Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подсчет среднесписочной численности работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Что такое списочная и среднесписочная численности работников
Списочная численность – более широкий показатель. При подсчете учитываются не только наемные сотрудники, но и совместители, работники по договору ГПХ, отпускники и сотрудники на больничном. Важно: человек должен проработать в организации больше одного дня.
Если сотрудник в компании относится к числу внутренних совместителей или имеет большой одной ставки, для данного показателя он считается как один человек – в соответствии с основной работой. Если сотрудник внешний совместитель, его не учитывают в списочной численности.
Законодательно установленные даты отчётности
Все работодатели — организации и ИП, которые привлекали исполнителей не только по трудовым, но и по гражданско-правовым договорам, обязаны подавать сведения о среднесписочной численности (ССЧ) в инспекцию ФНС ежеквартально, в составе отчёта РСВ. Срок подачи — не позднее 30 числа месяца следующего за отчётным кварталом. Соответственно, окончательными датами будут:
- за 1 квартал — 30 апреля;
- за полугодие — 30 июля;
- за 9 месяцев — 30 октября;
- за год — 30 января следующего года.
Как посчитать среднесписочную численность работников для нового предприятия
Есть свои особенности расчёта численности для вновь созданных организаций и ИП. Разберём на примере.
ООО “Кристалл” начало свою деятельность 16 мая 2022 года. За май всех нужных сотрудников трудоустроили. В июне новых приёмов уже не было, и ССЧ за этот месяц была равной 40.
| День | ССЧ |
|---|---|
| 16.05.2022 | 2 |
| 17.05.2022 | 3 |
| 18.05.2022 | 8 |
| 19.05.2022 | 9 |
| 20.05.2022 | 12 |
| 21.05.2022 | 12 |
| 22.05.2022 | 12 |
| 23.05.2022 | 15 |
| 24.05.2022 | 18 |
| 25.05.2022 | 22 |
| 26.05.2022 | 26 |
| 27.05.2022 | 34 |
| 28.05.2022 | 34 |
| 29.05.2022 | 34 |
| 30.05.2022 | 38 |
| 31.05.2022 | 40 |
| ИТОГО | 319 |
Как понять — совместитель или не совместитель?
Для того чтобы правильно учесть совместителей, научимся отличать их от тех, кто тоже может работать неполное время, но при этом совместителем не является.
Не относятся к совместителям и работникам с неполным временем:
- Те, для кого установлен «короткий день» на основании действующего законодательства. Если посмотреть, таких групп довольно много. В первую очередь это «вредники» и «опасники», чьи условия труда относятся к 3 и 4 степени риска. Имеют право на сокращенный рабочий график и работающие инвалиды, и работники моложе 18 лет. Часто продолжительность рабочего времени сокращается для медиков, педагогов и подобных категорий трудящихся (сокращения предусматриваются федеральными законами);
- Те, кто вынужден работать не на полную ставку временно, по инициативе работодателя.
При расчете среднесписочной люди из обеих этих групп учитываются как целые единицы.
Считаем списочный состав за месяц
Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».
Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.
Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:
На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:
- с 1 по 10 января – 10 чел.
- с 11 по 29 января – 25 чел.
- с 30 по 31 января – 20 чел.
Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем – 20 человек.
Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2023 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?
В Указаниях приводится такая формула: «Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, определяется путем деления суммы численности списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце».
Представление сведений в органы статистики
В 2019 г. отчеты в Росстат представляются по формам, утвержденным Приказом Росстата от 06.08.2019 №485. В частности, этим приказом утверждены:
-
годовые формы (применяются с отчета за 2018 год) 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»1-Т(ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала»
-
месячная форма (применяется с отчета по состоянию на 01.02.2019) П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»
-
квартальная форма (применяется с отчета за 1 квартал 2019 года) П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».
Что собой представляет ССЧ и входят ли в него сотрудники, находящиеся в декрете?
Среднесписочная численность — основная количественная характеристикой персонала организации. Она представляет собой среднюю численность работников за период времени и рассчитывается по утвержденной законом методике.
Показатель среднесписочной численности влияет на:
- расчет суммы ЕНВД;
- расчет налога на прибыль (при наличии обособленных подразделений);
- определение квоты на сотрудников-инвалидов (для освобождения от уплаты земельного налога, НДС).
С 01.01.2018 г. на основании (ред. от 29.12.2018) об утверждении Указаний по заполнению формы федерального статистического наблюдения организации представляют в органы статистики сведения по форме П‑4 (пункт 74 ):
- ежеквартально, если средняя численность работников не более 15 человек, учитывая совместителей и работающих по договорам гражданско-правового характера;
- ежемесячно, при средней численности более 15 человек.
