Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Вычет НДС и ошибки в товарно-транспортной накладной». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку это учетный документ, то следует соблюдать нормы его оформления. Он в обязательном порядке будет задействован в бухучете, если удостоверяет реальный факт хозяйственной жизни предприятия. Нельзя недописать информацию в нужных ячейках, делать простые помарки поверх готового варианта, неточно представлять здесь информацию и пр. Исправления должны заверяться с простановкой даты их внесения. Ответственные лица расписываются и оставляют здесь свои Ф.И.О. Первичную документацию разрешено составлять на бумажном носителе или хранить в виде электронного экземпляра. Но поскольку здесь идет речь о сопроводительном документе, то он делается исключительно в бумажной версии. Его предстоит доставить по условленным адресам и собрать подписи.
Порядок, правила заполнения ТТН и образец
Для опытных специалистов ее составление не составляет труда, поскольку бланк со значениями готов к оформлению. Нужно лишь знать, что и куда вписывать.
Пошаговый инструктаж:
- Сначала документу присваиваем № и указываем его (используя внутреннюю нумерацию, принятую на предприятии), проставляем дату.
- В строчку «грузоотправитель» пишем информацию о компании, отправляющей ТМЦ (с полным названием, геолокацией и работающим телефоном).
- По аналогии прописываем сведения об адресанте в пункте «грузополучатель».
- Там, где стоит слово «плательщик», надо вписать фирму, оплачивающую услуги по перевозке.
- Рядом со всеми сторонами сделки надо написать верные коды ОКПО.
Выше упоминалось понятие ТОРГ-12. Это форма Т-накладной (а именно «товарная»). Она стандартизирована на государственном уровне. Здесь также присутствуют столбцы и строчки со значением, которые следует заполнить. Предоставляется частная информация об участниках и используется общероссийская кодировка.
ТТ-накладная оформляется, если для доставки привлекается транспорт (с его полным описанием), а с вышеупомянутой можно обойтись и без него. Первую разрешено использовать при совершении продаж и при простом перемещении груза. А вторая требуется исключительно при наличии товарно-денежных отношений. Она более обширна и включает много сведений (в т.ч. условия совершения сделки, количество ТМЦ, стоимость, НДС).
Кроме того, существует другое понятие ТН («транспортная»). Предназначена для автогрузовой перевозки.
Основное назначение бланка ТТН — в документальном закреплении процесса грузоперевозки. В неё вносится информация об отправленном грузе и используемом для этого транспортном средстве. ТТН подтверждает, что товар везётся на законных основаниях транспортом продавца или нанятого сторонами перевозчика.
Товарно-транспортную накладную нельзя использовать в качестве первичного документа в бухгалтерском учёте, для этого используют другой документ — транспортную накладную (ТРН).
Оформление ТТН может понадобиться в двух случаях:
- когда товар перевозится грузоотправителем и доставка оплачивается отдельно;
- когда товар перевозится транспортной компанией.
Кто выписывает накладную
По умолчанию товарно-транспортные накладные выписывает грузоотправитель (продавец продукции или товара). Но если нанимается перевозчик, сделать это может тот, кто его привлекает — продавец или покупатель.
Особые случаи перевозок
В некоторые случаях необходимые особые документы на перевозку грузов автомобильным транспортом. К ним относятся следующие официальные бумаги:
- Удостоверение, подтверждающее право компании перевозить крупногабаритные или опасные грузы.
- Свидетельство, указывающие на подготовительный процесс водителя к осуществлению работы по перевозке опасных грузов. В нем совокупный водительский стаж должен превышать три года без прерывания данной трудовой деятельности. Если у водителя нет соответствующего опыта, собранные и оформленные документы по перевозке грузов не имеют значения.
- Сертификат, подтверждающий безопасность и качественные характеристики упаковки груза.
- Специальный опознавательный знак об опасном грузе.
- Свидетельство, подтверждающее подготовку транспортного средства к осуществлению перевозки опасных грузов.
- Предварительно созданный маршрутный лист с периодом разрешения транспортировки.
- Телефонные номера и адреса всех лиц, касающихся перевозки данных представляющих опасность грузов.
- Специально разработанный путевой лист, в котором обозначен номер опасности груза в соответствии со стандартами ООН.
Товарно-транспортная накладная использовалась задолго до внедрения в оборот товарной накладной. Один документ дополняет другой, в то же время каждый является самостоятельной бумагой.
Товарно — транспортная накладная:
- Составляется для контроля процесса товародвижения между производителем и получателем.
