Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответственность главного бухгалтера ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бухгалтерия для ИП на УСН значительно проще, т.к. необходимо сдать всего одну налоговую декларацию в год. Срок отчётности ИП на УСН в 2023 году без работников — 25 апреля, а налог, за вычетом авансов, надо уплатить не позже 28 апреля за предыдущий год.
Какие документы должны быть у работодателя
В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:
- Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
- Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
- Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
- Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
- График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
- Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
- Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
- Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
- Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
- Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
- Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
- Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.
Штатный или внештатный главбух: в чем разница
Бухгалтера можно принять в штат или заключить с ним гражданско-правовой договор (ГПД) на оказание бухгалтерских услуг. Основные отличия будут следующими:
- Штатный главбух ИП не должен в обязательном порядке соответствовать требованиям, установленным п. 4 ст. 7 закона № 402-ФЗ (образование, стаж и отсутствие судимости). А вот для специалиста, работающего по ГПД, эти требования обязательны (п. 6 ст. 7 закона № 402-ФЗ).
- Для штатного сотрудника оплата труда должна быть не ниже МРОТ и выплачиваться не реже двух раз в месяц. Сумма и порядок оплаты в рамках ГПД могут быть любыми по соглашению сторон.
- НДФЛ платится одинаково при обоих вариантах. А вот страховых взносов с выплат по ГПД можно заплатить меньше. Взносы в ФСС в этом случае не начисляются, за исключением «несчастных», если это прямо указано в ГПД.
Что должен сделать ИП-работодатель
Если вы заключаете с человеком трудовой договор, то обязаны выполнить следующие условия:
-
Составить трудовой договор на бумаге и подписать его вместе с сотрудником на протяжении 3-х рабочих дней. Оформить приказ о приеме на работу.
-
Зарегистрироваться в ФСС как работодатель. Это необходимо сделать в течение 30 дней после найма первого сотрудника.
-
Вести трудовую книжку, заполнять бумажную и электронную версию.
-
Проводить специальную процедуру по оценке трудовых условий.
-
Выплачивать зарплату не менее 2-х раз в месяц. Например, 20 числа перечислять аванс, 10 — заработную плату.
-
Придерживаться МРОТ и следить за средней зарплатой по рынку. Если вы установите сумму меньше, то налоговая служба может задать вам вопросы.
-
Оплатить ежегодный отпуск сотруднику — 28 дней.
-
Отправлять данные в ФСС для выплат больничных и пособий.
ИП может трудоустраивать наемных сотрудников как по трудовому договору, так и по договору ГПХ (гражданско-правового характера). Договор ГПХ выгоден по условиям для работодателя, рассмотрим подробнее отличия:
-
не требуется заполнять кадровые документы и вести трудовую книжку;
-
не нужно вставать на учет в ФСС, если об этом не указано в договоре;
-
необходимо выплачивать только вознаграждение подрядчику без привязки к МРОТу;
-
больничные и отпускные оплачивать не нужно;
Как налоговая может вычислить нарушителей закона
-
Физически невозможно вести бизнес без работников. Например, у вас несколько мясных магазинов, но из сотрудников числитесь только вы.
-
Трудозатратная деятельность и большие доходы. Прибыль говорит о том, что вы работаете, а код ОКВЭД указывает на то, что в одиночку с задачами не справиться. Например, один человек не может сам построить здание.
-
Подписи несуществующих работников. Например, в накладных на грузоперевозку стоит подпись неизвестного человека.
-
Справки для банков. Часто неофициально оформленные сотрудники просят предоставить им справку о доходах для получения кредитов и ипотеки.
-
Выплаты зарплаты на карты. Регулярные платежи на один и тот же счет говорят сами за себя.
Этап третий — приказ о приеме на работу
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
Дата, подпись.
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.
Кто у ИП является руководителем
Предприниматель, как единоличный владелец бизнеса, один несет ответственность за свою деятельность, а также за порядок ведения учета и составления отчетности. Другими словами, предприниматель и выполняет функции руководителя. Однако, действующее законодательство не предусматривает оформление ИП директором с выплатой самому себе заработной платы, а значит и в соответствующем приказе необходимости у ИП не возникает. Сам статус индивидуального предпринимателя подразумевает, что он является руководителем.
Также следует учитывать, что согласно действующего законодательства, предприниматель может принимать на работу работников по производственной необходимости и в соответствии со штатным расписанием. Таким образом, назначить одного из своих сотрудников руководителем предприниматель может.
Например, предприниматель хочет немного отойти от дел и с этой целью нанимает себе директора. В этом случае в штатном расписании предпринимателя должна быть предусмотрена единица руководителя. Наемный работник в этом случае может быть назначен на должность генерального директора. Кроме того, также в качестве руководящих должностей могут быть использованы:
- исполнительный директор;
- директор отдела продаж;
- директор по персоналу;
- управляющий;
- иные руководящие должности.
