Инструкция: нумеруем страницы в журналах правильно

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: нумеруем страницы в журналах правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Для чего должны вестись

2. Где найти правила по нумерации и прошиванию документов

3. Правильно ставить нумерацию страниц

4. Как правильно нумеровать страницы в журналах

5. С какого листа нумеруются журналы

6. Где найти правила нумерации и прошивания документов

7. Как и какими нитками шнуровать

8. Нумерация журналов по технике безопасности

9. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

10. Где ставится нумерация страниц в журналах

11. Как правильно нумеровать и шнуровать документы

12. Как правильно вести журнал регистрации вводного инструктажа

В рекомендациях Росархива указано, что нитки используются прочные. На практике применяют специальные нитки для сшивания, шпагат, лавсановую ленту, выбор зависит от толщины документа. Для небольшого объема применяются обычные нитки.

Для чего должны вестись

Ключевое обязательство работодателя – обеспечение безопасности сотрудника. В рамках ст. 212 ТК РФ отмечено, что есть определенный перечень обязанностей в плане ведения документов, необходимых для информирования персонала о базовых нормативных требованиях. Поэтому каждая компания должна владеть персонально разработанной системой и рациональным порядком в отношении ведения делопроизводства.

В качестве основополагающего документа выступает журнал по охране труда (далее – ОТ). Он используется в целях фиксирования проведенных инструктажей. В рамках организации необходимо обеспечить разработку порядка оформления, а также назначить ответственное лицо. Немаловажную роль играет соблюдение периодов хранения, которые определены приказными бумагами.

Охрана труда – своеобразная система, способствующая сохранности жизни и здоровья сотрудников в процессе ведения трудовой деятельности, регламентируется огромным перечнем бумаг. Среди них можно выделить различные положения, программы, акты нормативного характера, приказы, программы.

Все это нужно для обеспечения оперативного контроля в рассматриваемой области. Ведение бумаг осуществляется согласно ГОСТ 12.0.004-90. Документы подобного плана носят обязательный и специальный характер.

Где найти правила по нумерации и прошиванию документов

Законодатель обязал нумеровать и прошивать собранные в дело бумаги, но не сообщил, как правильно нумеровать страницы документов и как нужно производить шнуровку. Что это для нас? Свобода действий и снижение ответственности. Как хотим, так и нумеруем. Как умеем, так и прошиваем.

Однако на практике стоит придерживаться определенных правил. На что ориентироваться? Еще недавно это делали с оглядкой на рекомендации Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденные Приказом № 76 от 23.12.2009, на ГОСТ Р 51141-98 и на отраслевые своды правил делопроизводства (Приказ Минкультуры № 536 от 08.11.2005, Приказ МНС № БГ-3-09/198 от 18.04.2003). Теперь они утратили силу.

Сегодня для работы используют «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199, и Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утверждающий организацию работы с архивными документами. Изложенные там правила удобны, понятны и практичны.

Правильно ставить нумерацию страниц

Мы продолжаем изучать возможности самого популярного текстового редактора. Поначалу новые для нас функции кажутся “темным лесом”, но постепенно мы понимаем, что не так страшен Word, как мы думали.

Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого.

Опись документов После последней регистрационной записи (когда журнал закончился) работник, ответственный за делопроизводство, делает запись (без кавычек), например: В данном журнале зарегистрировано 128 документов с N 1 по N 129.

Открываем документ в редакторе Microsoft Word и идем во вкладку “Вставка”. Затем нажимаем на нужную нам опцию.

Важно После нумерации его необходимо прошнуровать, а шнуровку закрепить бумажной наклейкой на первой и последней странице. Для обеспечения дополнительной сохранности наклеек на них ставят печать компании. Причем печать ставится следующим образом — часть ее должна быть проштампована на обложке самого журнала, а часть — на наклейке, которой закреплена шнуровка.

После завершения нумерации листов в заверительную надпись, которая располагается в конце журнала, в ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном журнале.

Как правильно нумеровать страницы в журналах

3.1 В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 статья: Произведение, обстоятельно освещающее какую-либо тему, идею, вопрос, содержащее элементы их анализа и предназначенное для периодического, продолжающегося издания или непериодического сборника как составная часть его основного текста;

3.1.2 обзорная статья: Публикация, содержащая сводную характеристику, анализ и оценку состояния науки, техники, литературы и искусства за определенный период;

3.1.3 передовая статья: Ведущая статья в периодическом издании, посвященная наиболее важным принципиальным вопросам, выражающая точку зрения редакции или учреждения (организации), органом которого это издание является, и публикуемая в самом начале издания;

3.1.4 доклад: Сообщение на научную тему в ученом собрании или на съезде, конференции, совещании и т.д., содержащее отчет о деятельности или план ближайших мероприятий;

