Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «У гостя в номере не работает кондиционер действия администратора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Смоделируем ситуацию, чтобы понять, как правильно ответить на жалобу. Допустим, молодая семья собрала все документы в Службу социальной защиты населения для получения детского пособия. После этого никаких «известий» от госоргана не поступило. Тогда молодая мама решила сама узнать о причинах «молчания».
Как правильно написать ответ на жалобу (образец)
Что касается реагирования администрации, то, по закону, срок рассмотрения жалобы составляет два дня. В течение пяти дней должны быть предприняты меры по устранению недостатков (профилактическая беседа с сотрудниками, замена товаров и т. д.). Если заявитель оставил свой адрес или телефон, то в течение пяти дней его также должны известить — либо письменно, либо по телефону.
В случае дефицита времени, необходимого для устранения недостатков либо для объективного «внутреннего» разбирательства, администрация предприятия имеет право продлить этот период до 15 дней, сообщив при этом заявителю. Но сроки ответа на жалобу очень часто не соблюдаются.
Составление ответов на жалобы от разгневанного потребителя сложно назвать приятным делом, поскольку в основе большинства из них лежит эмоциональная составляющая.
Сроки ответа на жалобы
Письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее пятнадцати дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, — не позднее одного месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.
Стоит отметить, что в сравнении с ранее действующим Законом об обращениях граждан и юридических лиц, в настоящей версии отправлять письменное уведомление гражданину о том, что срок рассмотрения обращения продлен с 15 до 30 дней, не нужно. Данное уведомление необходимо отправлять лишь в случае превышения срока в 30 дней, если для решения вопросов из обращения вам необходимо дополнительное время (но не более месяца) на выполнение работ или оказание услуг.
В общем случае, как было сказано выше, ответ на жалобное письмо должен поступить в течение 1 месяца со дня получения бумаги. Однако при ряде серьёзных обстоятельств данный период времени может быть сдвинут как в сторону уменьшения, так и увеличения, в частности:
- Если по данной претензии требуется проведение каких-либо исследований или экспертиз, без которых обоснованный ответ дать невозможно. Однако в таком случае получатель жалобы обязан уведомить оппонента о проводимых мероприятиях до истечения 30-дневного срока.
- В случае, если ответственный за реакцию на обжалование находится на лечении и не может это сделать физически.
- Когда ответчик находится в служебной поездке в ином субъекте федерации или за границей, на что имеются соответствующие доказательства.
Официальная письменная жалоба клиента
Должностному лицу, которому направлена претензия для рассмотрения, необходимо обязательно ответить письменно в установленные законом сроки ответа на жалобу.
Грамотно составленный с юридической точки зрения ответ поможет в будущем при необходимости защитить интересы адресата претензии.
Итак, первыми действиями получателя жалобы должны стать:
- Принятие и регистрация: указание даты получения, ФИО, должности лица ее получившего. Далее следует отдать жалующемуся клиенту копию самой претензии, на которой предварительно сделать отметку о приеме. Здесь нужно обратить внимание на то, что заявитель может решить отправить жалобу, используя заказное письмо с уведомлением о получении.
- В ходе составления ответа на претензию необходимо подготовить письменные доказательства, которые при необходимости помогут в отстаивании позиции получателя жалобы. К тому же, необходимо постараться восстановить хронологический порядок событий, которые упомянуты в жалобе. Не нужно забывать, что данный ответ может быть использован при решении проблемы через суд в виде доказательства позиции получателя претензии. Необходимо постараться «разойтись» с недовольным клиентом мирным путем, возможно, предложить какую-либо компенсацию. Если же вопрос решить без суда не получится, то данная позиция ответчика окажет положительное влияние на решение суда.
- Ответ на жалобу должен содержать всю необходимую информацию для этого документа: наименование компании/магазина, данные о регистрации, адреса отправителя претензии, а также ее получателя.
- В ответе нужно указать суть жалобы. Если полученная претензия была частично или полностью удовлетворена, необходимо указать точную сумму компенсации, способ и срок возмещения.
