Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать заявление на отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как заявление на отпуск написано, его следует передать либо секретарю организации, либо специалисту по кадрам. Далее ответственное лицо обязано предоставить этот документ руководителю на рассмотрение. После принятия какого-либо решения, начальник ставит на заявлении свою резолюцию, подписывает его и возвращает обратно.
После написания заявления
Директор может согласиться на предоставление отпуска в запрашиваемые сроки, предложить отпуск в другое время или же отказать. Отказ может быть мотивирован тем, что на данный момент времени заменить заявителя некем (обычно график отпусков составляется заранее и руководство всегда твердо знает, кто будет замещать того или иного отпускника, что исключено при внеочередных отпусках). Однако в некоторых случаях отказ в отпуске неправомерен. В частности, независимо от обстоятельств придется отпустить:
- работающего пенсионера;
- инвалида;
- внешнего совместителя;
- студента ВУЗа, ПТУ или др. учебного заведения;
- другие категории сотрудников, прописанных в ТК РФ.
Следует отметить, что в большинстве таких случаев работник все же обязан предоставить руководителю документы, подтверждающие его право на отпуск вне графика.
Если, несмотря на предъявленные документы, начальство отказывается отпустить сотрудника в отпуск, оно может понести наказание в виде штрафа, поэтому нормы закона, защищающие права работников, соблюдать нужно обязательно.
Если потеряли заявление на отпуск
Нередко бывают ситуации, когда работники подают заявления об отпусках вовремя, а работодатели или кадровики их теряют. Здесь вины отпускников нет, поэтому они вправе уйти на отдых в установленные даты.
Какие могут быть варианты в случае утери заявления:
- Перенос отпуска. Это возможно, если виновный в утрате документа договорится с отпускником. В таком случае даты будут немного сдвинуты, а тот подаст новое заявление;
- Оставить все без изменений и направить новое заявление. Если еще есть время до начала отпуска и стало известно об утрате документа, можно его переписать;
- Оформление заявления задним числом. С точки зрения законодательства это нарушение, но кадровик и отпускник могут договориться. Тогда последний отправится на отдых вовремя. Если же отпуск все равно сдвигается, лучше написать заявление с указанием реальных дат.
Заявление на отпуск генерального директора учредителям
Генеральный директор имеет ежегодный отпуск со стандартным количеством дней, указанных в уставе предприятия или организации. Он также обязан составить заявление, прежде чем отправиться на отдых.
Директор не получает отдых, если документ не утвердят все учредители производства. Без согласования с ними директор не имеет права самостоятельно назначать дату.
Заявление не составляется лишь в одном случае – когда директор одновременно является единственным учредителем. В этом случае он сообщает в бухгалтерию планируемый период отсутствия на рабочем месте, после чего информация вносится в список ежегодных оплачиваемых отпусков. Однако приказ все равно составляется и для его утверждения требуется подпись директора.
Увольнение перед отпуском оформляется в случае, если сотрудник уходит по собственному желанию.
При таких обстоятельствах у сотрудника появляется возможность воспользоваться своими накопленными выходными днями для замещения ими промежутка двухнедельной отработки.
Заявление можно подать и перед ежегодным отпуском, если известна дата его начала.
Но есть некоторые особенности, которые важно знать:
- работодатель имеет право предоставить сотруднику более длительный отпуск, но оплата будет производиться только за начисленные дни во время работы;
- у работника есть возможность передумать до начала действия отпуска;
- день увольнения наступает в последний день полученного отпуска;
- в связи с предыдущим пунктом, в случае, когда срок отпуска превышает двухнедельный срок, работник не может устроиться на новую работу раньше его окончания.
Кроме того, в отличие от стандартного ухода по собственному желанию, в данной ситуации работник теряет свое право на отзыв заявления с того момента, как начинается отпуск.
В жизни нередко встречаются ситуаций, когда перенос ежегодного оплачиваемого отпуска может производиться как по желанию работника, так и работодателя, при этом в отдельных случаях согласия второй стороны на перенос не потребуется.
Если инициатором переноса выступает работник по причинам:
- болезнь работника, пришедшаяся на период отпуска
- работник во время отпуска исполнял государственных обязанностей, если трудовое законодательство предусматривает освобождение от работы
- работнику несвоевременно были выплачены отпускные ( менее. чем за 3 дня до его начала)
- работника предупредили о времени начала его отпуска менее, чем за 2 недели.
