия и попрактиковавшись в их выполнении, работодатель освоится и сможет полноценно оценить комфортность и перспективы сервиса.
- Для начала работы следует зарегистрироваться на официальном сайте Госуслуг, где будет предоставлен пароль доступа к ЛК – личному кабинету страхователя ФСС. Регистрация осуществляется с помощью данных юр. лица и его реквизитов.
- Вход в личный кабинет ФСС. Для входа в систему следует осуществить ввод номера мобильного, с помощью который была осуществлена регистрация на портале Госуслуг, и пароль.
- Для работы с электронными больничными в ЛКФСС требуется специально выделенный бухгалтер, разбирающийся во всех тонкостях сервиса
Получив доступ к личному кабинету ФСС, страхователь должен оповестить подчиненных о наличии услуги. Для того, чтобы ей воспользоваться, необходимо занести личные данные в электронный больничный лист в своем медучреждении, если такая возможность имеется. После получения от сотрудника персонального номера документа (личного кода больничного листка), он передается бухгалтеру. Далее следует:
- Осуществить вход в личный кабинет и найти больничный лист по номеру.
- Выяснить из электронного документа данные о сроках действия больничного для последующего расчета.
- Заполнить информацию в электронном больничном листе об организации, стаже работы сотрудника и среднем размере его дохода.
- Осуществить проверку на наличие ошибок.
- Переслать готовый документ из кабинета в отделение ФСС с помощью специальной клавиши.
Пособие по нетрудоспособности выплачивается напрямую от ФСС или через страхователя. В случае с работодателем, бухгалтер производит расчет и начисляет деньги вместе с ближайшей зарплатой. Далее он производит операцию возмещения из Фонда Социального Страхования. (с помощью подачи электронного заявления или посещения специалиста ФСС).
Некоторые субъекты попадают под программу, осуществляющую выплаты напрямую. Для оплаты в таком случае страхователь заполняет запрос в ЛК ФСС от лица сотрудника, получившего лист нетрудоспособности, после чего отправляет в фонд.
В Калужском районном суде было рассмотрено дело по исковому заявлению организации, которая выявила признаки поддельности листка нетрудоспособности, предоставленного одним из сотрудников. Сам бланк был подлинным и выдан официальным методом, при наличии действительных оснований. Однако предоставивший его сотрудник, совершил частичную подмену указанных в нем данных. В частности изменил в бланке даты начала и окончания времени болезни, внеся собственноручно корректировки в заполненный бюллетень. После подачи иска организацией сам виновник явился с повинной, в которой излагал все обстоятельства совершенного им преступления и полностью признавал свою вину.
Суд изучил все обстоятельства дела, провел экспертную оценку поддельного бюллетеня и учел признание вины подсудимого, постановил ограничить свободу гражданина сроком на десять месяцев. Отбывать наказание подсудимому полагается по месту прописки с обязательным условием о невыезде за пределы города и ежемесячных отметках в милиции. При вынесении приговора были учтены все смягчающие основания, а именно признание вины и отсутствие ранее выявленных фактов нарушений. Кроме того, работник имел хорошие отзывы от предыдущих работодателей, хотя и состоял на учете в наркодиспансере. Психических заболеваний у подсудимого выявлено не было, а его вменяемость на момент совершения проступка доказана.
Приговор от 15 июня 2021 г. по делу № 1-466/2017
- Смотреть
Как проверить электронный больничный в инфосистеме
Войти в инфосистему ФСС можно через «Госуслуги» и кабинет застрахованного (то есть ваш) на официальном сайте Фонда соцстраха. В обоих случаях это делается с помощью учетной записи на портале «Госуслуги», но она обязательно должна быть подтвержденной. Ссылки на оба входа есть в конце статьи.
Проверка доступна по номеру электронного больничного (12 сгенерированных случайным образом цифр), который указан на выданном врачом талоне. Если вы его потеряли — не проблема, для поиска можно использовать и другие данные:
- место работы;
- статус листка нетрудоспособности;
- дату выдачи больничного (не обязательно точную, достаточно помнить временной интервал);
- период болезни (тоже есть «размах» по времени);
- код заболевания.
Схема взаимодействия поликлиники, ФСС, работодателя и работника на первый взгляд может показаться сложной. Несмотря на то, что форма электронного больничного была принята в середине 2020 года, их стали использовать только в декабре 2020. Поэтому еще не все работодатели подключены к системе личных кабинетов ФСС, и не каждая поликлиника выдает виртуальный больничный. Ожидается, что в скором времени все медицинские учреждения перейдут на удобную систему работы с Фондом соцстрахования.
