Управление гостевыми пропусками в современном бизнес-центре

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Управление гостевыми пропусками в современном бизнес-центре». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Кроме классификации по типу работы и способу передачи информации, отличают традиционные и БСКУД. Они применяются для идентификации биометрических параметров (БП), уникальных для каждого человека. К ним относятся рисунок радужной оболочки глаза и отпечаток пальца пользователя. Применение БП для идентификации персонала в разы повышает уровень безопасности на защищаемом объекте в сравнении с ключами. Как правило, для идентификации используют отпечаток пальца. В крупных системах по контролю доступа с более чем тысячью пользователей используется 2-хфакторная идентификация бесконтактной картой и отпечатком пальца.

Из каких компонентов состоит СКУД

Такие системы состоят из нескольких составляющих:

1. Идентификатор, подтверждающий право пользователя на доступ в конкретное помещение. Это может быть бесконтактная карточка, личный брелок, цифровой код, биометрические данные (отпечаток пальца, «радужка» глаза). Наиболее высокий уровень защиты обеспечивают RFID-метки. В таких идентификаторах код карты хранится в зашифрованном виде в защищенной области.
2. Контроллер. Данное устройство «решает» пропускать конкретного пользователя через конкретное препятствие (турникет, дверь) или нет. Его считают «мозгом» таких систем. В его памяти хранятся все коды идентификаторов, а также информация об уровне доступа каждого из них. Устройство должно обеспечиваться автономным электропитанием, чтобы работать при аварии на линии электросети или в экстремальных ситуациях.
3. Считыватель. Функция устройства – считывание кода идентификатора и его последующая передача контроллеру для анализа и принятия решения. В отличие от идентификатора считыватель устанавливается снаружи помещения. Часто такие устройства выполняются в антивандальном варианте.
4. Дополнительные устройства. В состав СКУД входят различные барьеры. Они могут быть простыми или сложными. Наиболее примитивные и традиционные заграждающие устройства – турникеты, ворота и пр.

СКУД, имеют ряд характеристик:

1. Количество точек прохода. Каждая из них оборудуется считывателем, кнопкой выхода, датчиком барьера и реле. Все это вместе называют портом.
2. Типы считывателей.
3. Емкость памяти. Современные системы КУД имеют возможность запоминать десятки тысяч ключей + сотни тысяч событий.
4. Возможность функционирования под управлением ПО.
5. Наличие дополнительных элементов. Некоторые СКУД обеспечивают подключение пожарных входов, охранных шлейфов и пр. для массовой разблокировки дверей в экстренных ситуациях.
6. Функциональные возможности.

Под брендом RusGuard производятся контроллеры, считыватели и программное обеспечение RusGuard Soft, которое позволяет эффективно управлять железом.

В СКУД RusGuard используется учет рабочего времени, основанный на фактическом присутствии на объекте: сотрудники прикладывают персонифицированный идентификатор (пластиковая карта-пропуск, банковская карта, смартфон, отпечаток пальца и т.д.) к считывателю, установленному на турникете или двери, и, как правило, этот факт учитывается как начало рабочего дня или смены. То же самое происходит по окончании рабочего дня. Конечно, это очень упрощенный юзкейс. Современные УРВ на базе СКУД обладают внушительным функционалом и большой гибкостью настройки.

В состав СКУД RusGuard уже включен модуль учета рабочего времени (УРВ). Несмотря на то что ПО RusGuard распространяется бесплатно и не требует лицензирования, модуль УРВ в его составе – это полноценный профессиональный инструмент. Он позволяет вести учет отработанных часов, фиксирует поздние приходы и ранние уходы, перекуры, опоздания, неявки. Уникальный рабочий график можно назначить как для отдельного сотрудника, так и для всего подразделения в целом (рис. 4).

Каждому по потребностям

Из вышеизложенного следует, что для обеспечения контроля физического присутствия сотрудника на рабочем месте с корректным учетом времени нахождения его в рабочих зонах (кабинеты, цеха, переговорные) или нерабочих (кафе, курилка) целесообразно применять системы PERCo, RusGuard или аналогичные им.

В организациях, где большинство сотрудников использует ПК в своей производственной деятельности, необходимо применять системы Habstaff, «Большой Брат», LanAgent и подобные.