то в этих случаях согласия работодателя на перенос срока отпуска не требуется, но новый срок, определяет уже работодатель с учетом пожеланий работника.
Если работник просит перенести отпуск по личным причинам, то необходимо согласие работодателя.
В случаях, когда отсутствие сотрудника на работе может отрицательно сказаться на нормальном ходе работы организации, работодатель вправе перенести срок отпуска работника только с его согласия. Естественно, в этом случае заявление на перенос отдыха не составляется.
В остальных случаях форма заявления остается прежней, но в тексте заявления необходимо указать:
- длительность отпуска ;
- новые сроки;
- основание для изменения даты ухода и (или) длительности отпуска.
К заявлению желательно приложить документ, обосновывающий необходимость изменения даты или длительности отпуска. Таким документом может быть направление на госпитализацию, больничный лист, справка государственной организации, если работник исполнял государственные обязанности в случаях, когда для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от трудовой деятельности по месту основной работы, приказ об уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск по основному месту работу (для совместителей) и др. Это повысит шансы работника на удовлетворение его просьбы.
По ст. 128 ТК РФ, работнику разрешается отправиться на внеочередной отдых в связи с семейными обстоятельствами и другими уважительными причинами (например, для осуществления ухода за больным родственником). В этом случае желательно подтвердить такую необходимость документально. Продолжительность выходных определяется по соглашению между сотрудником и работодателем.
Существует перечень лиц, которым работодатель не имеет права отказать:
- трудящимся пенсионерам по старости — до 14 дней в году;
- родителям и супругам погибших военнослужащих — до 14 дней в году;
- работающим инвалидам — до 60 дней в году;
- работникам в случаях свадьбы, рождения ребенка, смерти близких родственников — до 5 дней;
- в других случаях, указанных в ТК РФ, федеральных законах либо в колдоговоре.
Какие обстоятельства имеются в виду? Например:
- по ст. 173 и 174, работодатель обязан предоставить дни без сохранения з/п следующим работникам: допущенным к вступительным экзаменам в высшие и средние учебные заведения; слушателям подготовительных отделений; студентам-очникам, которые совмещают работу и учебу;
- ст. 286 ТК РФ гласит, что работникам, которые являются совместителями, дни за свой счет предоставляют в обязательном порядке, только если количество выходных по основному месту работы превышает отдых по совместительству;
- отдых без сохранения з/п предоставляется и работникам Крайнего Севера для проезда к месту отдыха и обратно (ст. 322 ТК РФ).
Можно ли отозвать директора из отпуска?
Отдельно для руководителя вопрос отзыва из отпуска законодательством не регламентируется. Поэтому используем общие нормы трудового законодательства (ст. 125 ТК РФ).
Это решение может быть принято, как общим собранием, так и самим руководителем организации. В первом случае составляется протокол. И, как и другие работники, директор тоже должен давать свое письменное согласие (ст. 125 ТК РФ).
Решение об отзыве директора из отпуска может быть принято на заседании общего собрания и оформлено протоколом и изданным на его основании приказом. Не забывайте, что, как и любой другой работник, директор должен дать свое письменное согласие досрочно выйти из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
Во втором варианте директор по своей инициативе прерывает отпуск. Документально это оформляется приказом о досрочном выходе из отпуска, см. образец Приказ о досрочным выходе директора из отпуска.
Как составить заявление
Законодательно утвержденного шаблона заявления на отпуск нет, но некоторые формулировки или данные важны. Чтобы не отказали, используйте образец, как правильно написать заявление на отпуск в 2020 году.
Заявление пишется на листе формата А4 от руки чернилами синего, фиолетового или черного цвета или печатается с использованием компьютера. Заявление на отпуск должно иметь такую структуру:
- Шапка. В правом верхнем углу указываем Ф.И.О. и должность руководителя. Обычно это генеральный директор (например, генеральному директору ООО «Ромашка» Василькову Д.М.). А также указываем Ф.И.О. и должность составителя.
- Посередине страницы пишем «Заявление».
- Далее идет основной текст с просьбой о предоставлении отпуска. Указывается тип отпуска, дата начала отпуска и количество дней. Если отпуск незапланированный, то указывается его причина.
- В конце ставится дата написания заявления и подпись составителя с расшифровкой.