Процедура получения ЭЛН в кабинете ФСС проста:
- работник обращается за медицинской помощью в поликлинику или больницу, где ему открывают электронный больничный;
- после выписки специалист подписывает электронный документ квалифицированной электронной подписью с указанием периода, причины нетрудоспособности и других необходимых нюансов для ФСС;
- работнику выдается номер больничного для работы с ним в личном кабинете, с которым он отправляется в бухгалтерию на своем предприятии;
- бухгалтер по указанным данным находит электронный больничный в личном кабинете страхователя ФСС. Это раздел на сайте фонда, где может зарегистрироваться юрлицо или индивидуальный предприниматель.
Способы проверки подлинности документа
Проверить подлинность больничного листа можно следующими способами:
- По идентификационному номеру через ФСС. Работодатель может проверить подлинность кода путем направления заявления в ФСС. Проанализировать наличие подлога можно по 9 порядковым цифрам и 3 числам штрих-кода. В заявлении нужно указать ФИО сотрудника, название медицинского учреждения. Отправляется оно заказным письмом. Запрос рассматривается на протяжении 1-2 недель. Ответ направляется работодателю в письменной форме.
- Через медицинское учреждение. Заявление составляется на бланке работодателя. Запрос отправляется в медицинское учреждение, которое выдало больничный лист. Существуют учреждения-исключения, в которые запросы не отправляются: скорая помощь, санатории, станции переливания крови. Наличие подлога выполняется в соответствии с Приказом Минздрава №134н.
- Через интернет. Нужно зайти на сайт ФСС в раздел «Информация для работодателя». В нем содержатся данные о номерах похищенных больничных бланков. Нужно иметь в виду, что информация поступает на сайт с запозданием 1-2 месяца.
- Служба безопасности. На крупных предприятиях, как правило, есть служба безопасности. Поручить проверку через ФСС или другие органы можно ей.
Самый простой способ проверки – изучение внешних признаков. Получение информации через официальные органы требует затрат большого количества времени.
Работодатель должен знать, как проверить электронный больничный лист по номеру онлайн, чтобы в последующем внести в него данные для расчетов. Проверить ЭЛН возможно только после получения электронной цифровой подписи и установки программного обеспечения.
Получая от работников номера ЭЛН, необходимо зайти в личный кабинет, найти закладку «Электронные листки», далее – «Запросить листок». Появятся поля для заполнения – номер ЭЛН и СНИЛС.
В искомом листе работодатель заполняет данные работника (в закладке «Заполняется работодателем») и сохраняет внесенные изменения. После этого, листок направляется в ФСС, где пройдет проверка данных и будет назначена выплата пособия.
Разберемся – как узнать номер электронного больничного листа по фамилии. Работодателю надлежит внести изменения в интерфейс личного кабинета. Поиск больничных листков возможен по Ф.И.О. работника, по номеру СНИЛС, по номеру ЭЛН, по статусу ЭЛН и дате создания.
Страхователи часто прибегают к привлечению уполномоченного представителя для работы с Порталами и сервисами. Для законной работы уполномоченного представителя в сервисах ФСС, составляется доверенность на представителя (в соответствии с 10 главой ГК РФ). В сканированном виде загружается на Портал Фонда. Работник ФСС изучает доверенность, оценивает легитимность и при положительном результате утверждает доверенность.
В личном кабинете работодатель рассчитывает суммы выплаты при помощи электронного калькулятора. Расчеты в последующем проверяются сотрудниками ФСС.
Как работает система электронных больничных листов
Работник, убедившийся в нетрудоспособности, направляется в медицинское учреждение для оформления больничного. После осмотра и установления диагноза пациент выбирает вариант больничного листа и подписывает согласие. Врач заполняет электронный бланк нетрудоспособности и передает пациенту двенадцатизначный идентификационный номер электронного листа нетрудоспособности. Пациент отдает его работодателю.
Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной криптографической подписью. В итоге работнику переводится пособие по болезни.
База виртуальных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу:
- ФИО, место и год рождения;
- занятость;
- группа крови и резус-фактор;
- врожденные и хронические заболевания;
- сведения об аллергических реакциях.
Переходить ли на электронные больничные ? Плюсы и минусы, недостатки
Пока работодатели переходят на электронные больничные добровольно, но скоро это будет принудительно для всех. Плюсы и минусы новых больничных смотрите в таблице.
