Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая дисциплина для ООО в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговые инспекторы вправе убедиться, что бизнес ведет учет в соответствии с законом и отражает сведения в полной мере. Для этого они устраивают проверки, причем часто без предупреждения. Лучший способ подготовиться к ним — соблюдать кассовую дисциплину регулярно.
Контрольно-кассовая дисциплина в 2022-2023 годах
Кассовая дисциплина — это соблюдение юридическими лицами и ИП правил проведения наличных денежных расчетов, установленных законодательством РФ. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.
Кассовая дисциплина включает в себя:
- оформление кассовых документов (приходный и расходный кассовые ордера, ведение кассовой книги);
- установление лимита остатка денег в кассе;
- соблюдение правил расходования и сдачи наличности в банк;
- соблюдение лимита расчёта наличными.
Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.
Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение, в частности:
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление
Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.
Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:
| Операция | Какой документ составляют | Форма |
|---|---|---|
| Приход денег в кассу | Приходной кассовый ордер (ПКО) | №КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88 |
| Расход | Расходный кассовый ордер (РКО) | №КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата |
Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций
Если налоговики найдут нарушения, бизнес накажут:
- компании штрафуют на суммы 40-50 тысяч рублей;
- предпринимателей — на 4-5 тысяч рублей.
Налоговики уполномочены затребовать у бизнеса любые кассовые документы. Предоставить их нужно за один рабочий день, иначе бизнес снова оштрафуют:
- компании — на 5-10 тысяч рублей;
- ИП — на 1,5-3 тысячи рублей.
Как рассчитать лимит кассы на 2022 год
Согласно требованиям Центрального Банка России, расчет лимита остатка кассы на 2022 год можно осуществлять по одной из двух предложенных формул. Первая основана на расходе денежных средств, вторая ― на базе поступлений наличности.
Формула на основе расхода:
Лимит = Оп/Pп × П, где
Оп — объем прихода денежных средств за расчетный период (руб.);
Pп – расчетный период, определенный руководителем организации, не должен превышать 92 дней;
П – среднее количество дней между инкассациями либо самостоятельной сдачей денег в банк (не превышает 14 дней для населенных пунктов без банковских отделений и 7 дней в остальных случаях).
Пример расчета лимита кассы на 2022 год по первой формуле. Организация рассчитывает лимит кассы в пределах квартала. Общая выручка наличными за этот период составила 2 млн рублей. В квартале 90 дней. Инкассации производятся дважды в неделю ― примерно каждые 3,5 дня. В результате получаем:
Лимит = 2 000 000 / 90 * 3,5 = 77 778 (рублей).
Лучше округлять сумму в меньшую сторону. В нашем случае получится 77 000 рублей.
Формула на основе расхода:
Лимит = Ов/Pп × П, где
Ов — объем денежных средств, которые были выданы за расчетный период, за исключением расходов на оплату труда сотрудникам (рублей);
Pп – расчетный период, определенный руководителем организации, не должен превышать 92 дней;
П – среднее количество дней между выдачей денег организации банком (не превышает 14 дней для населенных пунктов без банковских отделений и 7 дней в остальных случаях).
Посмотрим, как рассчитывается лимит кассы в 2022 году по второй формуле. Расход денежных средств за квартал (90 дней) составил 1,5 млн рублей. Эти деньги были потрачены, например, на закупку сырья. Банк выдает организации наличность 1 раз в неделю. Получается, среднее количество дней (значение П) составляет 7 дней.
Лимит = 1 500 000 / 90 * 7 = 116 666 (рублей).
Руководствуясь общими правилами, округляем сумму в меньшую сторону. Получаем 115 000 рублей. Именно ее можно утвердить в приказе.
Что такое лимит остатка кассы и как он рассчитывается
Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.
Приказ для установки лимитного остатка кассы утверждается организацией каждый год. Тем не менее допускается установить лимит только один раз, поскольку в законодательстве нет жёстких требований на этот счёт. Если у организации нет установленного лимита, это значит, что в конце рабочего дня в кассе вообще не должно оставаться денег, их все нужно сдавать в банк.