- В случае когда получатель жалобы отказал в ее удовлетворении, необходимо указать причины отказа со ссылками на конкретные правовые документы и статьи закона. Также необходимо указать все документы, прилагаемые к ответу на письменную претензию.
Успешность дальнейшего сотрудничества компании или магазина с тем или иным жалующимся клиентом напрямую зависит от того, каковой оказалась реакция на его жалобу.
Для соответственного настроя на написание правильных ответов, которые помогут не только сохранить клиентов, но и привлечь новых, можно ознакомиться с довольно интересной статистикой, представленной в таблице.
Давать ответ на жалобу клиента, который написал ее не в книге отзывов, а прислал письменным заявлением по юридическому адресу, необходимо с учетом следующих особенностей:
- Как правило, официальное обращение подается с целью «досудебного урегулирования». Оно говорит о «серьезном» настрое заявителя.
- Сроки ответа на жалобу отличаются от «книжной» претензии. Составляют 10 дней с момента получения.
Ответ на жалобу гостя в отеле на неработающий кондиционер в номере
Приходим утром на завтрак (он входил в стоимость номера), только накрыли поляну, приходит управляющий (да, отелю с ним очень «повезло»), спрашивает наш номер и громко начинает нам говорить ( так, что бы слышали все), что мы не имели права завтракать, ибо завтрак у нас не включен и мы должны заплатить. Достала бронь, показала. Дяденька сказал: «Сейчас выясню», — и ушел к себе. Минут 10 мы тупо стояли и ждали . Потом не выдержали и пошли к нему сами. В результате управляющий увидел нас, буркнул: «Ешьте, я ошибся», — и все.. Ни извинений, ничего. Понятно, что я никому никогда этот отель не порекомендую и в отзыве все описала.
Ну тут я частично согласна, если кровать при любом движении скрипит, как раненный слон, а дверцы шкафа отваливаются, то в адрес хозяина отеля летит много недобрых слов. А если мебель не особо новая, но нормальная, тогда и повода для претензий не вижу.
Когда можно не отвечать
Чаще всего, если компания или государственное учреждение получает претензию от заявителя, согласно Гражданскому кодексу он должен получить ответ в срок до тридцати дней. Именно такой временной отрезок предоставляется противоположной стороне на обоснование своих незаконных действий и исправление сложившейся ситуации, ведь в случае игнорирования могут последовать негативные последствия.
Однако в нормативных актах есть разъяснения, когда ответ на претензию посылать не нужно, в частности в следующих ситуациях:
- Когда переданный документ является анонимным, в нем нет каких-либо личных сведений об авторе, а Гражданский кодекс четко дает понять, что такие акты подлежат отклонению;
- Если, кроме указания ФИО и другой личной информации заявителя, в обращении нет личной подписи;
- Жалоба составлена по правилам, но включает в себя какие-то нецензурные выражения или прямые угрозы, либо сам по себе текст создан безграмотным языком, что недопустимо для официального стиля.
О правах потребителя в сфере оказания гостиничных услуг
Кроме того, исполнитель (управляющая компания гостиницы)обязансвоевременно предоставлять потребителюнеобходимую и достоверную информацию о своих услугах, так как она влияет на выбор клиента.