Существует 2 показателя численности сотрудников организации: списочная численность (СЧ) и среднесписочная численность (ССЧ).
- Среднесписочная численность рассчитывается за месяц, квартал или иной отчетный период на основании списочной численности работников за каждый день этого периода.
- Списочная численность определяется на каждый день. В СЧ включаются наемные работники, работающие по трудовому договору на постоянной или временной основе, а также привлеченные на сезонную работу. При этом учитываются как фактически работающие сотрудники, так и отсутствующие на рабочем месте в связи с командировкой, выполнением государственных обязанностей, болезнью.
Некоторые сотрудники включаются в СЧ, но не учитываются в среднесписочной численности — это касается и женщин во время отпуска по уходу за ребенком. Получающие заработную плату собственники организации тоже включаются в списочную численность. Подробнее о включении в СЧ различных категорий работников описано в пункте 77 .
Четыре нюанса при расчете среднесписочной численности работников
Нюанс 1. Если организация неполный месяц осуществляла предпринимательскую деятельность, то рассчитывать среднесписочную численность работников за этот период она должна следующим образом. Сумму работников списочного состава за все дни работы нужно поделить (как ни странно) на общее количество календарных дней в месяце (п. 90.8 Постановления). Подобная ситуация может возникнуть у вновь образованной фирмы (не с начала месяца) или у организации с сезонным характером работы. Если такой организации требуется рассчитать показатель за квартал или за год, то независимо от продолжительности работы в периоде необходимо складывать среднесписочную численность за месяцы работы и делить на полное количество месяцев в периоде. Например, если фирма, образованная в ноябре 2007 г., хочет рассчитать показатель за весь 2007 г., то она должна сложить среднесписочную численность работников за ноябрь и декабрь и полученное значение разделить на 12.
Пример 2. Вновь образованное ООО «Любава» начало осуществлять деятельность с 25 октября 2007 г. На эту дату списочная численность работников составляла 4 человека. 30 октября еще с тремя людьми были заключены трудовые договора. До конца 2007 г. никакого движения кадров не происходило.
График работы — 40-часовая пятидневная рабочая неделя.
Рассчитаем среднесписочную численность работников компании за 2007 г.
1. Списочный состав работников за октябрь приведен в таблице 2:
Списочная численность работников ООО «Любава» в октябре 2007 года
| Число месяца | Списочная численность, чел. | В том числе включаются в среднесписочную численность, чел. |
| 25 октября | 4 | 4 |
| 26 октября | 4 | 4 |
| 27 октября (выходной день) | 4 | 4 |
| 28 октября (выходной день) | 4 | 4 |
| 29 октября | 4 | 4 |
| 30 октября | 7 | 7 |
| 31 октября | 7 | 7 |
| Итого | 34 | 34 |
2. Определим среднесписочную численность работников по месяцам.
За октябрь она равна 1,1 чел. (34 чел.-дн. : 31 дн.).
Поскольку в последующих месяцах списочный состав работников за каждый день не менялся, то среднесписочная численность за ноябрь составит 7 чел. (210 чел.-дн. : 30 дн.) и за декабрь также 7 чел. (217 чел.-дн. : 31 дн.).
Несколько вопросов и ответов
Вопрос 1. Экономист фирмы является внутренним совместителем. Он выполняет работу кассира (0,5 ставки). Как включить его в СЧ правильно?
Ответ. По требованиям нормативных документов совместители внутренние включаются в СЧ один раз по основной должности. Поэтому экономист фирмы хоть и занимает фактически 1,5 штатные единицы, в отчете числится как 1. То есть, в СЧ включается физическая единица, а не штатная.
Вопрос 2. Необходимо ли отдельно рассчитывать СЧ внутренних совместителей?
Ответ. Такая необходимость отсутствует. Их количество содержится в общей СЧ работников. Размер их заработка также определяется общей суммой.
Входят ли в среднесписочную численность внешние совместители в 2021 году
Обратите внимание, что работник по совместительству входит в среднесписочную численность как основник, даже если он оформлен на 0,5 ставки.
Не относятся к совместителям и работникам с неполным временем:
- Те, для кого установлен «короткий день» на основании действующего законодательства. Если посмотреть, таких групп довольно много. В первую очередь это «вредники» и «опасники», чьи условия труда относятся к 3 и 4 степени риска. Имеют право на сокращенный рабочий график и работающие инвалиды, и работники моложе 18 лет. Часто продолжительность рабочего времени сокращается для медиков, педагогов и подобных категорий трудящихся (сокращения предусматриваются федеральными законами);
- Те, кто вынужден работать не на полную ставку временно, по инициативе работодателя.