Заявление на отпуск передается руководителю, который должен его завизировать. Если уйти в отпуск без утверждения, это будет считаться прогулом.
Когда нужно писать заявление
Согласно ст.123 ТК РФ порядок направления сотрудников в отпуска определяется на основании принятого графика. Его составлением должен заблаговременно заниматься работодатель. После принятия и утверждения, график становится обязательным для обеих сторон. Это означает, что в запланированные периоды работодатель должен отпустить сотрудника на определенное количество дней, а последний не может отказаться без обоснования.
Важно отметить, что в ТК РФ отсутствуют нормы, обязывающие работника писать заявление на уход в ежегодный оплачиваемый отпуск, если он уже установлен графиком.
На работодателя возложена дополнительная обязанность об оповещении сотрудника о предстоящем отдыхе не позднее, чем за 14 дней. Выполнение этого правила обязательно. В случае нарушения указанного срока, работник вправе подать письменное требование о переносе начала.
Работодатель обязан произвести уведомление независимо от факта подачи работником заявления. Однако составлять его нужно в следующих случаях:
- Сотрудник находится в организации менее 6 месяцев.
- Работник хочет уйти на отдых в другое время, отличное от намеченного графика.
- Трудоустройство было оформлено после утверждения графика.
Несмотря на необязательность подачи заявления при уходе на ежегодный оплачиваемый отпуск по графику, работодатели просят делать это. Одновременно защищаются права работника. Это связано с частыми изменениями графика, из-за чего могут происходить ошибки. При наличии в бухгалтерии и отделе кадров поданного заявления, работодателю будет проще контролировать периоды, рассчитывать и выплачивать денежные средства.
За сколько писать заявление на отпуск
ТК РФ не содержит нормы четко устанавливающей срок подачи заявления. Однако ст.136 ТК РФ предусматривает, что выплата отпускных должна производиться как минимум за 3 дня до начала отпуска. На основании этого логично, что уведомление подается также не позднее 3 дней. Лучше делать это заранее, чтобы избежать возможных проблем с бухгалтерией. За несоблюдение порядка на работодателя может быть наложен штраф.
В соответствии с положениями ст.8 ТК РФ работодатель вправе в локальных НПА устанавливать собственный обязательный срок, в течение которого необходимо передать заявление. В случае нарушения срока, работнику может быть отказано в предоставлении дней в предусмотренный период и потребуется их перенос.
Спорным является вопрос о правилах отсчета дней. В ТК РФ не сказано, какими днями следует считать срок выплаты перед отпуском: календарными или рабочими. Также противоречива судебная практика. Поэтому работодатели стараются делать выплату так, чтобы до отпуска оставалось 3 полных календарных дня.
Важно отметить, что работодатель не может отказаться принимать составленное заявление на отдых, ссылаясь на занятость или загруженность бухгалтерии. Оно должно быть принято в любом случае. Однако факт принятия документа не означает, что работник будет отправлен.
В исключительных случаях, когда уход работника может негативно сказаться на работе организации, работодатель по предварительному согласию вправе отказать в предоставлении отпуска. После этого производится обязательный перенос, но не более, чем на 12 месяцев.
Что представляет собой заявление на оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск
Очевидно, что ситуации по предоставлению отпуска бывают различные. В России существует акт, которым обязаны руководствоваться все субъекты рабочих отношений, в том числе и работодатели. Это трудовой кодекс. В нём регламентируется обязанность работодателя составлять график отпусков. Закон оговаривает, что если работник числится в штате не менее шести месяцев, он обязан получить свой отдых. Ни о каком заявлений речи не идёт. Однако работодатель обязан ознакомить своих сотрудников с графиком за две недели до отпуска.
Практика показывается, что писать заявление всё-таки необходимо. Прежде всего, это связано с документооборотом в фирме. Бюрократия компании подготавливает приказ, руководитель его подписывает. К тому же своим заявлением работник напоминает бухгалтерии о начале расчёта отпускных. Подача заявления осуществляется за неделю до предполагаемого отдыха. Существуют категории, которые могут подать заявление до истечения полугодичного срока. К ним относятся:
- Женщины, уходящие в декрет;
- Работники, не достигшие 18 лет;
- Работники, усыновившие младенца возрастом до трёх месяцев.