3.1.5 сообщение: Материалы на научную тему в ученом собрании, на съезде, конференции, совещании и т.д.;

3.1.6 рецензия: Произведение, содержащее анализ и аргументированную оценку авторского оригинала или вышедшего в свет издания;

3.1.7 тезисы: Сжато сформулированные положения и мысли, опубликованные до начала конференции, симпозиума и съезда;

3.1.8 письмо в редакцию: Форма выступления, в которой автор доводит до сведения широкой общественности какой-либо факт или ставит на общественное обсуждение какой-нибудь вопрос;

3.1.9 информационная публикация: По ГОСТ 7.23;

3.1.10 внутрижурнальные (внутрикнижные) библиографические указатели (списки, обзоры): По ГОСТ 7.0;

3.1.11 ключевое заглавие: По ГОСТ 7.74.

5.1 Элементы издательского оформления материалов включают:

— сведения об авторах, составителях и других лицах, участвовавших в работе над материалом;

— заглавие публикуемого материала;

— подзаголовочные данные;

— индекс УДК;

— аннотацию, резюме;

— ключевые слова;

— пристатейные библиографические списки;

— сведения о языке текста, с которого переведен публикуемый материал;

— дату поступления рукописи в редакцию (редколлегию);

— сведения о продолжении или окончании публикуемого материала;

— приложение;

— примечание;

— название раздела, подраздела, цикла, подборки;

— колонтитул.

Примечания

1 Указанные элементы издательского оформления (кроме резюме, ключевых слов и колонтитула) обязательны для научных изданий.

2 Курсивом выделены обязательные элементы издательского оформления для производственно-практических изданий.

Сведения о продолжении или окончании публикуемого материала обязательны при публикации материала с разрывом в одном издании (номере, выпуске) или частями в периодических и продолжающихся изданиях.

Элементы издательского оформления, располагаемые после текста публикуемого материала, при наличии пристатейного библиографического списка помещают после него.

Информацию о рукописях статей, направленных редакцией (редколлегией) на депонирование, оформляют в соответствии с требованиями 5.2, 5.5-5.7, 5.10, 5.12, 5.15.

5.2 Сведения об авторах

5.2.1 Сведения об авторах включают следующие элементы:

— имя автора (инициалы и фамилия; имя; имя, отчество и фамилия; псевдоним);

— ученое звание, ученую степень;

— должность или профессию;

— место работы (наименование учреждения или организации, населенного пункта);

— наименование страны (для иностранных авторов).

Имя автора приводят в именительном падеже.

В случаях, когда употребление отчества не принято, приводят один инициал или имя.

Сведения об ученом звании, ученой степени, должности, профессии, месте работы, наименовании страны указывают по усмотрению редакции в полной или сокращенной форме после имени автора. Сокращения — по ГОСТ 7.12. Для указания места работы и наименования страны допускается использование аббревиатур.

За счет рациональной прошивки бумаги подлежат систематизации. Кроме того, сокращается вероятность их подмены, подделки, порчи или утраты. Для прошивки и нумерации используются стандартные правила государственного стандарта ГОСТ.

Несмотря на отсутствие четких инструкций в законодательстве, следует опираться на индивидуально разработанные требования организации.
Следует провести ознакомление с общими советами по организации систематизации документов, которые могут быть полезными для проведения процедур.
Прошивка в многостраничной документации осуществляется с применением классической иглы и нитки плотного типа.
Для сшивания используется банковский шпагат, обычные прошивные нити или лента лавсановая.
Начинать процесс нужно с подготовки отверстий (3-4 штук) в листах с использованием дырокола.
Сначала игла вводится в среднее отверстие, а затем нить распределяется по сторонам – выше и ниже относительно средней дырки.
После каждого «цикла» нужно возвращаться к середине. Лучше всего использовать схему двойной прошивки.
Когда процесс окончен, игла с нитью вводится в центральное отверстие и выводится на «изнаночную» сторону скрепленных бумаг. Оставшийся кончик завязывается узлом.

Еще одним особым документом является журнал распоряжений, связанных с ОТ. Он способствует систематизации всех сведений и совершенствованию рабочего процесса в плане повышения уровня безопасности. Этим документом рекомендуется обзавестись на участке, в цехе или отделе.

В нем должно присутствовать определенное количество распоряжений, приказов касательно стажировки, разрешения к самостоятельному труду, закрепления ответственных лиц. Его ведение осуществляется в едином экземпляре в общем порядке.

С какого листа нумеруются журналы

Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным. Полезная статья: Читайте о том, где и как секретарю закупать канцтовары Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ».

Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс.

Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур.
Они долговечны и удобны в использовании.