Если в работе предприятия происходят какие-либо изменения, оказывающие влияние на остаток наличности в кассе (например, изменения в объёме поступлений наличных денег), необходимо установить новый лимит приказом. Это можно сделать в любое время, не дожидаясь окончания года.
Процессы, связанные с движением наличности, во всех компаниях организованы по-разному. В одних организациях наличные денежные средства поступают в кассу и не тратятся, а в других — расходуются в больших объёмах (например, для погашения задолженности перед поставщиком) и не пополняются за счёт наличной выручки. Поэтому расчёт лимита происходит в зависимости от особенностей конкретной организации.
ЦБ РФ предлагает две формулы для расчёта кассовых ограничений:
- на основе поступления наличных средств;
- на основе расхода наличных средств.
Формула на основе поступления наличных средств
Если за основу берётся объём поступлений наличных денег, для расчёта используется следующая формула Лимит = Оп/Pп × П, где:
- Лим – кассовый лимит;
- Оп — объём поступлений наличности за расчётный период;
- Pп – расчётный период. Определяется юридическим лицом произвольно (продолжительность периода должна быть не более 92 дней);
- П – среднее количество дней между инкассациями или самостоятельной сдачей наличности в банк.
Важно! Период между днями сдачи выручки в банк должен быть не более 7 рабочих дней (для организаций, находящихся в местности без банковских отделений, для сдачи наличных денег — не более 14 рабочих дней).
Формула на основе расхода наличных средств
Если в основе расчёта лежит объём выдачи наличных денег, используется формула Лим = Ов/Pп × П, где:
- Лим – искомый лимит;
- Ов — объём выданной наличности за расчётный период (не включая расходы на оплаты труда);
- Pп – расчётный период (не более 92 дней);
- П – среднее количество дней между получением наличных в банке. Показатель не должен превышать больше 7 дней (14 дней для населённых пунктов без банковских отделений).
Выполнение наличных расчётов
Использование денег при расчёте с поставщиками, подрядчиками допускается законом при выполнении условия, что сумма сделки не превышает определённую величину. В рамках одной сделки предел суммы составляет 100 000 рублей. Ограничение действует, если обе стороны являются юридическими лицами. Если хотя бы одно является физическим лицом, кассовая дисциплина для ООО ограничения не предусматривает.
Выдача зарплаты, командировочных, подотчётных сумм ограничения не имеет. Только в случаях. когда физическое лицо выполняет действия от имени предприятия, на которые выдана доверенность.
Есть траты, где запрещается использовать наличные финансовые средства. Это платежи за арендуемое помещение, выплаты держателям акций (дивиденды), процентов по кредиту.
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Порядок регистрации онлайн-кассы для УСН в налоговой
В целом процедура не отличается от постановки на учет ККТ любыми другими налоговыми режимами.
Способов регистрации два:
- Через личный кабинет налогоплательщика.
- В отделении ФНС.
Последний путь упростили: теперь поставить онлайн-кассу на учет можно в любом городе, вне зависимости от места регистрации и ведения деятельности. Государственная пошлина в обоих случаях не берется. Для онлайн-регистрации придется обзавестись электронной подписью. Пугаться этого не нужно, девайс понадобится так или иначе. По закону об обязательной маркировке ЭЦП в скором времени должны будут иметь все предприятия розничной торговли.
Документы для оффлайн-регистрации:
- документы, подтверждающие покупку кассового аппарата;
- паспорт онлайн-кассы;
- учредительные документы ИП или организации;
- заявление по форме КНД 1110061. Лучше скачать и распечатать его самостоятельно в нескольких экземплярах перед визитом в налоговую;
- договор с ОФД;
- личный паспорт индивидуального предпринимателя.
Кому из ИП нужен современный кассовый аппарат при условии использования упрощенки (УСН)
Работать с таким ККТ придется почти при любых расчетах между людьми и продавцами, а также между индивидуальными предпринимателями и компаниями при оплате любым способом.