Правила подачи заявления на отпуск
График отпусков обычно составляется перед Новым годом. Помню, каждый раз, когда собирали всех работников на общее собрание, возникал спор, потому что все хотели идти отдыхать в летний период. Но кому-то доставался морозный февраль, а кому-то — бархатный август. Так как я одновременно и училась, и работала, я успела сходить несколько раз в учебный отпуск, который предоставляется два раза в год на время сессии и сдачи зачетов и один раз — на защиту диплома. Сроки таких отпусков всегда разные и должны подтверждаться справкой из института. Помимо учебного отдыха, один раз писала заявление, чтобы меня отпустили на несколько дней за свой счет по семейным обстоятельствам. И самый мой долгожданный отпуск — декретный. Но, какой бы ни был отпуск, заявления о нем необходимо подавать за две недели до его начала, чтобы работодатель смог найти работнику замену.
Обязательно ли писать заявление на отпуск?
В соответствии с ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность отпусков в организации определяется графиком, который обязателен как для работника, так и для администрации. А согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ администрация предприятия обязана уведомить о сроках отпуска сотрудников под подпись за 2 недели до его начала.
Формально ТК РФ не требует от работника писать заявление на отпуск, поскольку основное юридическое значение для работодателя имеют график отпусков и приказ (в нем определяются продолжительность отпуска и другие юридически значимые вопросы).
Однако на практике работники, как правило, пишут заявления на отпуск, поскольку в нормах ТК РФ закреплен целый ряд ситуаций, когда работнику (по его желанию либо ввиду производственной необходимости) часть отпуска или весь отпуск продлевается, переносится или заменяется компенсацией. В связи с этим работодателю необходимо учесть пожелания работника, которые юридически грамотно отражаются именно в заявлении.
Пошаговую инструкцию по оформлению ежегодного отпуска подготовили эксперты КонсультантПлюс.
Собственноручно написанное заявление работник может либо лично отдать руководителю организации или своего подразделения, либо передать в кадровое подразделение для того, чтобы его передали на подпись руководителю. Однако перед этим необходимо получить согласование своего собственного начальника. Это необходимо, так как, в противном случае, работник может остаться без отпуска – предоставление любого вида отпуска, кроме отпуска по беременности и родам, а также ежегодного оплачиваемого отпуска, который включен в специальный график, происходит только по согласованию с непосредственным начальником, так как начальник вправе отказать в случае возникновения производственной необходимости в подразделении или в целом в организации.
Согласование на предоставление отпуска ставится, как правило, в виде специальной визы начальника на листе заявления. Только после получения такой визы возможно обращение к руководителю организации с заявлением о выходе в отпуск.
Не потребуется виза начальника только в двух случаях: если происходит предоставление учебного отпуска и отпуска по беременности и родам, так как их предоставление происходит на основании поданных заявителем документов.
Как правильно написать заявление на отпуск [sc name=»year» ]
Ни один из отпусков, которыми могут воспользоваться граждане, не обременён стандартами в отношении составления заявления: типовой формы не существует.
- Просьба предоставить отпускное время по тем или иным причинам должна быть изложена на бумаге в свободной форме.
- Письменное оформление обязательно – в этом случае работодатель не сможет обвинить работника в прогуле, что не следует исключать в случае устной договорённости.
- Требования ко всем заявлениям на отпуск идентичны. Они должны содержать:
- Шапку – в правом верхнем углу.
Здесь указывают имя и должность того, кому адресована просьба о предоставлении отпуска, а также фио и служебная позиция автора заявления.
- Название документа – заявление. Наименование вписывают посередине листа после шапки перед основным текстом.
- Основную часть – строкой ниже после наименования документа.
Тело заявления содержит собственно просьбу об отпуске с указанием его типа (очередной, учебный, за свой счёт и пр.) и причины (если есть необходимость в пояснении). Ссылка на соответствующие статьи законодательства приветствуется, но не обязательна.
- Дата, фио и подпись.
Если заявление распечатывают, предварительно набрав на компьютере, следует помнить: дата и подпись должны быть обязательно рукописными.
Подав заявление на отпуск, следует убедиться, что оно замечено и одобрено начальством, что издан соответствующий приказ. Законодательство не устанавливает сроки подачи заявления.
В отдельных случаях (неоплачиваемые отпуска), если вопрос оговорен с руководством, бумага может быть оформлена внутренним приказом и за 1 день.