Эти сведения должны быть в письменном виде представлены в том помещении, где оформляется проживание клиентов в отеле. Они должны в обязательном порядке включать в себя:
· «Правила Предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации», утверждённые Постановлением Правительства от 25.04.1997 № 490;
· сведения об исполнителе и номер его контактного телефона;
· свидетельство о присвоении гостинице соответствующей категории («звездность»), если таковая присваивалась;
· сведения о том, что услуги соответствуют установленным требованиям (номер сертификата соответствия, срок его действия, наименование выдавшего ее органа, либо регистрационный номер декларации о соответствии, срок ее действия, наименования принявшего декларацию исполнителя и зарегистрировавшего ее органа);
· если этот вид деятельности подлежит лицензированию, то исполнителю необходимо указать номер лицензии, срок ее действия, а также сведения о выдавшем лицензию органе;
· извлечения из государственного стандарта, устанавливающего требования к качеству гостиничных услуг;
· стоимость размещения в гостинице в рублях;
· перечень услуг, входящих в стоимость размещения;
· перечень и цена дополнительных услуг, которые оказываются за отдельную плату;
· форма и порядок оплаты услуг;
· предельный срок проживания в гостинице (если он установлен);
· перечень категорий граждан, которые имеют право на получение льгот, а также перечень этих льгот;
· порядок проживания в гостинице;
· сведения о работе размещенных в гостинице предприятий общественного питания, торговли, связи, бытового обслуживания и др.;
· сведения об органе по защите прав потребителей при местной администрации (если таковой имеется), куда клиент может обратиться с жалобой;
· сведения о вышестоящей организации.
Также в каждом номере должны быть информация о порядке проживания в гостинице, правила противопожарной безопасности и правила пользования электробытовыми приборами. Все вышеперечисленные сведения должны быть написаны на русском языке. Допускается также размещение информации на государственных языках субъектов РФ.
Порядок оформления в гостинице
Если Вы оформляетесь в гостинице, Вам должна быть выдана квитанция (талон), который будет подтверждать заключение договора между Вами и заведением.
На этом документе должны присутствовать следующие сведения:
· наименование исполнителя (для ИП – Ф.И.О., сведения о государственной регистрации);
· сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
· стоимость проживания в номере (цена места);
· другие необходимые данные.
Внимание! Исполнитель не имеет права предоставлять Вам дополнительные услуги без Вашего согласия и, соответственно, требовать за них плату. При этом клиент может отказаться от оплаты этих услуг, а если они уже были оплачены – потребовать возврата уплаченной суммы.
Без дополнительной платы клиентам гостиницы должны предоставляться следующие услуги:
— вызов скорой помощи;
— пользование медицинской аптечкой;
— доставка в номер корреспонденции;
— предоставление кипятка, иголок, ниток, одного комплекта посуды и столовых приборов;
— также персонал гостиницы может разбудить гостя в определенное время.
Порядок оплаты гостиничных услуг
Стоимость проживания в номере (цена места), перечень предоставляемых клиенту услуг, форма оплаты за проживание устанавливаются руководством гостиницы. При этом оно может ввести как посуточную, так и почасовую оплату за проживание.
Плата за проживание в гостинице взимается с момента наступления так называемого единого расчетного часа – обычно
с 12.00 по местному времени. Правда, исполнитель с учетом местных особенностей может изменить время единого расчетного часа.
При размещении до расчетного часа (с 0.00 до 12.00) плата за проживание не взимается.
Если клиент задержался в гостинице позже расчетного часа, то порядок оплаты проживания за дополнительные часы таков:
· если задержка составила не более шести часов, то оплата начисляется за каждый дополнительный час;
· если клиент дополнительно прожил от шести до 12 часов, ему придется заплатить за половину суток;
· в случае если гость остался на время от 12 часов до целых суток, то ему необходимо будет заплатить за полные сутки.
Порядок бронирования номера в гостинице
Порядок бронирования мест в гостинице может быть разным – это зависит от того, какой порядок установлен именно в этом отеле.
Бронирование осуществляется путем заключения письменного договора, по телефону, по почте и с помощью других средств связи. Главное, чтобы можно было установить, что заявка исходит от конкретного человека.
Если гость опоздал к моменту, когда начала действовать бронь, то с него взимается плата за простой номера. Если опоздание составило больше суток, то бронь аннулируется.
Потребитель может отказаться оплачивать бронь. В этом случае он оформляется в гостинице в порядке общей очереди.
Обязанности исполнителя:
· Материально-техническое обеспечение гостиницы, перечень и качество предоставляемых услуг должны соответствовать требованиям присвоенной ей категории («звездности»).
· Исполнитель должен обеспечить круглосуточное оформление потребителей, прибывающих и убывающих из гостиницы.