Если фирма будет рассчитываться без карты (переводом между расчетными счетами), то аппарат не понадобится.
Зато если клиенты будут платить картой, электронным кошельком, через онлайн-банк, то потребуется контрольно-кассовый аппарат. Также он понадобится, если человек будет платить наличными через операциониста или платежным поручением.
Стоит учесть, что современная касса должна иметь возможность:
- отправлять онлайн электронные чеки как в налоговую, так и покупателям при необходимости;
- шифровать, хранить и защищать от несанкционированного доступа и редактирования ФД.
Но чтобы начать так работать, придется приобрести новую модель ККТ, зарегистрировать ее правильным способом на сайте ФНС или через личное заявление в специальном реестре. В отдельных случаях можно модернизировать имеющееся кассовое оборудование.
Кому предстоит онлайн-касса в текущем году согласно нормам закона:
- на территории РФ пользоваться ими рекомендуется всем фирмам в момент расчетов с покупателями и контрагентами;
- избежать применения могут отдельные категории фирм, которые перечислены в статье 2 ФЗ №54;
- какой режим налогообложения и организационно-правовую форму он выберет — неважно;
- сроки расписаны в законе 54.
Касса ООО на УСН – нововведения
Теперь подписывать приходные и расходные кассовые документы можно электронной цифровой подписью и вести электронный документооборот. Данное новшество найдет своих последователей в малых фирмах, а вот касса ООО на УСН с большим штатом сотрудников вряд ли им воспользуется. Ведь ЭЦП необходимо приобретать для каждого физического лица, которое получает или вносит наличные денежные средства. О возможности совмещать ведение кассы в электронном виде и на бумажных носителях одновременно информации пока нет.
Кассовые документы теперь может подписывать и приходящий бухгалтер, но только в том случае, если договор на его услуги заключен непосредственно с ним. Специалист, выполняющий обязанности по договору аутсорсинга ставить свою подпись на расчетных документах не имеет права.
Последние новости относительно онлайн-касс
Что нового ждет налогоплательщиков на УСН в ближайшее время и уже действует сейчас:
- при использовании ККТ чек должен формироваться не позднее следующего рабочего дня после внесения покупателем оплаты, но в любом случае не позднее фактической передачи товара;
- с начала 3-го квартала 2019 года всех налогоплательщиков обяжут оформлять чеки при зачете предоплаты, при этом потребуются два документа – при получении предоплаты и при передаче товара;
- с 1.07.18 уже действуют санкции за использование кассовых аппаратов в фиктивных расчетах – штраф для предпринимателей – до 10 тыс. рублей, для предприятий – до 40 тыс.;
- порядок осуществления кассовых транзакций для налогоплательщиков на УСН в 2023 году сохраняется и регламентируется нормами Указания Центробанка № 3210-У от 11 марта 2014 года “О порядке…”;
- с 3.06.16 можно пользоваться одной ККТ на несколько торговых автоматов (кроме торговли подакцизными или технически сложными товарами);
- с 1.07.18 использование электронных ККТ на “упрощенке” обязательно при осуществлении расчетов с физлицами через все электронные методы платежа (клиент-банк, интернет-банкинг, мобильный банкинг) – раньше это было обязательно только при получении оплаты с пластиковой карты.
Итак, в общем случае предприятиям и бизнесменам на “упрощенке” нужно приобрести онлайн-ККТ до 1.07.18. Исключение – ведение деятельности в области общепита и наличие наемных работников, либо торговля через вендинговые автоматы, либо оплата работ, услуг или товаров в пользу иных лиц, и другие случаи.
Что такое лимит остатка кассы и как он рассчитывается
Приказ для установки лимитного остатка кассы утверждается организацией каждый год. Тем не менее допускается установить лимит только один раз, поскольку в законодательстве нет жёстких требований на этот счёт. Если у организации нет установленного лимита, это значит, что в конце рабочего дня в кассе вообще не должно оставаться денег, их все нужно сдавать в банк.