Наклейки для прошивки документов Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки.

Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца. Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.

Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи. Основные регламенты Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует.

Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Где найти правила нумерации и прошивания документов

Нормативных, то есть обязательных для исполнения документов, регламентирующих процесс прошивки, нет. В ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» указано только требование о производстве нумерации и системном хранении архивных дел, но процедура не описана.

Подробные правила нумерации и прошивки содержатся только в рекомендациях Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденных приказом №76 от 23.12.2009. В п. 3.5.3. указано, что полное оформление дела перед передачей в архив включает его прошивку. В приложении №24 к приказу процедура описана подробно.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек. Используйте эти инструкции бесплатно.

Существуют отраслевые своды правил делопроизводства, например:

инструкция по документированию ЦБ РФ;
типовая инструкция по делопроизводству для исполнительных органов власти, утвержденная приказом Минкультуры №536 от 08.11.2005;
методические разъяснения о порядке заполнения отдельных форм, утвержденные приказом МНС №БГ-3-09/198 от 18.04.2003.

Организации вправе утвердить в локальных нормативных актах собственные правила проставления номеров на листах и сшивания документов с учетом обязательных отраслевых норм.

Как и какими нитками шнуровать

Прошивка производится иглой, для большого объема документации дополнительно применяют дырокол, шуруповерт и прочную веревку.

Документы долговременного хранения прошивают в четыре прокола в твердую обложку с учетом возможности прочтения всего объема текста.

Правила расположения прошивки по отношению к тексту:

от текста до линии переплета соблюдается расстояние 2 см;
листы сшиваемого документа не должны выходить за края обложки;
если текст расположен близко к краю листа, приклеивается полоска бумаги, которая используется для прошивки.

На обратную сторону наклеивается квадрат бумаги размером 60 на 40 мм, нужный для закрепления нити. Его располагают на узелке бумаги, а концы остаются свободными (не более 10-15 см). На наклейке указывают сведения о количестве листов (страниц), данные о том, что дело прошнуровано и пронумеровано, кем и когда (должность, фамилия, инициалы). Текст заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Нумерация журналов по технике безопасности

В продаже имеются голографические наклейки для прошивания, которые приклеиваются к бумаге и оставляют следы при попытке их отклеить. Это не обязательно, но я люблю клеить такие наклейки так, чтобы ее часть заходила на полоску с надписью ‘прошнуровано, пронумеровано’, а часть оказалась на основном листе.

В заключении должны быть перечислены предположения и выводы о проделанной работе:

Что следует из проведенной студентом работы?
Зачем мы знакомим комиссию с приведенной литературой?
Почему мы освещаем выбранную тему и какие выводы сделаны?

При подаче документов в налоговую инспекцию или для участия в различных тендерах требуется сшивать документы, если они имеют более двух листов.

Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.

Поможем пройти проверку на уникальность для любой работы. Закажите профессиональное повышение оригинальности текста. Вам не придется ничего делать самостоятельно. Перекодируем файл и отправим готовый вариант на вашу электронную почту без предоплаты.

Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу может присутствовать ограничительный гриф. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Также поможем проверить работу в закрытой преподавательской системе Антиплагиат ВУЗ. Пришлем сертификат о проверке на фирменном бланке.

Еще одно важное новшество — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего ГОСТа их еще не использовали. Поэтому стоит запомнить состав такой отметки:

надпись «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа;
Ф.И.О. его владельца;
срок его действия.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Учетные мероприятия по проверкам. Согласно действующему законодательству, документ обязуются вести не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

Проставляем на листах арабские цифры
Используем для этого простой карандаш
Ставим цифры по возрастанию
Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
Приложения нумеруем в общем порядке
Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
Несколько томов документов нумеруются по отдельности
Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.

Где ставится нумерация страниц в журналах

На сегодняшний день нет закона или положения, которые регламентируют правила комплектования документации для подшивки. Существуют положения ведомственных структур, которые устанавливают правила подачи документов в определенных отраслях.

Все три положения говорят о едином порядке нумеровки и сшивания/шнуровки документов. Внимательно следуя этим инструкциям, вы сможете избежать многих ошибок.

На архивирование идет документация юридических и государственных предприятий, ИП, через год. Могут быть отклонения от правил, если делопроизводство не завершилось. По завершению определенного срока, сшитая документация сдается в архивы. Архивы могут быть государственными, региональными, муниципальными.

Если не предусмотрено иное, документация хранится в архиве:

Правила подачи сшитых документов в архив:

При сдаче документации папка должна иметь твердую обложку. Обложка из простого картона не принимается, это должен быть особенный, безкислотный. На ней нужно указать аббревиатуру предприятия, подразделений, обозначить дело, прописать дату начала и завершения, сколько листов, длительность сохранности документации.

