Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок ведения кассовых операций в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Получение наличных в кассу
Основание приема денег в кассу — приходный кассовый ордер.
Алгоритм действий кассира следующий:
- Проверить ПКО: наличие подписей бухгалтера и руководителя, их соответствие образцу, корректность сумм цифрами и прописью.
- Поверить дополнительные подтверждающие документы, если они указаны в ордере.
- Пересчитать внесенные деньги и сверить полученную сумму с документом. Важно, чтобы у человека, который вносит наличность в кассу, была возможность наблюдать за действиями кассира.
- Параллельно проверить платежеспособность банкнот. Задача кассира — проверить их подлинность и не принимать в кассу купюры, утраченные на 60% и более, так как их невозможно обменять по номиналу.
- Если сумма внесенных средств совпадает с указанной в ПКО, поставить подпись и печать на основной части ордера и квитанции, затем — выдать квитанцию тому, кто внес денежные средства.
- Отразить в кассовой книге информацию о принятых денежных средствах.
- Сформировать с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены, оформить приходный кассовый ордер на выручку и другие поступления в кассу.
- Передать кассовые документы бухгалтеру.
ИП на УСН с использованием онлайн касс
Использование ИП онлайн касс в 2023 году обязательно и для предпринимателей, имеющих отсрочку в связи с применением специальных режимов, включая УСН. Начиная с 1 июля 2023 года отсрочка закончена и для ИП, не имеющих в штате наемных сотрудников. Условия использования ККТ:
- ИП на УСН должен применять в работе оборудование, соответствующее реестру и зарегистрированное в ИФНС.
- Техника должна иметь заводской номер и фискальный накопитель.
- Оборудование позволяет передавать данные ОФД, печатать двухмерный код на чеке.
- Техника должна иметь таймер, функции формирования текущей отчетности, поиска документа и другие важные настройки.
Фискальные данные позволяют получить информацию о кассовых чеках, включая документы с внесением коррекций, об отчетности, данных об открытии и закрытии смены и других формах.
ИП, ведущим деятельность в труднодоступных районах, разрешено не применять ККТ нового образца. В условиях нестабильной работы Интернет или при его отсутствии функционирование онлайн касс невозможно. По требованию покупателей ИП обязаны выписать документ, содержащей обязательные реквизиты. Перечень отдаленных регионов определяется региональными актами.
Положение о кассовых операциях
Правила обращения с наличностью можно вынести в отдельный локальный нормативный акт – внутреннее положение о ведении кассовых операций. В документе, помимо порядка проведения кассовых операций, необходимо также прописать следующее:
- кто будет оформлять кассовые документы;
- лицо, ответственное за соблюдение требований и контроля над ежедневным остатком в кассе;
- составляются ли кассовые ордера на каждую операцию или только в конце смены на основании фискальных документов;
- порядок обеспечения сохранности наличных в кассе;
- периодичность проведения инвентаризации кассы;
- порядок ведения кассовых операций с обособленными подразделениями и другие вопросы.
Упрощенный порядок ведения кассовых операций
Предпринимателям и представителям малого и среднего бизнеса разрешают вести учет в упрощенном формате. К примеру, они не обязаны устанавливать кассовый лимит.
Для индивидуальных предпринимателей есть отдельные послабления. Кроме освобождения от лимита, им не обязательно:
- составлять кассовые ордера;
- вести кассовую книгу.
Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций
Налоговые инспекторы вправе убедиться, что бизнес ведет учет в соответствии с законом и отражает сведения в полной мере. Для этого они устраивают проверки, причем часто без предупреждения. Лучший способ подготовиться к ним — соблюдать кассовую дисциплину регулярно.
Если налоговики найдут нарушения, бизнес накажут:
- компании штрафуют на суммы 40-50 тысяч рублей;
- предпринимателей — на 4-5 тысяч рублей.
Налоговики уполномочены затребовать у бизнеса любые кассовые документы. Предоставить их нужно за один рабочий день, иначе бизнес снова оштрафуют:
- компании — на 5-10 тысяч рублей;
- ИП — на 1,5-3 тысячи рублей.
Что такое кассовая дисциплина?
Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.
Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.
В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:
- Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
- Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
- При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
- Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.
Отмена моратория и другие изменения
Инспекторам снова можно проверять кассовые аппараты. До 1 января 2023 действовал но мораторий на проверку кассовых аппаратов, а с нового года можно устраивать плановые и внеплановые проверки контрольно-кассовой техники. Инспектор может приезжать в организацию в любое время, а затем сделать контрольную закупку под видом покупателя или открыто запросить документы, например, фискальные чеки.