· Исполнитель обязан обеспечить своих гостей возможностью без очереди обслуживаться в кафе, ресторанах, организациях связи и бытовых услуг на территории отеля.
· Исполнитель обязан предоставлять льготы гражданам, которые имеют на них право.
· Исполнитель несет ответственность за вред, нанесенный жизни и здоровью потребителя.
· Исполнитель отвечает за сохранность вещей потребителя. Если сотрудники гостиницы обнаружили забытые вещи, они обязаны немедленно уведомить об этом их владельца.
Обязанности потребителя
· Потребитель обязан оплатить оказанную исполнителем услугу.
· Потребитель обязан соблюдать установленный потребителем порядок проживания и противопожарной безопасности.
· В случае утраты или повреждения имущества гостиницы, потребитель должен возместить ей ущерб.
· Потребитель также несет ответственность за иные нарушения порядка проживания в гостинице.
Порядок расторжения договора
Потребитель вправе расторгнуть договор с отелем в любое время. Но предварительно он должен заплатить исполнителю за уже оказанные ему услуги.
При расторжении потребителем договора на бронирование места в гостинице исполнитель не вправе требовать возмещения своих затрат, платы за оказанную услугу, за исключением случая, если потребитель ей воспользовался.
Права потребителя при обнаружении недостатков
Недостаток услуги –это ее несоответствие предусмотренным законом требованиям, а также условиям договора. Также считается, что услуга обладает недостатком, если она не соответствует целям, для которых обычно используется или целям, которые потребитель поставил перед исполнителем при заключении с ним договора.
Если потребитель считает, что в предоставленной ему услуге есть недостатки, он вправе по своему выбору потребовать:
Исполнитель должен устранить недостатки услуги в течение часа с момента предъявления потребителем соответствующего требования.
Если же исполнитель обнаруженные недостатки в установленный срок не устранил, а также, если он отступает от условий договора или эти недостатки существенны, клиент может расторгнуть договор и потребовать полного возмещения убытков.
Если потребитель потребовал уменьшить цену услуги, либо возместить ему убытки, причиненные расторжением договора, требование подлежит удовлетворению в течение 10 дней.
Даже в том случае, если исполнитель недостатки устранил, он все равно не освобождается от уплаты неустойки.
Как отвечать «провокаторам»?
Некоторые граждане часто злоупотребляют своим правом и пытаются самоутвердиться за счет персонала заведения. Они, как правило, пишут негативные отзывы по любой причине, а порой и без оной.
Предположим ситуацию. В интернет-кафе зашла женщина. Она просит помочь администратора отправить письмо, найти информацию и далее по списку на полчаса. Сотруднику приходится выйти из-за кассы и помочь даме. В результате «вместо спасибо» она берет книгу отзывов и «строчит» целую страницу негативной информации. Ей «нахамили, нагрубили, плохо обслужили» и т. д. Через неделю женщина приходит вновь, чтобы проверить, не исчезла ли ее запись, и снова оставляет негативный отзыв на полстраницы. Сотрудники в недоумении, владелец тоже. Что скажут проверяющие сотрудники Роспотребнадзора?
Ответ на жалобу: пример
Если вы получили от клиента письменное обращение и уверены в своей правоте, то необходимо максимально аргументировано дать ответ. В таких ответах желательно как можно подробнее изложить законодательную базу правомерного отказа, но в абсолютно доверительных тонах.
Как лучше всего составить (в этом случае именно составить, а не написать) ответ на жалобу? Пример приведем ниже:
«Уважаемая (-ый) Ф.И.О., нам искренне жаль, что вы оказались в подобной ситуации. Мы на вашей стороне и искренне хотим вам помочь. Но ситуация такова, что мы не можем этого сделать с точки зрения законодательства. Наши действия будут нарушать следующие нормативно-правовые акты: (перечисляем). Примите наши искренние извинения. Надеемся увидеть в нашем магазине вас снова. Всего вам самого наилучшего! С уважением, администрация (название организации)».
Права гражданина и гарантия безопасности
Список прав, которые необходимо в обязательном порядке соблюдать, отражен в федеральных законах.