Для большинства компаний оптимальным станет комплексный подход, предполагающий использование систем, обеспечивающих учет физического присутствия сотрудника на рабочем месте, и систем, фиксирующих фактическое время непосредственного выполнения работы на компьютере.

Суды исходят из того, что ТК РФ дает работодателям право контролировать исполнение работниками своих обязанностей и правильность использования рабочего места.

Для этого в компании могут применяться различные технические средства и специальное программное обеспечение. С этим, к примеру, согласились судьи Московского городского суда в Апелляционном определении 24.08.2012 по делу N 11-18398.

Кроме того, судьи высказывались о том, что работники не вправе использовать рабочий ПК в целях, выходящих рамки их трудовых обязанностей (Апелляционные определения Рязанского областного суда от 11.02.2015 N 33-335, Новгородского областного суда от 06.06.2012 по делу N 2-1935/12-33-823).

Для контроля перемещений необходимо назначить каждому сотруднику идентификационный код, который вместе с биометрическими или иными данными помещается в базу. На входе предприятия устанавливаются считыватели, отвечающие за выход и вход. И далее система учета рабочего времени фиксирует моменты, когда работник проходит через пропускной пункт, и высчитывает период, проведенный на территории предприятия.

Купив подобное оборудование, можно не только вести учет посещаемости, но и выполнять другие операции:

• подсчитывать фактически отработанное время за определенный период — например, за месяц или год;
• производить точные расчеты по начислению заработной платы;
• вести учет пользования автостоянкой и иными услугами.

Для осуществления таких операций желательно заказать считыватели как на вход, так и на выход. Поскольку, в отличие от СКУД, здесь могут возникнуть проблемы в формировании отчетов.

Используя имеющуюся в СКУД информацию, достаточно просто, на первый взгляд, организовать расчет отработанного времени для каждого сотрудника и обеспечить автоматическое формирование табеля о выработке рабочего времени по окончании каждого учетного периода. Стоит только рассчитать время присутствия сотрудника на рабочем месте, то есть там, где он осуществляет трудовую деятельность в соответствии с должностными обязанностями. И наоборот, когда системой СКУД зафиксирован факт нарушения режима труда и отдыха, полученная информация может быть использована для создания «Акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте».

Однако при внимательном подходе к созданию системы УРВ возникает ряд вопросов, без решения которых полноценный расчет произвести невозможно. Полученные результаты практически всегда будут весьма приблизительными и непригодными для использования при начислении заработной платы. Причин тому несколько.

Автоматизация управления пропусками

VisitorControl — универсальное решение для автоматизации всех процессов, связанных с управлением пропусками, включая: оформление и согласование заявок на все типы пропусков, изготовление и выдача пропусков, замена утраченных, изменение личных данных или уровней доступа, групповое продление, блокировка и отзыв пропусков, просмотр отчетов и поиск в архиве.

Видеонаблюдение за персоналом

Такой способ контроля считается самым простым и в то же время примитивным. Для организации видеонаблюдения требуется установка камер, которые фиксируют видео, а иногда и звук в разных помещениях предприятия.Преимущества такого способа:

• работодатель может видеть чем занят сотрудник на данный момент;
• в случае проблем на производстве или в офисе, можно восстановить события временного промежутка, так как программа сохраняет видео;
• обеспечивает безопасность от хищения со стороны персонала;
• всю систему обслуживать не сложно и сравнительно не дорого.

Составление регламента – обязательное условие установки системы

При установке системы контроля доступа в любой организации обязательно должна составляться регламентная документация. Требования к ее составлению законодательством не предусмотрены. В ходе сложившейся практики разрабатываются типичные регламенты для СКУД. Регламент должен содержать в себе следующие основные пункты:

• Подробное описание используемых на объекте контрольно-пропускных пунктов;
• Описание и виды выдаваемых пропусков;
• Описание контроллеров;
• Права и обязанности сотрудников;
• Права и обязанности контроллеров;
• Порядок доступа сотрудников на предприятие;
• Инструкция по проходу через КПП;
• Инструкция в случае утери или повреждения электронного пропуска;
• Переходные положения (дополнительные условия).

Нередко для ужесточения контроля на предприятии для сотрудников вводится дисциплинарная ответственность. Если это практикуется, все подробно должно излагаться в регламенте. На основании регламента составляется типовая инструкция, с которой под подпись необходимо ознакомить всех работников. Ознакомление должно проводиться перед выдачей пропуска.

