Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Факсимиле страховой полис — законодательство и судебные прецеденты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
На каких документах можно ставить факсимиле
Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.
Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?
В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.
Как отличить факсимиле от оригинала
Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:
- Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
- У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
- Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.
Узкое значение слова — факсимильная печать (подпись)
Предприниматели и юристы чаще подразумевают под факсимиле именно факсимильную печать – точное воспроизведение собственноручной подписи конкретного лица.
Руководители организаций каждый день подписывают десятки и даже сотни бумаг: договоры, акты, служебные записки. При этом 50-70% времени они вынуждены отсутствовать на рабочем месте. То на переговоры приходится ехать, то в налоговую, то в заграничную командировку.
Отсутствие подписи руководителя на важных документах приводит к заморозке рабочего процесса. Что делать простым исполнителям? Вот тут на помощь приходит полезный штамп – факсимиле. Пока директора нет на месте, поставить нужный автограф на документе может другое доверенное лицо.
Счет-фактура является документом, служащим основанием для применения вычета по НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом или другим распорядительным документом по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ).
По мнению Минфина России , использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, законодательством РФ не предусмотрено. Поэтому счета-фактуры, оформленные с помощью факсимиле, считаются составленными с нарушением предусмотренного порядка. Они не могут являться основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю.
Письма Минфина России от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 17.06.2009 N 03-07-09/31 и от 01.06.2010 N 03-07-09/33.
До недавнего времени арбитражные суды в основном приходили к таким же выводам. Они отказывали налогоплательщикам в принятии НДС к вычету по счетам-фактурам, подписанным факсимильной подписью (подписями). Несколько примеров подобных решений — Постановления ФАС Дальневосточного округа от 14.06.2006, 07.06.2006 N Ф03-А51/06-2/1849 по делу N А51-9349/2004-30-300, ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.08.2007 N А33-2095/07-Ф02-4010/07 по делу N А33-2095/07 и ФАС Уральского округа от 14.08.2007 N Ф09-6377/07-С3 по делу N А60-35264/05.
Образец приказа об изготовлении и использовании факсимиле
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦г. Москва 14 января 2010 г.¦
¦ ¦
¦ Приказ N 12 ¦
¦ об изготовлении и использовании факсимиле ¦
¦ ¦
¦ В целях установления единого порядка использования факсимиле в¦
¦ООО "Альфа" ¦
¦ ¦
¦Приказываю: ¦
¦ ¦
¦ 1. Изготовить факсимиле личной подписи генерального директора ООО¦
¦"Альфа" Иванова И.И. и факсимиле личной подписи главного бухгалтера ООО¦
¦"Альфа" Кузнецовой А.А. ¦
¦ 2. Установить, что при необходимости в случае отсутствия генерального¦
¦директора и (или) главного бухгалтера ООО "Альфа" допускается¦
¦проставление факсимиле их подписей на следующих документах: ¦
¦ - договорах, контрактах, соглашениях; ¦
¦ - дополнительных соглашениях и приложениях к договорам, контрактам и¦
¦соглашениям; ¦
¦ - счетах на оплату; ¦
¦ - заказах, заявках, наряд-заказах и других аналогичных документах; ¦
¦ - письмах и иной исходящей корреспонденции. ¦
¦ Использовать факсимиле на указанных документах только при условии,¦
¦что возможность подписания конкретного документа факсимильной подписью¦
¦предусмотрена в соответствующем договоре (контракте, соглашении),¦
¦заключенном с контрагентом. ¦
¦ 3. Запретить проставление факсимиле на документах, не предусмотренных¦
¦настоящим приказом. ¦
¦ 4. Факсимиле подписей генерального директора и главного бухгалтера¦
¦хранить в сейфе у финансового директора ООО "Альфа" Петровой Д.Н. и¦
¦выдавать под расписку, о чем делать запись в журнале учета использования¦
¦факсимиле. Назначить ответственным за хранение, целевое использование¦
¦факсимиле и ведение журнала учета использования факсимиле финансового¦