Если в работе предприятия происходят какие-либо изменения, оказывающие влияние на остаток наличности в кассе (например, изменения в объёме поступлений наличных денег), необходимо установить новый лимит приказом. Это можно сделать в любое время, не дожидаясь окончания года.
Процессы, связанные с движением наличности, во всех компаниях организованы по-разному. В одних организациях наличные денежные средства поступают в кассу и не тратятся, а в других — расходуются в больших объёмах (например, для погашения задолженности перед поставщиком) и не пополняются за счёт наличной выручки. Поэтому расчёт лимита происходит в зависимости от особенностей конкретной организации.
Условие соблюдения кассовой дисциплины № 2: Лимит денег в кассе
Данный предел в компании устанавливается самостоятельно. При расчетах учитываются следующие факторы:
- сфера деятельности компании;
- сезонность;
- ежедневная выручка;
- расходы компании.
Лимит остатка — это ограничение размера «Налички», которую разрешено хранить в кассе. Деньги свыше этой суммы кладутся в банк.
Расчет лимита в кассе проводится по двум вариантам:
- по сумме доходов;
- по сумме расходов.
Первый вариант использует формулу:
Л = В / П * Ч,
Где Л – лимит в кассе, т.р.;
В – выручка компании, т.р.;
П – период времени, дни;
Ч – частота сдачи денег в кассу, дн.
Пример № 1. Исходные данные для расчета:
- пик работы магазина по выручке – 1,5 последние недели года. Официально рабочих дней – 7;
- инкассация проводится раз в 3 дня;
- выручка составила 250 т.р.;
Расчеты:
Л = 250 / 7 * 3 = 107,1 т.р.
Лимит в кассе компании должен составлять 107, 1 т.р.
Оставшаяся сумма сверх лимита должна быть передана в банк на инкассацию.
Второй вариант расчета учитывает сумму расходов компании. Формула выглядит так:
Л = Р / П * Ч,
где Р – сумма расходов фирмы, т.р.
Пример № 2. Исходные данные для расчета:
- период – август;
- число дней – 23;
- выплаты за период составили 350 т.р.;
- инкассация один раз в 7 дней.
Расчеты:
350 / 23*7 = 106,5 т.р.
Лимит в кассе установлен 106, 5 т.р.
Формула и методика расчета лимита обязательно указываются в учетной политике компании.
Важно! В 2022 году расчет лимита можно производить в произвольной форме. Надо только обязательно указать применяемый способ расчета. Документооборот остается тем же.
Среди основных документов при установлении лимита выделяют:
- приказ об установлении либо отмене лимита;
- пример расчета.
Скачать образцы и бланки данных документов можно ниже.
Касса предприятия и контрольно-кассовая техника (ККТ) – в чем отличие?
Касса предприятия — это то, что есть у каждой организации. Она регистрирует все движения наличных: выручку по итогам дня, поступление займов, выдачу подотчетных средств, выдачу зарплаты и др. Документы, непосредственно относящиеся к кассовой дисциплине, — это приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и платежная ведомость.
Кассовым аппаратом пользуются те, кто непосредственно занимается приемом розничной выручки, принимает наличку и платежи через эквайринг. Кассовый аппарат регистрирует движение по выручке. Таким образом, кассовый аппарат — это часть кассы предприятия, и его главный документ — кассовый чек.
Приходный кассовый ордер (ПКО) формируется при любом приеме наличных денежных средств (при каждом поступлении денег в кассу). С его помощью оформляется итоговая сумма выручки за день, этот ПКО будет являться частью кассовой книги. Этим ПКО можно оформить возврат неиспользованных подотчетных средств от сотрудника.
Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется в тех случаях, когда расходуются наличные средства кассы организации — например, выдаются деньги под отчет. Но, если вы выдаете средства своим сотрудникам из кассы в виде заработной платы, то на них просто заполняется расчетно-платежная ведомость по выплате заработной платы. При этом кассовый чек не выбивается. Потому что кассовый чек относится строго к расчетам, а не к взаимодействию с сотрудниками.