Штрафы при этом остались прежние. Если кассир не выдает чек, бизнес заплатит 2000 рублей, а если касса не передает чеки оператору фискальных данных, штраф составит 10 000 рублей. Куда серьезные штрафы за нарушение регламента продажи маркированных товаров — если не пробивать маркировку, оштрафуют на 300 000 рублей и конфискуют товар.
Проверка может начаться по инициативе сотрудников налоговой службы или после жалобы покупателя. Например, если покупателю не выдали чек, он сообщает об этом в налоговую, и инспектор приходит с проверкой.
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Лимит остатка наличных денег в кассе индивидуальных предпринимателей
Поскольку Положение N 373-П распространяется и на индивидуальных предпринимателей (п. 1.1 Положения N 373-П), с 1 января 2012 г. они обязаны, как и компании, соблюдать порядок ведения кассовых операций, в т.ч. определять лимит остатка денежных средств в кассе и утверждать его своим приказом согласно нормам п. п. 1.2, 1.3 Положения N 373-П и Приложения к нему. В противном случае возможно наложение административного штрафа в размере от 4000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Но насколько это возможно, судите сами — ведь в ст. 15.1 КоАП РФ слова «индивидуальный предприниматель» пока не появились, соответствующие изменения не внесены. На отсутствие правовых оснований для привлечения индивидуальных предпринимателей к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ указал и Президиум ВАС РФ в Постановлении от 29.06.2010 N 1411/10, правда, это было до вступления в силу Положения N 373-П.
Следует также отметить, что в отличие от юридических лиц расчетный счет в банке для индивидуального предпринимателя не обязателен, поскольку он может ограничиться в своей деятельности только наличными расчетами. В действующем законодательстве нет положения об обязательности открытия расчетных счетов в банке индивидуальными предпринимателями. Также ни одним нормативным актом не установлена обязанность индивидуальных предпринимателей вносить платежи при осуществлении хозяйственных операций исключительно с расчетного счета. Поэтому открытие счета в банке — право, но не обязанность индивидуального предпринимателя. И Положение N 373-П не может обязать физическое лицо открывать счета в банках. Однако, для того чтобы полноценно осуществлять предпринимательскую деятельность, во многих случаях открытие своего расчетного счета представляется более удобным. В то же время при отсутствии расчетного счета от индивидуального предпринимателя никто не сможет требовать сдачи наличной выручки в банк и вводить лимит остатка наличных денежных средств в кассе (как это происходит с юридическими лицами), поскольку такое требование в данной ситуации противоречит гражданскому законодательству. В таких случаях, по мнению автора, индивидуальные предприниматели, не имеющие расчетного счета в банке, вправе не рассчитывать и не утверждать лимит наличных в приказе. Ведь сдавать сверхлимитную выручку некуда.
Тем не менее не исключено, что после вступления в силу Положения N 373-П и окончательной проработки всех процедурных вопросов ЦБ РФ сможет обязать индивидуальных предпринимателей без расчетных счетов вести кассу и сдавать сверхлимитный остаток наличных денег в банк.
Ведение кассовых операций
Кассовые операции теперь можно вести компаниям (индивидуальным предпринимателям) с применением программно-технических комплексов, в т.ч. оснащенных функцией приема наличных денег (п. 1.10 Положения N 373-П).
В документе подробно расписано, какие кассовые документы могут и должны оформляться на бумаге, а какие — с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (п. 2.5 Положения N 373-П), какие обязательно распечатывать, а какие — можно оставить в памяти компьютера, например книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (абз. 4 п. 2.5 Положения N 373-П).
Отдельно стоит остановиться на ведении кассовых операций индивидуальным предпринимателем.
Кассовые операции ведутся у индивидуального предпринимателя кассовым или иным работником, определенным им из числа своих работников (далее — кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии у индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Кассовые операции могут проводиться руководителем (п. 1.6 Положения N 373-П).
Положение N 373-П не делает разграничений для индивидуальных предпринимателей, не имеющих наемных работников, и тех, кто нанимает персонал. Поэтому проблемы с ведением кассовых операций возникают, когда у индивидуального предпринимателя нет кассовых и бухгалтерских работников, при этом сам индивидуальный предприниматель не является ни работником, ни руководителем.
Порядок ведения кассовых операций
Касса организации или ИП представляет собой наличные денежные средства, которые используются в коммерческой деятельности. Кроме того, под кассой также понимают подразделение, которое осуществляет операции с наличными, а также помещение, в котором данное подразделение расположено. Под кассовыми операциями понимают операции с наличными денежными средствами, а также учет этих средств.
Представители малого бизнеса вправе вести кассу в общем порядке, либо в упрощенном. Упрощенный порядок ведения кассы доступен также всем предпринимателям. Все остальные субъекты хозяйственной деятельности обязаны вести кассовые операции в общем порядке:
- Прием наличных денежных средств и оформление приходных кассовых ордеров (ПКО).
