Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ФНС объяснила, когда и по каким правилам сдавать 6-НДФЛ в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выплачивая доход физлицам, агент обязан удержать с него НДФЛ по соответствующей ставке (в большинстве случаев применяется ставка 13%). Облагаются суммы вознаграждений за труд, выплат по договорам ГПХ, пособий, дивидендов, материальной помощи свыше необлагаемого минимума (4000 руб.), матвыгоды по беспроцентным займам, со стоимости подарков свыше определенного лимита (4000 руб. в год), и прочие доходы физлиц (за исключением необлагаемых доходов,указанных в ст. 217 НК РФ).
Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчёта
Новое приложение № 1 к расчёту содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ).
Работодателям не нужно заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года. Исключение — когда организация ликвидируется или ИП с наёмными работниками прекращает деятельность в течение года. В этом случае в расчёт за конечный отчётный период включают справку.
Первые три раздела справки аналогичны тем, что были в форме 2-НДФЛ, и к ним добавлен четвёртый раздел:
- Раздел 1 «Данные о физическом лице — получателе дохода».
- Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода».
- Раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты».
- Раздел 4 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога».
Какие доходы отражаются в расчете
Обобщенные показатели начислений и налога (нарастанием с начала года) отражаются во втором разделе, а показатели фактически полученных доходов и удержанного налога за последние 3 месяца – в первом разделе формы. Все данные отражаются в целом по налоговому агенту, без разбивки по каждому физлицу, получавшему средства. По итогам года вместо формы 2-НДФЛ работодатели заполняют приложение к форме 6-НДФЛ по всем физлицам, получившим доходы в теченеие года.
Нулевой расчет 6-НДФЛ не сдается, но если доходы были начислены хотя бы раз в течение года, отчетность по ним составляется за все оставшиеся до конца года периоды, начиная с квартала, в котором прошло начисление физлицам.
Какой срок давности привлечения к ответственности
Налоговики вправе привлекать предприятие к ответственности только в течение 3 лет после нарушения правила представления отчетности.
Момент, с какой даты считать срок давности по штрафам за несвоевременную сдачу отчетности, определяется двумя способами:
- со времени, следующего за окончанием периода, в котором совершено нарушение;
- с даты события.
В ст. 46 НК РФ говорится о том, в какой срок выставят штраф после сдачи декларации, если компания не произвела уплату добровольно.
Налоговики могут:
- не позже 2 месяцев после окончания периода для выполнения требования на уплату вынести решение о взыскании и выставить инкассо;
- при пропуске момента для бесспорного взыскания обратиться в суд с иском, на подачу которого отводится 6 месяцев.
Штраф за непредоставление 2 НДФЛ в срок
Важно! Если у налогового агента нет возможности удержать с доходов работников НДФЛ, то они обязаны сообщить об этом в налоговый орган, а также поставить в известность самого работника. Непредставлении такой информации грозит для компании штрафов в сумме от 200 до 500 рублей.
За прошедший календарный год справки 2-НДФЛ в налоговый орган подает работодатель в срок до 1 апреля года, следующего за отчетным. Например, справки за 2018 год в налоговую необходимо представить в срок до 1 апреля 2021 года. В случае нарушения данного срока, работодатель будет привлечен к ответственности. За каждый непредставленный документ ему будет грозить штраф в размере 200 рублей для организации. Таким образом, если справки не предоставлены в большом количестве, то сумма штрафа для компании может оказаться внушительной. Что касается должностных лиц, то штраф для них составляет от 300 до 500 рублей.
- непредставление в установленный законодательством срок справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ влечет штраф в размере 200 рублей за каждую непредставленную справку (п.1 ст.126 НК РФ);
- представление налоговому органу справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, содержащих недостоверные сведения влечет штраф в размере 500 рублей за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения (п.1 ст.126.1 НК РФ).