- При наличии ТТН законность транспортировки не вызывает сомнений у сотрудников дорожной службы.
- ТТН — основа для оплаты услуг перевозки.
- Документ содержит сведения о перевозимом товаре (товарный раздел) и информацию о транспортировочном процессе (транспортный раздел). В случае возникновения изменений, коррективы вносятся перевозчиком.
- Составляется в обязательном порядке в четырех экземплярах, чтобы обеспечить контроль проведения списания, оприходования и расчетов с поставщиком.
Транспортная накладная:
- Гарантирует легальность перевозки.
- ТН — основание для составления договора.
- Существует только транспортный раздел, в который вносятся сведения как обо всех участниках соглашения, так и о товаре и этапах поездки.
- Не содержит информации о сторонах соглашения, только сведения о компании — перевозчике.
- Отсутствуют платежные реквизиты плательщика (номер счета, адрес, полное наименование организации).
- Прописываются критерии грузоотправителя к: автомобилю, таре, условиям перевозки, температурному режиму, типу упаковки, а также к состоянию, в котором должен прибыть груз к покупателю.
- Присутствуют данные об используемой таре, количеству грузовых мест, габаритах товара и маркировке.
- Является гарантом оплаты, в случае правильного заполнения.
- Подчеркивает, что произведены затраты на автомобильную перевозку.
- Не может служить основанием для оприходования и/или списания товарно-материальных ценностей, так как не содержит информации о стоимости товара в единичном экземпляре и общем объеме.
- Составляется в трех экземплярах — перевозчику, отправителю и получателю В случаях, когда поставщик и перевозчик — одно лицо, все равно при получении отдается два экземпляра.
Порядок заполнения по разделам
Бланк состоит из 17 разделов:
1. Указываются данные о грузоотправителе: наименование, адрес, банковские реквизиты, полное наименование, адрес места нахождения, номер телефона.
2. Указываются те же данные, но о грузополучателе (повторим: наименование, адрес, банковские реквизиты, полное наименование, адрес места нахождения, номер телефона — см. образец).
3. Фиксируется наименование отправляемого груза, его состояние и другая необходимая информация о грузе, количество мест и масса нетто или брутто, размеры.
4. Указываются сопроводительные документы на груз. Это могут быть товарораспорядительные документы, различные сертификаты, паспорта, удостоверения, разрешения и т.п. Напрмер, как показано на образце, товарная накладная и паспорта качества.
5. При необходимости вписываются особые требования к грузоперевозке: параметры транспортного средства, сведения о запорно-пломбировочных устройствах, объявленная стоимость (ценность) груза, необходимая температура, объем и т.п.
6. Сведения о приеме груза к погрузке (адрес, дата, время, масса, количество, фактическое состояние — см. образец). Ставятся подписи водителя и грузоотправителя с расшифровкой подписи и указанием должности.
7. Сведения о сдаче груза к выгрузке (адрес, дата, время, масса, количество, фактическое состояние). Ставятся подписи водителя и грузополучателя с расшифровкой подписи и указанием должности.
8. Условия перевозки. Вносят или выбирают из представленных, особые условия перевозки или временного складского хранения, сведения о предусмотренных договором перевозки штрафных санкциях.
9. Указывается информация о принятии заказа (заявки) к исполнению.
10. Вносятся данные о перевозчике: наименование и адрес места нахождения, номер телефона, ФИО и номер телефона водителя.
11. Вносится информация о транспортном средстве: количество, тип, марка, грузоподъемность, регистрационные номера.
12. Заполняются перевозчиком данные о фактическом состоянии груза, упаковке при его загрузке и при отгрузке, возможных изменениях условий перевозки при движении.
13. Прочие условия указываются при необходимости: при перевозке опасных, температурных, негабаритных грузов; фиксируется режим труда и отдыха водителя в пути следования.
14. Заполняется, если изменилось место доставки груза.
15. Отражается стоимость услуг грузоперевозки, порядок расчета и размер провозной платы, расходы перевозчика, предъявляемые грузоотправителю. Также указывается полное наименование организации плательщика (грузоотправителя), адрес, банковские реквизиты организации плательщика (грузоотправителя).
16. Проставляется дата составления, подписи сторон (грузоотправителя и перевозчика).
17. Сюда можно вписать нарушения при осуществлении грузоперевозки и претензии со стороны грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика.
Форма товарно-транспортной накладной
В Постановлении Госкомстата России от 28. 1997 N 78 описан порядок применения и заполнения ТТН и утверждена сама форма.