Лицо может:
- знакомиться с материалами, касающимися рассмотрения обращения по вопросам трудоустройства или иных сфер, если подобное действие не затрагивает права и интересы других лиц;
- получать ответы на заявки по существу;
- предоставлять дополнительные доказательства своей правоты и истребовать необходимые документы;
- обжаловать неправомерные решения;
- направлять документы с просьбой о прекращении рассмотрения обращения.
Как отправить ответ на претензию
По закону выполнить действия необходимо в той же форме, в которой была получена сама жалобу, если иное не было отражено в ее тексте. Так, если была представлена письменная претензия, ответ оформляется в аналогичной форме, даже если присутствует номер телефона для оперативной связи. Документы, полученные через интернет, рассматриваются, после чего оформляется ответ в электронной форме. Если получено устное заявление от пациента или покупателя, на него также нужно ответить устно. Коллективная претензия не требует дачи ответа каждому отдельному заявителю, а только лицу, чьи контактные данные указаны в верхней стороне листа. Альтернативой выступает личная подача. Аналогичные правила действуют во всех других ситуациях. Когда ответ передается непосредственно в руки, подпись ставится в особом журнале организации.
Сделайте ответ понятными, а его тон – дружелюбным
Составитель пособия отмечает, что критериями качественного ответа на обращения для граждан являются его скорость и точность, а также дружелюбие сотрудника. Если игнорировать эти требования, то среди получателей писем УО появится недовольство, а следом – повторные обращения в компанию, а также в надзорные органы и общение с сотрудниками компании на повышенных тонах.
Поменяйте порядок: вместо «на основании ч.ч. 2, 3 ст. 47.1 ЖК РФ. » напишите сначала «Место и дата проведения собрания в протоколе должны соответствовать аналогичным сведениям в уведомлении об ОСС» и лишь затем добавьте ссылку на законодательство, например, в скобках.
Стройте предложения по схеме:
Кто действует + что делает + при каких обстоятельствах
Обстоятельства + кто действует + что делает
Отглагольные существительные характерны для канцелярского стиля: осуществление, демонтаж, и другие существительные, образованные от глаголов и обозначающие действие. Их следует заменять на сами глаголы:
В Методических рекомендациях указано, что традиционный порядок изложения в ответах на обращения граждан выглядит так: сначала предыстория вопроса и обоснование ситуации, затем рекомендации и предложения по сути.
Если ответ УО на обращение клиента содержит практические рекомендации по решению ситуации/проблемы или инструкцию, то предоставьте полную и подробную информацию. Полным ответом станет тот, после прочтения которого адресату не нужно будет искать где-то дополнительные сведения: например, адрес или телефон ведомства, куда ему следует обратиться или шаблон заявления для заполнения.
Больше советов и примеров по составлению ответов на обращения клиентов вы найдёте в Методических рекомендациях, перейдя по ссылке.
Составляем жалобу: как написать и куда ее направлять?
Главная » Вопрос-ответ » Составляем жалобу: как написать и куда ее направлять?
—
Жалоба – это разновидность обращения, она может быть индивидуальной или коллективной, изложенной в письменной, электронной или устной форме. Первые два способа позволяют подробно описать проблему.
Согласно ст. 1 Закона РБ «Об обращениях граждан» право на обращение с жалобой в суд имеет каждый, если считает, что его права или законные интересы были ущемлены действиями (бездействием) организаций, государственных органов и граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей.
Административные дела / Консультация адвоката ☎ +375 (29) 653–94–22
Для рассмотрения жалоб в РБ, которые не указаны в законодательстве, установлен внесудебный порядок обжалования (путем договоренности или регулированием местными распорядительными органами).
Административная ответственность за игнорирование жалобы
Если ответчик, получив жалобу, не посчитает нужным придавать ей должное внимание и утруждать себя в написании адекватного и обоснованного ответа, за данное действие в общих случаях в соответствии с КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде следующих материальных взысканий:
- Если жалоба была адресована физлицу, действующему от себя лично или от имени одиночного легитимного хозяйствующего субъекта, то штраф может составить от 5,0 до 20,0 тыс. руб.