Общая информация о расчёте
Форма 6-НДФЛ подаётся всеми, кто в отчётном периоде производил выплаты работникам. Имеются в виду не только сотрудники, нанятые в штат, но и исполнители, с которыми заключены гражданские договоры. То есть все те лица, по отношению к которым наниматель выполняет роль налогового агента по НДФЛ.
Таким образом, сдать расчёт должны все организации, а также индивидуальные предприниматели-работодатели. Если ИП работает один, представлять 6-НДФЛ он не должен.
В расчёт включаются доходы, облагаемые НДФЛ. Если сумма не подлежит обложению (например, подарок работнику в пределах 4 тыс. рублей), то отражать её в составе общей суммы доходов не нужно. Кроме того, в отчётность не включают выплаты физлицам, если они платят НДФЛ самостоятельно.
Разберёмся, когда сдавать форму за периоды текущего года.
Кто и как сдает 6-НДФЛ
6-НДФЛ подают все работодатели (компании и ИП), которые имеют наемных сотрудников и выплачивают им вознаграждение. При этом не важно, какой договор заключен с работником — трудовой или ГПХ, поскольку в обоих случаях с доходов удерживается НДФЛ (за исключением некоторых выплат).
Работодатели должны сдавать 6-НДФЛ в электронном формате, если численность наемных работников составляет больше 10 человек. Если условие не выполняется, работодатель сам выбирает формат сдачи отчета — электронный или бумажный.
Внимание! Если в отчетном периоде не было никаких выплат в пользу физлиц, то нулевой 6-НДФЛ подавать не требуется. Однако даже если хотя бы в одном месяце была выплата вознаграждения (в том числе и в первом квартале), то отчет заполнять и сдавать нужно, поскольку информация в нем указывается по нарастающей с начала года.
Санкции за несдачу отчета
Штраф за 6-НДФЛ, несданную или представленную с опозданием, определяется по правилам п. 1.2 ст. 126 НК РФ. Его текст предписывает начисление штрафа в сумме 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц, отсчитываемый от последнего дня срока сдачи.
Однако если задержка превысит 10 рабочих дней, нарушителя могут еще и лишить возможности пользоваться расчетным счетом (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
За недостоверность включенных в расчет данных подателя отчета оштрафуют на 500 руб. в отношении одного отчета с такими данными (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).
Нарушение способа подачи отчета приведет к штрафу в сумме 200 руб. за каждый такой отчет (ст. 119.1 НК РФ).
Кроме того, возможно применение административных санкций к должностным лицам работодателя-организации. Их величина составит от 300 до 500 руб. на одно лицо (ст. 15.6 КоАП РФ).
Важно правильно заполнять отчет, избегая типичных ошибок
В инспекции регулярно сдается отчетность, содержащая в себе похожие неточности. Специалисты выделяют следующие распространенные ошибки:
- В строке 20 отражена фактическая сумма выплат сотрудникам, а не выплаты и пособия;
- В строке 30 отразили необлагаемые выплаты, относящиеся к категории имущественных и социальных вычетов (предоставление пособий на детей);
- В строке 70 отражают размер НДФЛ, удержанный на отчетную дату (если вносится сумма зарплаты за май при ее фактической выдаче в июне необходимо внести пояснение);
- В строке 100 указывается дата получения дохода согласно кодексу, а не фактический день выдачи денежных средств (составляется отдельный уточняющий документ для пояснения ситуации);
- В строке 120 указывается сумма из платежной ведомости по оплате НДФЛ (бухгалтера часто путают этот день с крайним сроком по Налоговому кодексу).
В результате камеральной проверки выявляются дополнительные нарушения. Числовые показатели вычетов из строки 030 не могут превышать параметры из строки 020. А числовые показатели удержаний из строки 070 не могут превышать фактический годовой параметр перечисленного налога.
Основные правила заполнения отчета 6-НДФЛ
Форму 6-НДФЛ ввел в действие приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450 (в ред. приказа того же ведомства от 17.01.2023 № ММВ-7-11/18@).