Как исправить допущенные ошибки

Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно лишь тогда, когда ошибка была замечена:
   • до того, как была поставлена подпись руководителя;
   • в момент подписания.
2. Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового документа, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют ошибки. В нем должно содержаться следующее:
   • регистрационный номер;
   • дата, когда он был составлен;
   • название документа;
   • начало текста в приказе должно начинаться со слов: «Признать утратившим силу»/«Считать недействительным»;
   • кратко, почему его решили отменить;
   • кто несет ответственность за исправления;
   • подпись.

Система контроля доступа и управления на предприятии

СКУД или СКД — программно-аппаратное обеспечение, позволяющее защищать охраняемый объект от нежелательного вторжения, контролировать перемещение транспорта и вести учёт посетителей.

Подобный метод контроля на предприятии способен полностью автоматизировать уровень доступа и исключить вероятность возникновения «человеческого фактора» в вопросах охраны.

Система управления может фиксировать важные аспекты работы любого предприятия:

• при интеграции с камерами видеонаблюдения, СКУД осуществляет круглосуточный мониторинг и фиксацию всех происшествий на заданной территории;
• производит ограничивание доступа сотрудников и их передвижение по зданию, в заданное время и выходные дни;
• ведёт статистику рабочего времени и учёт посетителей — для этого используют удалённые турникеты и электронные пропускные пункты;
• при помощи специального программного обеспечения есть возможность ознакомится и распечатать все необходимые отчёты и диаграммы;
• взаимодействуя с бухгалтерскими программами можно рассчитать заработную плату и обновить базу посетителей.

Система контроля доступа – Электронная проходная

Электронная проходная — это готовое устройство, которое предназначено для организации одной, реже нескольких двухсторонних точек прохода на территорию офиса, предприятия или любого другого помещения, где она установлена.

Она может работать как автономно, так и в составе сети с постоянным подключением к рабочему месту оператора и другими ЭП. В состав электронной проходной входит следующее оборудование:

• турникет;
• контроллер доступа – электронное устройство, обеспечивает взаимодействие с другими элементами ЭП;
• два считывателя карт, могут быть стандарта EM-Marin или HID;
• картоприемник – для изъятия временных пропусков;
• пульт дистанционного управления;
• программное обеспечение – для регистрации карт и сбора статистики.

Возможности СКУД модуля учета рабочего времени

• Формирование шаблонов рабочих графиков для разных групп персонала. Есть возможность создания сложных периодических графиков, фиксации интервалов перерыва рабочего времени.
• Назначение графиков персоналу – индивидуально и по группам.
• Учет нестандартных ситуаций — праздников, отработок, экстренных выходов и т.п.
• Экспорт отчетов в «1С: Предприятие» и MS Excel.
• Создание отчетов за любой период на основании зафиксированных фактов о проходах сотрудников и сравнении их с заданными графиками:
  • Наработка (Табель). Стандартная форма Т-13 или ОКУД 0504421.
  • Журнал нарушений (опоздания, ранние уходы).
  • Факты отсутствия в течение всего дня.
  • Унифицированный отчет о рабочем времени.
• Разграничение прав доступа пользователей к отчетам.

Зачем измерять рабочее время сотрудников

Рабочее время зависит от условий трудового договора, внутреннего распорядка компании и особенностей рабочего дня. Если руководитель контролирует рабочее время сотрудников, компания работает эффективнее, а дисциплина помогает работникам добиваться лучших результатов и получать справедливую зарплату и премии.
Но рабочий процесс нельзя распланировать с точностью: в работе всегда возникают неожиданные обстоятельства и трудности. Так что следить за рабочим временем приходится не с помощью плана и личного контроля, а другими способами.

Если вы ведете учет полезного рабочего времени сотрудников, вы можете:

• отмечать время прихода людей на работу — это поможет заметить тех, кто регулярно опаздывает или отсутствует;
• следить за временем, когда сотрудники возвращаются с обеденного перерыва и уходят с работы;
• обнаруживать прогульщиков;
• помочь сотрудникам соблюдать сроки выполнения задач, не отвлекаясь слишком часто на перекуры, беседы и личные дела.

Похожие записи:

• Критерии и льготы для МСП в 2023 году
• Россиянам посоветовали хранить квитанции об оплате ЖКУ минимум три года
• Сколько стоит госпошлина на развод в 2023 году?