Надо ли ставить печать на приказе
К ним относятся должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, коллективные договора и положения об оплате труда.
Если сотрудник оформляется на работу впервые, то у работодателя возникает обязательство завести трудовую книжку.
Необходимо особо отметить, что если предприниматель решит сэкономить на взносах и избежать лишних обязательств и заключит с работником гражданско-правовой договор, то существует большая вероятность того, что в случае конфликта с работником и разбирательств в суде, подобный договор признают трудовым.
Приказ должен быть подготовлен, подписан и доведен до сведения работника под подпись в течение трех дней с даты, когда он приступил к выполнению своих обязанностей. Фактически оформление этого документа представляет собой перенос сведений из трудового договора в поля унифицированной формы Т-1. Рассмотрим, как заполнить приказ о приеме на работу (образец 2020 года) по шагам.
Действия после оформления приказа
К приказу оформляется должностная инструкция, если должность учреждена только что, а если она уже была, и ее занимал сотрудник ИП, то надо внести запись в уже существующую инструкцию. Сначала с ней знакомится новый сотрудник, затем он ставит число ознакомления, подпись и ее расшифровку.
После этого с директором заключается типовой трудовой договор, в котором лучше всего тщательно прописать все обязанности, основные функции руководителя, требования, трудовой распорядок, зоны ответственности. Если назначенный директор в ИП будет отвечать за какие-либо ценности, как то оборудование, мебель, производственные линии, оргтехника и пр., то с директором заключается договор о материальной ответственности. Этот вид договора обязательно поступает в бухгалтерию и хранится именно там.
Для возможности назначенного в ИП директора выполнять свои обязанности, индивидуальный предприниматель должен выдать ему доверенность на произведение каких-либо действий по управлению предприятием. Также они вместе должны пойти в банк и оформить карточку с образцами подписей. Только после того, как будет зафиксирован образец подписи руководителя, платежные документы, подписанные новым директором, банк будет принимать к оплате и зачислению.
Даже если вы сделали все правильно, новый директор должен регулярно отчитываться о своей работе, ведь, повторю, вся ответственность за работу предприятия, начиная от рекламы в СМИ и заканчивая получением глобальных кредитов и участием в госзакупках, лежит на самом зарегистрированном предпринимателе, в отличие от ООО, ОАО и ЗАО.
Е.Щугорева
Оформление решения учредителей на смену директора:
Главный бухгалтер в штате – это специалист, все свое время занимающийся ведением дел одного предпринимателя. Как правило, для малого и среднего бизнеса одного работника в штате бывает достаточно, хотя в некоторых случаях главному специалисту понадобится помощь рядовых бухгалтеров. Штатный бухгалтер снимает с руководителя полностью заботы о ведении и сдаче отчетности. Но у этого варианта несколько основных минусов:
- стоимость услуг профессионала высокого уровня, оформленного в штат, будет высокой. Подобные затраты оправданны только в достаточно прибыльном бизнесе;
- оформление в штат влечет за собой возникновение трудовых отношений со всеми вытекающими из этого последствиями: необходимостью вести трудовую книжку, выплачивать помимо зарплаты отпускные, выходное пособие и другие положенные работнику денежные суммы;
- для эффективной работы специалисту понадобится рабочее место. Существует возможность организации офиса на дому, но по ряду причин это не всегда удобно.
Но вместе с тем специалист, работающий только на одного работодателя, знает до мелочей специфику бизнеса и поможет максимально оптимизировать налоговый и бухгалтерский учет. При значительных активах и высоких оборотах это позволяет значительно сэкономить на налогах. Кроме того, конфиденциальная информация не выйдет за пределы рабочего кабинета Вашего сотрудника, а это открывает широкие возможности налоговой оптимизации.
Советы по поиску сотрудника
Вне зависимости от того, ищет ли предприниматель сотрудника для оформления в штат или частного бухгалтера, к выбору конкретного специалиста следует подойти максимально аккуратно. В самом неприятном варианте непрофессионализм бухгалтера может привести к значительным убыткам, которые должен будет погасить предприниматель. В последствии можно попытаться взыскать убытки с сотрудника, но сделать это не так просто, а изначально расплачиваться придется бизнесмену.
Критерии выбора бухгалтера (помимо стоимости его услуг) можно обозначить следующим образом:
- главный критерий – опыт. Законодательство постоянно меняется, а сама работа профессионала в большей степени зависит от практических, чем от теоретических знаний. С другой стороны, работник без многолетнего опыта может обойтись дешевле, чем опытный специалист;
- также полезно получить рекомендацию от прошлого работодателя. Вряд ли Вам откажут в телефонном разговоре, а узнать даже в процессе пятиминутного общения можно многое;
- если сотрудник работает на дому, будет не слишком удобно, если он будет жить слишком далеко от офиса – общаться с бухгалтером придется довольно много;
- при большом масштабе бизнеса плюсом будет опыт работы в организациях в той же сфере;
- личные качества сложно выяснить на одном собеседовании, поэтому если Вы нанимаете главного бухгалтера, лучше принять работника сначала на испытательный срок, чтобы была возможность уволить его без дополнительных сложностей.