¦директора ООО "Альфа" Петрову Д.Н. ¦
¦ 5. Ежегодно в срок до 15 января каждого года проводить проверку¦
¦наличия факсимиле, их функциональных качеств и ведения журнала учета¦
¦использования факсимиле. Утверждение состава специальной комиссии для¦
¦проведения проверки и контроль за исполнением настоящего приказа оставляю¦
¦за собой. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Иванов И.И. Иванов¦
¦ ¦
¦С настоящим приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦----T-------------------T---------T-------------------T-----------------¬¦
¦¦ N ¦Должность работника¦ Подпись ¦ Фамилия и инициалы¦Дата ознакомления¦¦
¦¦п/п¦ ¦ ¦ работника ¦ ¦¦
¦+---+-------------------+---------+-------------------+-----------------+¦
¦¦ 1 ¦Главный бухгалтер ¦Кузнецова¦Кузнецова А.А. ¦14.01.2010 ¦¦
¦+---+-------------------+---------+-------------------+-----------------+¦
¦¦ 2 ¦Финансовый директор¦ Петрова ¦Петрова Д.Н. ¦15.01.2010 ¦¦
¦L---+-------------------+---------+-------------------+------------------¦
L--------------------------------------------------------------------------
Рисунок 2
В случае кражи или утери факсимиле необходимо незамедлительно уведомить об этом органы внутренних дел, принять меры по розыску факсимиле и документально зафиксировать факт кражи (утери), например, в соответствующем акте.
Изношенные факсимиле, а также факсимиле подписей уволившихся работников подлежат уничтожению. Об уничтожении (передаче на утилизацию) факсимиле целесообразно составить акт.
Факсимильная подпись на первичных документах
Контролирующие инстанции выразили свою позицию относительно легитимности применения клише в соответствующих Письмах. В частности, в разъяснениях говорится о том, что не допускается факсимильная подпись на первичных документах, счетах-фактурах, доверенностях, платежных и прочих имеющих финансовые последствия бумагах. Судебная практика, однако, достаточно неоднозначно подходит к рассмотрению этого вопроса. Большинство Арбитражных инстанций придерживается позиции контролирующих органов. Однако в одном из Постановлений ФАС по Уральскому округу отметил, что апелляционной инстанцией со ссылкой на ст. 160, ч. 2 было верно указано на отсутствие в действующем законодательстве норм, которые устанавливали бы запрет либо ограничение на применение клише при заключении актов по форме КС-2, договора подряда и составлении справок по ф. КС-3.
Как избежать неблагоприятных последствий
При использовании факсимильной подписи на накладных. Договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы. А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
Что такое факсимиле? Это очень интересный вопрос, ответ на который знают, конечно же, не все. Закон не содержит понятия факсимиле, тем не менее указанный термин используется в хозяйственной деятельности многих предприятий.
Факсимиле – это штамп, на котором в зеркальном отображении расположена подпись ответственного лица (например, начальника отдела или руководителя всего предприятия).
Его наличие очень выручает в том случае, когда на служебной документации необходимо проставление большое количества подписей уполномоченного лица.
К сожалению, не всегда сотрудники организаций и даже сами руководители предприятий знают о том, когда применение факсимиле допустимо, а когда проставление оттиска подписи не имеет юридической силы. Данный факт нужно учитывать.
Когда же все-таки допустимо применение факсимиле? В законодательстве нет четкого ответа на данный вопрос. Организация может самостоятельно разработать и утвердить положение о факсимиле, а также порядок использования факсимиле.
Подписи такого вида на первичных документах и при заключении сделок возможны только в случаях, установленных законом или соглашением сторон.
Хотя коммерческие кампании из-за наличия большого количества документов просто не могут обойтись без такого штампа.
Еще раз хотелось бы вернуться к вопросу о том, что такое факсимиле и для чего оно предназначено. Ответ в данном случае очень прост.
Факсимиле – это точное воспроизведение подписи уполномоченного лица, изготовленное в виде оттиска печати. Многие граждане и даже организации иногда не могут отличить проставленный на документах штамп от настоящей подписи.
Тем не менее это не значит, что факсимиле можно использовать на всех исходящих документах.