Помимо этого ССЧ пригодится чтобы:
- заполнить расчет по страховым взносам;
- составить форму 4-ФСС;
- подтвердить возможность подачи налоговых деклараций на бумажных носителях информации (право на подачу отчетов на «бумаге» не распространяется на плательщиков НДС. Такие компании обязаны сдавать декларации по налогу на добавленную стоимость в электронном виде вне зависимости от численности персонала);
- подготовить статистическую отчетность.
Прежде чем разобраться, что такое среднесписочная численность работников (СЧР), надо понять, кто включается в списочную.
Среднесписочная численность на титульном листе
В среднесписочную численность не входят внешние совместители и работающие по договорам ГПХ. При расчете этого показателя учитывайте только физлиц, с которыми заключен трудовой договор и для которых вы — основной работодатель. Причем не важно, работали они или были в отпуске, болели.
Остальные строки идентичны, кроме строки 060. Она не заполняется, если в поле 001 указан код «2».
Например, организация создана в сентябре. Среднесписочная численность работников в сентябре составляла 60 чел., в октябре — 64 чел., в ноябре — 62 чел., в декабре — 59 чел. За 2020 год не нужно сдавать сведения о среднесписочной численности до 20 января 2021 года по специальной форме. Достаточно указывать среднесписочную численность в специально отведённом поле на титульном листе РСВ за расчётный период 2020 года и в последующие периоды.
Как учитываются внутренние совместители в среднесписочной численности
По требованиям Росстата сотрудник, официально оформленный в одной организации, должен учитываться в показателе ССЧ как одна штатная единица. Не имеет значения, на сколько ставок устроен специалист – на одну, полторы, две или три. Не важно, на сколько должностей принят работник в фирму. Если это внутреннее совместительство, значит, работодатель один. Поэтому специалист отражается в показателе ССЧ основной компании как одна целая единица.
Следовательно, при вычислении значения численности (среднесписочной) бухгалтеру необходимо помнить, что:
- Сотрудники, оформленные на условиях внешнего совместительства, не учитываются в ССЧ совсем или же учитываются отдельно.
- Сотрудники, занятые на условиях совместительства внутреннего, включаются в показатель как одна штатная единица вне зависимости от количества оформленных ставок.
Аналогичным образом в расчеты берется и заработок. Доходы внешних совместителей не включаются в общие доходы работодателя или отображаются отдельно. Заработок внутренних совместителей определяется единой суммой независимо от числа должностей специалиста.
Обратите внимание! Ни при каких условиях не следует учитывать в ССЧ женщин в декретных отпусках; лиц в детских отпусках (по уходу за детьми); сотрудников в ученических отпусках (п. 79.1 Приказа № 772).
Учитывать ли совместителей в среднесписочной численности работников?
Сведения о среднесписочной численности работников (внешние совместители) подаются в органы статистики или налоговую инспекцию и отправляются в ПФР.
Такой показатель определяется по правилам, установленным на федеральном уровне. Формула расчета проста: следует суммировать число трудящихся за каждый день в течение месяца, а затем разделить полученную цифру на число календарных дней в этом периоде.
Совместители не входят в среднесписочная численность работников, согласно Приказу Росстата № 772 от 22.11.2017. Они учитываются отдельно. Должность роли не играет. Например, для директора совместительство ничем не отличается от любой другой должности. Директор будет показан в отчетах ССЧ по основному месту работы.
Приказ 772 содержит Указания по заполнению различных статистических форм. В контексте рассматриваемой темы важна Форма П-4. Она содержит и нужную нам информацию.
Кого и где учитывать?
Выяснить, входят ли в списочную численность декретницы, можно, если понять принципиальную разницу между списочной и среднесписочной численностью. Для этого следует понимать, кого из работников нужно относить к той или оной группе. Так, в данные по списочной численности включаются:
- работники, фактически явившиеся на рабочее место (включая тех, кто прибыл, но не исполняет своих обязанностей по не зависящим от него причинам (простои));
- работники, находящиеся в служебных командировках (включая зарубежные), если за ними на этот период сохраняется должностной оклад или заработная плата;
- работники, отсутствующие по причине болезни (не зависимо от вида заболевания);
- работники, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего дня или рабочей недели, включая тех, кому установлена оплата труда в размере половины ставки;
- работники, отсутствующие по уважительным причинам, оговоренным ТК (выполнение общественных или государственных обязанностей).
При расчете среднесписочной численности наемных работников предприятия, определение и расчет показателя производится пропорционально фактически отработанному времени, на основании данных, указанных в табелях учета рабочего времени.
Исходя из этого, на вопрос:
- входят ли декретники в списочную численность – следует ответить «ДА»;
- входят ли декретники в среднесписочную численность – следует ответить «НЕТ».