Расчет 6-НДФЛ состоит из титульного листа, раздела №1 и раздела №2.
Оформление расчета:
- Если расчет оформляется на бумажном носителе, тогда допускается заполнять как синей, так и фиолетов пастой, ошибки и исправления не попускаются;
- Если набирается расчет на компьютере тогда рекомендовано использовать заглавные печатные символы шрифта Courier New высотой 16–18 пунктов;
- автоматически в специализированной программе – это самый надежный способ, так как при отправке если программой будут обнаружены какие-то ошибки, тогда отчет просто не отправится, а выдаст ошибку, которую необходимо будет исправить.
Нумерация страниц должна быть проставлена сквозным способом. Если отчет составляется в специальной программе, тогда там нумерация проставляется автоматически.
Предоставление отчетности осуществляется в такие сроки:
- Последнее число месяца, следующего за отчетным периодом, если речь идет о квартальном периоде;
- 1 апреля следующего года, который идет за отчетным.
В результате, представление квартального отчета зависит от количества дней в конкретном месяце, а годового — остается неизменным. Если время сдавать отчет выпадает на выходной или праздник, он переносится на следующий рабочий день. В 2018 году начисление штрафа за несдачу 6 НДФЛ в срок не грозит, если придерживаться следующих периодов:
- 03.05.2018 за 1 квартал;
- 31.07.2018 за 6 месяцев;
- 31.10.2018 по результатам 9 месяцев.
Когда заблокируют счет при непредставлении 6-НДФЛ
За представление расчета 6-НДФЛ позже срока, установленного НК, предусмотрен штраф в размере 1000 руб. за каждый полный и неполный месяц просрочкип. 1.2 ст. 126 НК РФ.
ФНС разъяснила, что при расчете полных/неполных месяцев нужно учитывать период времени со дня, следующего за днем представления отчетности, установленным НК, до дня ее фактического представления включительно. И для наглядности показала на примерах, как нужно определять количество месяцев опозданияп. 1 Письма ФНС.
Например, расчет 6-НДФЛ за I квартал 2020 г. организация представила в ИФНС 05.07.2016, а не 04.05.2016, как положено. В этом случае просрочка составила 2 полных месяца — с 05.05.2016 по 05.07.2016 включительно. Следовательно, сумма штрафа будет равна 2000 руб. (1000 руб. х 2).
Разберемся, какие последствия ожидают компанию за каждое нарушение, связанное с отправкой 6-НДФЛ.
За опоздание с отчетом 6-НДФЛ организации придется заплатить штраф. Если опоздание небольшое, менее 1 месяца, то штраф будет минимальным – 1000 руб. Санкцию применят даже при опоздании на 1 день.
Совет! Если вы не успеваете вовремя сделать отчетность, отправьте нулевой 6-НДФЛ. У вас будет несколько дней, чтобы составить расчет с цифрами. Заполните его данными, на титульном листе укажите номер корректировки «1—», ведь первичный у вас был нулевой, и отправьте. Так вы избежите штрафа за опоздание.
Если опоздание превысило 1 месяц, то за каждый следующий полный и неполный месяц будут начислять по 1000 руб. Количество дней просрочки считают от дня, который следует за крайним сроком отправки, по день фактического предоставления (п.1.2 ст.126 НК РФ)
За что могут оштрафовать
Штрафы по форме 6 НДФЛ накладываются в следующих ситуациях:
- Не предоставление или несвоевременное предоставление расчета в инспекцию. Даже, если организация опоздала со сдачей, налоговые органы считают, что отчет не сдан и накладывают штраф. Однако это не значит, что раз срок пропущен, можно не спешить со сдачей отчета или вовсе не сдавать, так как начисления штрафа не избежать. Штраф за нарушение срока предоставления составляет 1000 рублей за каждый месяц опоздания (включая неполный). Отчет начинается после истечения последнего срока подачи расчета. Таким образом, чем позже налоговый агент предоставит сведения в инспекцию, тем больше будет неустойка. Если просрочка составляет 10 дней и более, налоговики заблокируют доступ к расчетному счету нарушителя.