- В случае, когда обидчиком выступило ИП или юрлицо, сумма обязательного взыскания может быть увеличена до 100,0–500,0 тыс. руб.
Все жалобы, проигнорированные со стороны ответчика и связанные со взаимоотношениями между потребителями и поставщиками услуг, как правило, дублируются в Роспотребнадзор, который в свою очередь проводит проверку в отношении нарушителя и имеет полномочия на наложение указанных выше штрафов, а также на применение следующих административных взысканий:
- Приостановка деятельности компании до устранения нарушения, которое было отображено в жалобе от потребителя. В данном случае сотрудники госучреждения назначают повторную проверку через некоторый промежуток времени, и если в ходе её выясняется, что ответчик устранил все нарушения, право на занятие привычной деятельности для него возобновляется.
- Отзыв лицензии, дающей право на занятие определённым родом деятельности организации или ИП, на определённый срок.
- На полный запрет ведения предпринимательской деятельности юрлицу ввиду невозможности устранения указанных в жалобе недостатков в тех условиях, при которых функционирует компания.
Что делать при получении жалобы от гражданина
Претензия является одной из разновидностей обращений лиц с просьбой о защите или восстановлении их нарушенных прав. Это досудебный метод разрешения споров.
Механизм действий при появлении какого-либо обращения, в частности претензии, зависит от разновидности этого документа. Она бывает судебной (частная, апелляционная и кассационная), подаваемой в государственные учреждения, либо организации, которая оказывала услугу или реализовала товар.
Отдельно следует поговорить о претензиях последнего вида. Если в организацию или индивидуальному предпринимателю поступает заявление от лица, который недоволен качеством услуг или товаров, нужно руководствоваться нормами гражданского законодательства.
Механизм действий при появлении претензии можно представать следующим образом:
- Первый шаг – изучение информации, находящейся в претензии. При необходимости нужно связаться с заявителем и уточнить поведанные в жалобе обстоятельства и требования. Помимо этого, может понадобиться опрос сотрудников;
- Второй шаг – исследовать факты и заказать экспертизу. В определенных ситуациях может понадобиться профессиональная оценка правомочности выдвинутых в жалобе претензий. Другими словами, если заявитель жалуется на недостатки приобретенного товара, эксперт сможет установить, когда он был сломан;
- Третий шаг – принятие решения по итогам анализа обращения. Если претензия заявителя обоснована, нужно принять меры по разрешению конфликта. Нарушенное право нужно восстановить, то есть забрать товар плохого качества, возвратить денежные средства, оказать качественные услуги и т. д. Если нет объективных оснований для удовлетворения жалобы, нужно ее корректно обжаловать;
- Четвертый шаг – составить ответ на претензию и направить его заявителю.
Нужно акцентировать внимание на важном аспекте анализа обращений клиентов, который часто игнорируется. Не стоит пытаться не обращать внимания на обращения, в какой бы форме они не направлялись.
Срок ответа на жалобу
Сроки ответов на жалобы могут быть самые разные, все зависит от существа жалобы.
Если жалоба подана как обращение в госорганы, то ответ на жалобу должен быть направлен не позднее 30 дней.
По качеству оказываемых коммунальных услуг управляющая компания должна дать ответ на жалобу в течение 3-х рабочих дней.
Если жалоба поступила от гражданина, то законом о защите прав потребителей срок для ответа не установлен, но установлен срок для совершения действий адресатом жалобы, и он составляет 10 дней, соответственно, ответ на жалобу лучше дать в течение 10 дней.
Между юридическими лицами сроки ответов на претензии могут применяться общие в 30 дней либо устанавливаться договором. Договором может быть установлен срок и 10, и 15, и 20 дней. Поэтому стоит посмотреть срок в договоре и постараться уложиться в этот срок. Если же не получилось и ответ подготовлен позже, его все равно стоит направить.