Накладная 1-Т оформляется отдельно по каждому грузополучателю и на каждую партию товара, с обязательным заполнением всех реквизитов. Выписывается в четырех экземплярах (грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику два экземпляра) или в трех экземплярах для грузов нетоварного характера.
ТТН служит основанием для:
- списания товара у грузоотправителя;
- оприходования товара у получателя груза;
- расчетов с грузоперевозчиками;
- учета транспортной работы и начисления зарплаты водителю.
Форма 1-Т необходима водителю для подтверждения правомерности перевозки груза перед контролирующими органами и должна быть приложена к путевому листу.
Как заполнить грузоотправителю
Грузоотправителем может быть продавец, покупатель или экспедитор. Например, если покупатель нанял перевозчика, чтобы самовывозом забрать товар со склада продавца, то покупатель будет и грузоотправителем, и грузополучателем.
Грузоотправитель заполняет шапку накладной: дату, номер документа, номер экземпляра (документ составляется в количестве трех-четырех штук, каждый экземпляр имеет свой номер), дату и номер заявки. Дополнительно он оформляет разделы 1–5, 8, 11 и 12. Если нужно, заполняется раздел 6 «Перевозчик».
Раздел 1 «Грузоотправитель». Укажите ФИО физлица или наименование организации, ИНН, адрес, телефон. При наличии договора транспортной экспедиции в качестве грузоотправителя указывается:
- Экспедитор, если он принял груз во владение. Одновременно проставляется отметка «Является экспедитором».
- Заказчик услуг по перевозке (грузовладелец), если экспедитор не принимал груз во владение, в том числе если заказчик перевозки сам погрузил товар.
Если грузоотправителем выступает экспедитор, то заполняется Раздел 1а.
Раздел 2 «Грузополучатель». Заполните аналогично первому разделу, но данными получателя груза. Дополнительно укажите адрес доставки.
Что такое накладная ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ-12 — первичный документ учета отпуска ТМЦ. Форма и методические указания разработаны Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132 “ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ”. Хоть документ и принят на государственном уровне, его применения носит рекомендательный характер. Такую поправку приняли 1 января 2013 года. До этого времени использование унифицированной формы было обязательным к применению.
Сейчас предприниматели не обязаны применять установленную форму и могут разрабатывать собственные. Однако на практике так никто не делает. Зачем изобретать велосипед, если все давно придумали за вас? К тому же, форма в целом удобна и содержит все данные, нужные для учета.
ТТН заполняет организация-перевозчик
Оставшиеся два экземпляра, заверенные подписями и печатями отправителя и получателя груза, водитель сдает в бухгалтерию автотранспортного предприятия. Сначала бухгалтер указывает в ТТН:
- в заголовочной части — «Код заказчика», «Маршрут N», гаражные номера прицепов, «Вид перевозки» (от него зависит тариф — сдельный, повременный, покилометровый и т.д.);
- в транспортом разделе в таблице «Сведения о грузе» — код и класс товара.
Далее бухгалтер в таблице «Прочие сведения» приводит данные, исходя из которых можно рассчитать стоимость транспортных услуг:
- в графах 20 — 24 — расстояние, в том числе по группам дорог;
- в графе 25 — код экспедирования груза;
- в графах 26 и 27 — суммы, начисленные за транспортные услуги, а также причитающиеся водителю;
- в графе 28 — штраф за неправильно оформленные документы;
- в графах 29 и 30 — поправочные коэффициенты, установленные для зарплаты водителя и расценок самой фирмы;
- в графах 31 и 32 — время простоя ради погрузки и разгрузки.
В поле «Таксировка» бухгалтер рассчитывает стоимость транспортных услуг и зарплату водителя. Расчет удостоверяется подписью.
Оформление по пунктам и действующие правила для заполнения товарно-транспортной накладной ТТН, приводим для этого образец
Делать ее будет та фирма, которая отправляет поставку и снимает с остатков. Они заключают договор с организацией, которая будет заниматься непосредственно транспортировкой, либо выполняет функцию доставщика сама.
Заполнять нужно форму, которую утвердил Госкомстат, соблюдая стандарты. Не должно оставаться пустых полей. Если есть какая-то строчка, которую нечем заполнить, то внутри необходимо проставить прочерки.
Кроме того, нельзя допускать ошибок или неточностей. Недопустимы неверные сведения в любом месте бланка.
Если информации мало, то к нему могут прикреплять дополнительные документы:
- сертификаты;
- свидетельства;
- ветпаспорта;
- соглашения или договоры, если они относятся к продукции.