ПЛЮСЫ
МИНУСЫ
- потерять или испортить электронный больничный невозможно;
- не нужно следить за цветом чернил, размером полей, расположением печати и т. д.;
- сотрудник не сможет подделать больничный;
- отследить продолжительность болезни можно в личном кабинете
- придется осваивать новые программы, приобретать электронную подпись, регистрироваться на сайте госуслуг;
- необходимо подключение к Интернету;
- возможны частые сбои в работе системы
Как доказать подлинность бумажного
Подлинность бумажного документа, в первую очередь можно проверить визуально. Официальный лист имеет следующие внешние данные:
- По цвету лист делится на определенные сегменты. Середина у него голубая, края темные с фиолетовым оттенком. Строки для внесения информации о пациенте с желтой примесью. Подделка будет более яркой, бледной или просто не иметь различий по цветам.
- Используемая для листов бумага плотная, с шероховатой поверхностью. Напоминает материал, на котором печатаются денежные купюры.
- Почти на всей поверхности документа присутствует фоновая сетка. Ее нет только в секторах, предназначенных для врачебной подписи. Используемые при изготовлении разного цвета волокна, хорошо просматриваются при ультрафиолетовом излучении.
- В правом верхнем углу располагается штрих-код с 12-ю символами. Под полем, на котором ставится подпись врача, имеется раздел с микротекстом.
- Наличие водяных знаков, которые хорошо просматриваются, говорит о подлинности листа.
Как функционирует система?
Сотрудничество лечебного учреждения, ФСС, страхователя и работника было принято относительно недавно. По этой причине далеко не все работодатели состоят в сети ФСС, и электронный больничный выписывают не все больницы.
Процедура получения ЭЛН
Получить электронный больничный лист ФСС не составляет труда:
- Работник организации обращается в лечебное учреждение, где ему заводят электронный больничный.
- Далее специалист утверждает виртуальный документ, указывая сроки, причины нетрудоспособности и другую необходимую информацию.
- Обратившемуся застрахованному лицу присваивается номер больничного листа, который он передает бухгалтеру своей организации.
- По этому коду бухгалтер находит виртуальный лист нетрудоспособности в личном кабинете страхователя ФСС. В этом разделе может зарегистрироваться юридическое лицо или частный предприниматель.
Как проверить подлинность бумажного больничного
Проверка, о которой идет речь, может включать следующие процедуры:
1. Проверку элементов защиты документа. К таким элементам относятся:
- водяные знаки — с логотипом ФСС;
- надписи, просвечиваемые ультрафиолетом.
2. Визуальную проверку документа на предмет:
- качества бумаги (она не должна отличаться на ощупь от той, из которой сделаны достоверно подлинные листки);
Если провести по номеру рукой, то вы должны почувствовать неровный рельеф.
- наличия микротекстов (хорошо различимых только с использованием увеличительного стекла) со словосочетанием «Листок нетрудоспособности», которые располагаются под подписями врача, директора и бухгалтера фирмы-работодателя;
- корректности заполнения (с точки зрения отражения сведений о медучреждении).
3. Сверку номера больничного с базой данных недействительных листков, которую ФСС формирует и выкладывает на сайте.
Для этого скачайте реестр недействительных больничных и сверьте с номером бумажного больничного, который находится сразу под штрихкодом. Если совпадения будут, значит, больничный на момент его предъявления работником недействителен.
Другие возможности личного кабинета ФСС для страхователя
Помимо перечисленных выше возможностей, функционал личного кабинета ФСС для страхователя позволяет:
- просматривать уведомления, получаемые организаций из ФСС;
- получать информацию о пострадавших в результате профзаболеваний и несчастных случаев;
- осуществлять финансовое обеспечение по предупредительным мерам;
- выгружать список ЭЛН в электронном формате;
- подтверждать ОВЭД предприятия и создавать запросы на подтверждение ОВЭД.
В личном кабинете ФСС можно получить различные услуги социального страхования российского Фонда. Все застрахованные граждане России могут получить доступ к личному кабинету.
На официальном сайте ФСС для удобства пользования было создано два отдельных кабинета. Один из них предназначен для физических лиц, а другой – для юридических. Рассмотрим в нашей статье два вида личных кабинетов фонда социального страхования.
В личном кабинете можно воспользоваться следующими услугами:
- Расчет примерной стоимости, которую вам должны выплатить по листку нетрудоспособности. Сделать это можно при помощи онлайн-калькулятора.
- Получение информации о больничных листах. А также их можно распечатать.
- Просмотр сведений о пособиях и прямых выплатах, справки которых можно распечатать.
- Просматривать данные о родовых сертификатах.
- Получать сведения о заявках на получение технических средств, программ реабилитации и санаторное лечение.
- Подать запрос в ФСС и найти его в удобной форме поиска.