Нумеровать документацию нужно только по ГОСТу. Данные правила действуют для всех субъектов предпринимательской деятельности, предприятий, государственных учреждений.

Проставление номеров только в правом углу.
Номера не находят на текст.
Нумерование начинается со следующего листа за титульным.
Последующие правила читать в разделе «Правильное нумерование для архива». Нумерацию и сшивания документов проводят один раз. Правильная последовательность действий поможет избежать ошибок, внесению правок при передаче документов в архив.

Правильного сшивания бумаг есть несколько способов. Единственное что следует исключить в работе, так это степлер. Он категорически запрещен.

Принимаются в архиве папки сшитые ниткой, банковским шпагатом, лавсановой лентой.
Отверстия под нитку/шпагат можно проделать дыроколом и только с левого края.

Технология шитья/шнуровки:

Документация, которая хранится до 10 лет, может шнуроваться через 3-4 прокола. Фиксирующая наклейка на обычной офисной бумаге.
Документация, которая хранится свыше 10 лет, шнуруется на 5 проколов. Фиксирующая наклейка на тыльной стороне только папирусная.
Расстояние между проколами стандартно 3 см. Отмеряют его от середины листа.
Приклеивание наклейки только клеем: силикатный, ПВА, сухой карандаш, значения не имеет. Готовые покупные наклейки не пригодны для использования.
Шнуровать нужно минимум два раза. Шнуровка обязательно пересекается между собой. После завязывания узелка поверх клеится листик/фиксатор прямоугольной формы, приблизительно 3 на 4 см.
Завершающий этап после шнуровки подпись, штамп, опись на листике/фиксаторе.

Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет — все эти документы шнуруются по одному принципу.

Кстати, журнал по охране труда — это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с правилами техники безопасности.

Как правильно нумеровать и шнуровать документы

Проставление номеров только в правом углу.
Номера не находят на текст.
Нумерование начинается со следующего листа за титульным.
Последующие правила читать в разделе «Правильное нумерование для архива». Нумерацию и сшивания документов проводят один раз. Правильная последовательность действий поможет избежать ошибок, внесению правок при передаче документов в архив.

Правильного сшивания бумаг есть несколько способов. Единственное что следует исключить в работе, так это степлер. Он категорически запрещен.

Принимаются в архиве папки сшитые ниткой, банковским шпагатом, лавсановой лентой.
Отверстия под нитку/шпагат можно проделать дыроколом и только с левого края.

Коллеги подскажите специалисту фигову
Нашел вот что.
«Берете журнал. Делаете два отверстия внизу журнала (сантиметров примерно 2-3, широкое расстояние смотрится не очень красиво). Втягиваете ниточку (желательно толстенькую) с последней страницы к первой, нанизываете картоночку шириной 1,5 на 3,5 см примерно, чтобы ниточка-петелька не резала странички. Продеваете ниточку обратно на последнюю страничку. На обороте ниточку завязываете. концы оставляете свободными. Наклеиваете небольшую бумажку (примерно 5*5см и лучше очень тоненькую , а не картонку). Пишите, начиная с чистого места возле нее и захватывая место на бумажке : «В настоящей книге («журнале -что именно у вас») пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ХХ(цифра)(Прописью)листов». Ставите должность, подпись расшифровку подписи и дату. Скрепляете печатью организации. P.S. бумажечку наклеиваете, захватывая, на узелочек ниточек на последней страничке и захватывая слегка концы (их длина примерно 5-6 см) свободных ниточек»

И еще момент, тут говорится
«Пишите, начиная с чистого места возле нее и Захватывая место на бумажке В настоящей книге («журнале -что именно у вас») пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью» итд у меня заверительная надпись уже напечатана только вписать осталось – листы итд
Могу ли я прошить заверительный лист вместе с остальными листами, на обратной стороне зав. листа заклею концы, скреплю печатью. То есть с лицевой стороны последней страницы будет зав. надпись и печать а с обратной склеенная шнуровка и печать

Как правильно вести журнал регистрации вводного инструктажа

Журнал вводного инструктажа — это книга форматом А4. Количество страниц в книге выбирает инженер по охране труда или другое лицо, ответственное за ведение журнала. Для практического удобства чаще всего выбирается журнал на 48 страниц.

информация должна заполняться согласно названию конкретной графы;
нельзя пропускать строчки (грубое нарушение). Дело в том, что потом в эту чистую строчку могут быть внесены данные про инструктаж, который не проводился вообще;
не допускаются грамматические ошибки во время заполнения. Наличие ошибок может быть поводом для признания факта непроведения беседы с сотрудником (например, в случае производственной травмы особа может доказать, что инструктаж не проводился).