- Выдача наличных денежных средств и оформление расходных кассовых ордеров (РКО).
- Соблюдение установленного лимита при расчетах наличными деньгами.
- Заполнение кассовой книги.
Все сведения о движении наличных денег компании должны отражать в кассовой книге, которая заполняется на бланке КО-4. Это требование касается всех организаций, а предприниматели имеют право данную книгу не заполнять. Заполнять кассовую книгу может абсолютно любой сотрудник, в том числе и сам директор.
В кассовой книге фиксируют все поступления наличных по ПКО и их расходование по РКО. По завершении рабочего дня необходимо сверить сумму денег в кассе с данными кассовых документов и остатку, указанному в кассовой книге. Далее ставится подпись лица, ответственного за ведение кассовой книги. Такую же сверку после должен провести главный или обычный бухгалтер или сам руководитель. После этого он также должен поставить свою подпись. Контроль за ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера, а если его в компании нет, то на руководителя.
Как ООО и ИП обращаться с наличными в 2020 году.
Наличные деньги компании называют выручкой или кассой. Это деньги, которые поступили от коммерческой деятельности фирмы и расходуются на закупки, зарплаты, а в случае с ИП и на личные нужды предпринимателя. Но с такими деньгами нельзя обращаться как попало.
Порядок обращения с кассой компании, то есть порядок ведения кассовых операций, утвержден в Указании Банка России № 3210-У. В нем прописано требование об установке кассового лимита и определены правила, по которым ИП или ООО фиксирует кассовые операции.
Для кредитных организаций актуально положение о порядке ведения кассовых операций — Положение Банка России № 630-П.
Кассовые операции ведет работник, которого назначает руководитель компании. Такую обязанность может взять на себя и сам предприниматель или руководитель фирмы. Тогда кассовые документы будут действительны только с его подписью.
Ответственный за наличные компании составляет первичные кассовые документы при движении денег в кассе. Основные документы — это приходные и расходные кассовые ордера. Первые заполняют при пополнении кассы деньгами, вторые — при выдаче денег.
Большинство кассовых документов ИП оформляют по желанию, тогда как для ООО порядок кассовых операций строже. За нарушение порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации организациям грозит штраф до 50 000, а должностным лицам — до 5 000 рублей по ст. 15.1 КоАП РФ.
Что представляет собой кассовый чек (и альтернативные ему документы)
Выше мы отметили, что один из основополагающих нормативных актов в области регулирования кассовых операций — Закон № 54-ФЗ, до 1 июля 2018 года действует в 2 редакциях.
Стоит отметить, что в старой редакции Закона № 54-ФЗ понятие «кассовый чек» практически не раскрывается (хотя и активно используется). По существу кассовый чек в контексте данного источника права — это первичный документ, распечатываемый на фискальном регистраторе с ЭКЛЗ (либо на уровне аналогичного по функциям технологического модуля кассового аппарата) и включающий все необходимые реквизиты для идентификации платежа, совершенного клиентом при расчете за товар или услугу.
В соответствии с рассматриваемой редакцией Закона № 54-ФЗ выдавать покупателям кассовые чеки обязаны все торговые предприятия, кроме:
- работающих по ЕНВД и ПСН;
- оказывающих услуги гражданам;
- указанных в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в старой редакции.
При этом, фирмы, которые работают по ЕНВД и ПСН, по требованию покупателя обязаны оформить на него товарный чек по установленной форме, а те, которые оказывают услуги — в любом случае выдать клиенту бланк строгой отчетности.
Выше мы отметили, что нормы старой версии Закона № 54-ФЗ подлежат лишь частичному применению. Это означает, что фирмы, не попадающие под указанные исключения, и обязанные применять ККТ, должны работать по новой редакции данного нормативного акта (то есть, использовать онлайн-кассы). И только в том случае, если хозяйствующий субъект претендует на исключения, по которым ККТ может не применяться, его работа в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ будет возможна.
Как соблюдать кассовую дисциплину
- Выписывать приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) на каждые поступление или расход наличных денег.
ПКО оформляется, когда вы получаете наличные. Например, в конце дня кассир магазина сдаёт выручку и нужно создать ПКО на общую сумму.
РКО оформляется, когда деньги берут из кассы. Например, вы отправляете сотрудника купить бумагу для принтера. Выдаёте ему 1 000 рублей и на эту сумму выписываете РКО. - Вести кассовую книгу. На каждый ПКО и РКО нужно вносить запись в кассовую книгу. В те дни, когда деньги не поступали и не расходовались, кассовую книгу не заполняйте. В Эльбе автоматически формируются ПКО и РКО и заполняется кассовая книга.