- Подача в инспекцию недостоверных сведений отраженных налоговым агентом. Санкции накладываются, если инспектор заметит в расчете ошибку. Поскольку в нормативных актах нет расшифровки, что подразумевается под “недостоверными сведениями”, налоговики дают разъяснения. Агента оштрафуют за неточности в сведениях (арифметические ошибки), приведших к неправильному исчислению и уплате НДФЛ или нарушению прав физических лиц. То, что данные расходятся, налоговые инспектора увидят в ходе выездных и камеральных проверок. Размер штрафа – 500 рублей. Санкции выставляются за каждый неточный отчет, независимо, сколько ошибок было. Если бухгалтер первым заметит ошибки в расчете по форме 6 НДФЛ, подается уточненный отчет, тогда штрафа не будет.
- Отчет предоставлен в инспекцию неправильным способом. Возможны два варианта представления отчета: на бумаге или в электронном виде, через специализированные программы. Однако сдать отчет на бумаге могут только маленькие организации (25 работников, не больше). Остальные обязаны отправлять отчетность в электронном формате. Штраф за это нарушение – 200 рублей.
При оформлении титульного листа бухгалтеры нередко допускают в этом документе по форме 6 НДФЛ ошибки при заполнении информации о кодах, ИНН и КПП. Даже в информацию, с которой бухгалтер работает каждый день, может закрасться опечатка, которую налоговая считает, как ошибки, за которые будут штрафовать. 6-НДФЛ – очень важная форма отчетности, любая ошибка для инспектора станет недостоверной информацией об организации. Ведь такой отчет инспектор не сможет даже идентифицировать, коды – это очень важная информация! По той же невнимательности возникает другие ошибки в 6-НДФЛ, например, неправильно указано место нахождения, например, филиала организации, потому что в суете и заполнении нескольких отчетов (на каждое обособленное подразделение бухгалтер основного офиса заполняет отдельный Отчет) бухгалтер не поменяла этот адрес в соответствующей строке. Часто при формировании Отчета ошибка кроется при указании кода отчетного периода. К ошибкам можно отнести и сдачу Отчета, оформленного в организации, численность которой превышает 25 человек, на бумажном носителе. Для предприятий с таким штатом предусмотрена обязанность сдавать Отчет в электронном виде через оператора электронного документооборота. Указанные ошибки послужат отказом в приеме Отчета, а инспекция присвоит организации статус не предоставившей Отчет. Как исправить ошибки в 6-НДФЛ? Предприятию предстоит в таком случае исправить ошибки и подать Отчет заново как первичный с кодом корректировки «000». На юридическое лицо и на руководителя организации лично накладываются отельные штрафы. Ошибки, допущенные в расчетах, не замеченные инспектором при приеме документов, но выявленные при обработке предоставленных данных позднее, организации предстоит исправить и предоставить в налоговую инспекцию уточненный Отчет. Код корректировки уточняющих Отчетов будет совпадать с номером попытки сдать Отчет в инспекцию: «001», «002» и т.д.
Что расценивают как непредставление отчета?
Непредставлением отчета будет считаться его:
- несдача работодателем при наличии такой обязанности, в т. ч. непредставление отдельных отчетов по обособленным подразделениям>;
- сдача позже установленного срока.
В отношении 6-НДФЛ нарушениями (не расцениваемыми как непредставление) будут считаться также:
- Включение в отчет недостоверных сведений. Ответственность за него наступит, если отчитывающееся лицо не исправит отчет до выявления этой ошибки налоговым органом (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).
- Нарушение способа представления отчета. Сдать его на бумаге могут только те работодатели, число работников у которых меньше 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Остальные должны отчитываться электронно.