Инструкция, как правильно писать
В первую очередь следует обозначить номер в корректной форме для товарно-транспортной накладной для выполнения перевозки груза. Он зависит от внутреннего учета компании, нельзя пропускать порядковые цифры. Если предыдущая ТТН имела №332, то следующая не может быть 58.
Далее обязательно проставляется дата, в которую составляется бумага. После этого в строку, где требуются реквизиты грузоотправителя, стоит указать данные об организации. Это наименование, телефон и фактический адрес, по которому находится фирма.
Следом за этим также прописывают получателя. Важно не забыть про реквизиты, вписать то предприятие, которое будет принимать на учет продукцию.
Далее – плательщик. Это не всегда тот, кто будет принимать в свои складские помещения купленные изделия. Это то юридическое лицо, которое оплачивает счета. Например, если одна компания заказывает для своего дочернего филиала или партнера какой-то товар, то в графах будут стоять разные реквизиты. Если заказывает для себя, то поля будут идентичными.
Рядом с каждой фирмой прописывается код ОКПО.
А теперь давайте разберем подробнее, как правильно заполнить товаро-транспортную накладную, распишем каждый пункт в ТТН, укажем порядок заполнения и приведем пример образец оформления.
Чтобы весь процесс был несложным и не противоречил законодательству, рекомендуется просто следовать советам.
Как составляют товарную накладную
Накладная заполняется в двух (если ТТН, то в трех) экземплярах. Для продавца она служит основанием для списания ТМЦ, для покупателя — для их оприходования, для перевозчика это свидетельство выполнения его работы. Глава компании может передать право подписи другим работникам. Тогда он утверждает список уполномоченных лиц, оформляет на них доверенность или приказ.
Товарную накладную со стороны поставщика подписывают:
- директор — в графе «Отпуск груза разрешил»;
- главбух — в соответствующей графе;
- работник, реально отгрузивший со склада ТМЦ — в графе «Отпуск груза произвел»;
- другие работники, наделенные правом подписи и имеющие доверенность.
Руководитель, доверяя человеку отправление ТМЦ, заверяет это документально. На уполномоченного должен быть оформлен приказ или доверенность. Например, если торговля транзитная, то за отпуск груза в накладной подписывается человек, работающий у продавца. Документ подписывают в день, когда произошла отгрузка.
Со стороны покупателя на накладную подписи ставятся аналогичным образом. Уполномоченные обязаны указать свои фамилии с инициалами и должности. Работники сторон могут расписаться и поставить фамилию в графе о принятии груза, если у них есть доверенность. Подпись ставится после принятия товара.
Как заполняется товарная накладная
В строке грузоотправителя указывают наименование компании (разрешается полное или краткое), юр. адрес, номера телефонов, расчетный счет и БИК. Напротив графы ОКПО ставят вид деятельности из классификатора предприятий. Строки для грузополучателя заполняются аналогичным образом.
Необходимо указать единицы измерения (например, кг), вид упаковки (например, ящик), массу брутто (вес товара), массу нетто (вес вместе с тарой). Затем написать общую сумму и общую стоимость всего товара. Нужно просто писать все, что просит ваша накладная.
Согласно требованиям МНС, дата заполнения должна совпадать с датой отгрузки. Данные в накладной должны соответствовать с данными, указанными в счет-фактуре. Если есть ошибка, ее можно исправить, но нужно указать при этом дату и поставить подпись. Можно дополнить этот документ, но упростить нельзя.
Кроме бумажного варианта, с успехом практикуется электронный, под ним ставится квалифицированная подпись. Должны быть два файла, один из которых отправляется по почте второй стороне. Обе накладные заполняются и подписываются электронными подписями. Преимущества такого документа неоспоримы: он не помнется и навсегда останется в доступе.
Закон разрешает использовать универсальный передаточный документ (УПД), который может заменить два: счет-фактуру и товарную накладную. Можно также сделать свой вариант, в котором добавить в счет-фактуру графы, аналогичные тем, что уже есть в документе. В «Статус» нужно поставить цифру 1.
Порядок хранения и учета любых накладных утверждается руководителем организации. Главное — чтобы на складе был товарный отчет с данными о себестоимости и отгрузке продукции. Все документы бухгалтерского и налогового учета должны находиться в специальной папке и быть готовы к проверке..
На первичных документах основаны бухгалтерские операции любой компании, поэтому нарушения в оформлении этих бумаг могут привести к налоговым санкциям, штрафам, пеням и так далее. Поэтому желательно всю первичку хранить в течение пяти лет со времени ее применения.