Можно ли использовать данный оттиск подписи должностного лица при оформлении доверенностей? Ответ на указанный вопрос будет отрицательным. В подтверждение этому служит Письмо МНС РФ № 18-0-09/000042.
Поэтому, даже при оформлении дубликата доверенности, факсимиле использовать запрещено. Это нужно знать всем руководителям организаций.
Что такое факсимиле? Хотелось бы еще раз вернуться к данному вопросу. Факсимиле называют оттиск подписи руководителя, который представляет собой небольшой штамп прямоугольной формы.
Его использование при оформлении первичной бухгалтерской документации запрещено законом. Потому что данные документы должны быть подписаны лично руководителем фирмы или главным бухгалтером.
В противном случае, у налоговой службы могут возникнуть обоснованные претензии к налогоплательщику. Это нужно учитывать.
Факсимиле — от древности до наших дней
Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.
Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.
В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.
Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.
Использование факсимиле в договорных отношениях
Применять копию подписи можно и на основании соглашения сторон. Однако многие контрагенты опасаются использовать факсимиле. Юридическая сила у него будет только в одном случае: участники сделки могут указать в договоре, что в дальнейшем они могут использовать факсимиле
Но сам договор с помощью него они подписать не могут, на этом акцентируют внимание финансовые, судебные и налоговые органы
То есть само соглашение должно быть подписано только собственноручно, но в дальнейшем, если стороны укажут это в договоре, они могут использовать и факсимиле. На договоре такой штамп использовать нельзя, это подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс. В данном нормативном акте указано, что в качестве доказательств в арбитражном суде могут рассматриваться документы, подписанные факсимиле, но с условием, что стороны договорились о его использовании в соглашении.
Особенности создания клише
Чтобы применять факсимильную подпись и соблюдать при этом требования, установленные в законодательных нормах, необходимо, чтобы она была качественно изготовлена. Оснастка, которую применяют при создании клише, выдерживает высокое давление и обеспечивает защиту оттиска от механических повреждений. Для этого используется высокотехнологичный GRM элемент. Он снабжается специальным механизмом, ограничивающим силу прижатия. Размер оснастки зависит от величины автографа. GRM элемент позволяет получить четкий и не раздавленный оттиск. В целом изготовление факсимильной подписи не сопровождается серьезными сложностями, кроме некоторых технических тонкостей, которые имеют место в ходе процесса. Сначала осуществляется сканирование автографа. Под образец изготавливается клише. Выглядит оно, как правило, в виде печати-штампа. Оснастка может быть простой (металлической или пластмассовой) либо автоматической. Перед тем как начать изготовление компания должна взять с заказчика факсимиле письменное разрешение на это.
Факсимиле — от древности до наших дней
Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.
Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.
В наше время можно встретить огромное разнообразие печатей и штампов — от штампика «Погашено», используемого в кассовых документах, до гербовых печатей, которые венчают важные правительственные постановления.
Одной из разновидностей современной печати является факсимиле. Словари расшифровывают этот термин как «точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом». Коммерсанты же под этим словом подразумевают клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.
Акты сдачи-приемки работ (услуг), товарные и товарно-транспортные накладные
Акты сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг), товарные, товарно-транспортные накладные являются первичными учетными документами. Они должны отвечать требованиям, установленным в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Поскольку унифицированные формы товарной накладной и товарно-транспортной накладной утверждены, эти документы необходимо составлять по данным типовым формам . Унифицированная форма акта сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг) не установлена. Значит, акты составляются в произвольной форме и должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Форма товарной накладной (форма N ТОРГ-12) утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, форма товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т) — Постановлением этого же ведомства от 28.11.1997 N 78.
Примечание. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, а документы, форма которых не установлена, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Одним из обязательных реквизитов первичных учетных документов являются личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение конкретной хозяйственной операции и правильность ее оформления. Таким образом, первичный документ, подписанный с помощью факсимиле, нельзя принять к налоговому и бухгалтерскому учету.
Как избежать неблагоприятных последствий
При использовании факсимильной подписи на накладных. Договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы. А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.
Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.
Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.
Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.
Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.