Немаловажно также, чтобы конкретный человек был приятен в общении, аккуратен, ответственен и производил лично на Вас хорошее впечатление. Но ориентироваться стоит все же на профессиональные качества – уровню профессионализма необходимо доверять на сто процентов, чтобы быть уверенным в правильном заполнении налоговой отчетности.
Некоторые нюансы директорской должности в ИП
Если в отношении должности директора организации, имеющей статус юрлица, дополнительных вопросов, как правило, не возникает, то порядок назначения управляющего в индивидуальном предприятии не совсем ясен. К примеру, в ООО директором может быть как один из участников общества, так и человек со стороны. Он наделен определенными правами и обязанностями, полный перечень которых прописан в уставных документах. Директор ООО также как и другие наемные работники получает заработную плату, размер и порядок выплаты которой предусмотрен все тем же уставом.
Как же обстоит дело с директором ИП?
Так как ИП является физическим лицом, правом назначать директора он наделен единолично. Согласно законодательству индивидуальный предприниматель имеет право нанимать сотрудников для выполнения работы, не противоречащей тому виду деятельности, который был указан во время регистрации бизнеса. Данное право гарантировано гражданским законодательством, в частности ТК РФ. Более того, ИП может выбрать из числа наемных работников наиболее ответственного и компетентного сотрудника и назначить его руководителем предприятия, однако не стоит путать директора ИП с представителем той же должности в ООО. В первом случае это даже больше не директор, а менеджер или руководитель направления/отдела.
Что нужно сделать работодателю (ИП и ТОО) при приеме работника?
Процедура приема работника на работу требует от работодателя следующих действий:
- утвердить штатное расписание с указанием должностей будущих работников;
- принять письменное заявление от работника (составляется в произвольной форме);
- запросить и принять документы, необходимые для заключения трудового договора (копия удостоверения личности, военного билета, диплома, трудовой книжки и т.д.);
- заключить трудовой договор, второй экземпляр выдать работнику;
- заключить договор о материальной ответственности, если должность ее предполагает, второй экземпляр также выдать работнику;
- издать приказ о приеме на работу и ознакомить с ним работника под роспись;
- ознакомить работника с правилами внутреннего распорядка организации, должностной инструкцией;
- сделать запись в трудовую книжку работника о приеме на работу (при наличии трудовой книжки);
- принять от работника заявление на предоставление стандартного налогового вычета по ИПН (1 МЗП), в случае, если такое заявление он не подавал по параллельному месту работы.
Перечень документов, которые допустимо запрашивать у работника для заключения трудового договора, приведены в п.1 ст.32 ТК РК. Список исчерпывающий, что означает, что требование не указанных в нем документов запрещается (п.6 ст.32 ТК РК). Запросить от работника необходимо:
- удостоверение личности, паспорт или удостоверение оралмана;
- ВНЖ (для иностранцев);
- диплом;
- трудовая книжка или иной документ, подтверждающий наличие трудового стажа;
- медсправка (для профессий, которые связаны с работой с людьми, общепитом и т.д.).
у индивидуального предпринимателя бухгалтер ушла в отпуск по беременности и родам и в отпуск по уходу за ребенком.Вопрос: ИП может возложить на себя обязанности бухгалтера, или нужно принимать работника на должность бухгалтера?
Ответ на вопрос: Согласно ч. 2 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ О бухгалтерском учете в случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта.
Т.е. ИП может возложить на себя обязанности по ведению бухгалтерского учета своим решением. НО!!! в данном случае речь идет именно о возложении обязанностей по ведению бухгалтерского учета в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ О бухгалтерском учете, а не о назначении на должность бухгалтера.
ИП не может назначить себя на должность бухгалтера в рамках трудовых отношений. ИП выступает в таких трудовых отношениях работодателем.
Надо ли ставить печать на приказе
К ним относятся должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, коллективные договора и положения об оплате труда.
Если сотрудник оформляется на работу впервые, то у работодателя возникает обязательство завести трудовую книжку.
Необходимо особо отметить, что если предприниматель решит сэкономить на взносах и избежать лишних обязательств и заключит с работником гражданско-правовой договор, то существует большая вероятность того, что в случае конфликта с работником и разбирательств в суде, подобный договор признают трудовым.
Приказ должен быть подготовлен, подписан и доведен до сведения работника под подпись в течение трех дней с даты, когда он приступил к выполнению своих обязанностей. Фактически оформление этого документа представляет собой перенос сведений из трудового договора в поля унифицированной формы Т-1. Рассмотрим, как заполнить приказ о приеме на работу (образец 2020 года) по шагам.