Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ЦБ РФ разъясняет, как следует оформлять платежки при выдаче средств подотчет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Прежде чем будет осуществлена выдача средств в подотчет на карту сотрудника с назначением платежа, отвечающим этой цели, должна быть соблюдена обязательная процедура, предшествующая такой выплате. Заключается она в принятии решения о необходимости выдачи средств на командировочные или хозрасходы руководителем юрлица. Это решение следует оформить документально: либо приказом, либо положительной резолюцией на заявлении работника о выплате (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Каким будет назначение платежа при выдаче в подотчет на карту сотрудника?
О расходовании подотчетных сумм работник должен отчитаться в срок, установленный юрлицом для такого отчета. Оправдательным документом по платежам, осуществленным им с банковской карты, станет чек, выдаваемый продавцом по таким операциям.
Само перечисление средств производится обычным платежным поручением с указанием подотчетного лица в качестве получателя и реквизитов его зарплатной карты. Назначение платежа при переводе в подотчет на карту должно однозначно свидетельствовать о том, что это за средства. То есть текст может иметь формулировку «Выдача средств под отчет» (при переводе денег по приказу или заявлению) или «Возмещение перерасхода по авансовому отчету» (если такой перерасход имеет место в утвержденном руководителем авансовом отчете). В каждом платежном документе желательно приводить ссылку на реквизиты документа, явившегося основанием для перевода (приказа, заявления или авансового отчета).
***
Нормы действующего законодательства не запрещают переводить деньги, выдаваемые под отчет, на карту, оформленную на сотрудника. Однако такой способ расчета по подотчетным суммам следует закрепить во внутреннем нормативном акте. Карта должна быть зарплатной. Перевод средств на нее, как и при выдаче наличными, возможен после издания письменного распоряжения руководителя юрлица (в виде приказа или резолюции на заявлении работника) о выплате средств под отчет. Таким же способом можно возмещать перерасход средств по авансовому отчету. Назначение платежа в платежном документе должно однозначно свидетельствовать о цели перевода.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерский учет».
Заполнение поля «21», «24» и «101»
Поле «21» (очередность платежа) имеет особое значение в ситуации, когда на расчетном счете нет либо мало денег. Тогда платежки выполняются по очереди, которая указана именно в этом поле. Для него предусмотрены значения:
- «1» — различного рода удержания по исполнительным документам, например, алименты;
- «2» — заработок, вознаграждение автору, выходное пособие по исполнит. документам;
- «3» — оплата согласно трудовому договору с погашением долгов в ПФР, ИФНС, ФСС, ФОМС;
- «4» — перечисления по исполнит. производствам, прочим требованиям;
- «5» — текущие перечисления (платежи в фонды, налоговую, по документам согласно календарной очередности).
Поле «24» (назначение перечисляемого платежа) при перечислении заработка сотруднику должно включать:
- наименование выплаты, например: «зарплата за март 2023 г.»;
- период, за который выплачивают деньги;
- ФИО сотрудника, которому производят выплату;
- реквизиты ведомости.
Если у нанимателя есть исполнительный лист, по которому нужно удержать деньги из зарплаты работника, в поле «24» проставляют сумму взыскания. Соответственно, если ничего не удерживается, то сумму взыскания не указывают.
Поле «101» — статус плательщика. Особенность его заполнения заключается в том, что при уплате долгов через судебных приставов заполняют одновременно:
- поле «101», указывая в нем код «31»;
- поле «22», указывая в нем УИН, который сообщил получатель (если не сообщил, то его не заполняют).
Перечисление под отчет сотруднику
Случаи, когда необходимо возместить сотруднику понесенные расходы, выплатить командировочные или оплатить предоставленный авансовый отчет, часто происходят при функционировании предприятия. И у бухгалтера возникает вопрос, нужно ли заполнять код назначения платежа при переводе под отчет денежных средств.
В этом вопросе имеют место две позиции:
Обе позиции справедливы. С одной стороны, подотчетные суммы являются не дополнительным доходом сотрудника, а компенсацией за понесенные им расходы от имени организации. В то же время корректно заполненное поле 20 поможет избежать ошибок в банке, если у подотчетника имеются непогашенные обязательства, и претензий со стороны налоговой инспекции.
Важно понимать, что необходимо правильно заполнить не только цифровое значение поля, но и безошибочно написать назначение платежа в банковском документе.
Пример 1. Сотрудник направлен в командировку, ему полагаются командировочные выплаты в размере, установленном внутренним положением организации. Бухгалтер определил код дохода командировочных в платежном поручении в соответствии с указаниями ЦБ.
На практике, сотрудники нередко тратят личные средства на нужды организации, а затем оформляют по установленной форме авансовый отчет и прикладывают к нему документы, подтверждающие понесенные расходы. После одобрения авансовый отчет сотрудника подлежит оплате в сумме подтвержденных издержек. Цифровой код дохода по авансовому отчету в платежном поручении — 2.
Пример 2. Сотрудник предоставил в бухгалтерию АО и приложил кассовый и товарный чек из канцелярского магазина. Отчет одобрен руководителем и подлежит оплате.
Из приведенных примеров видно, что код в платежках на возмещение по авансовому отчету и на оплату командировочных совпадает.
Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет
Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:
Порядок учета командировочных расходов в 2021 году см. по ссылке.
Подробная информация о том, как работать с кодами доходов, есть в системе КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Обзор.
Именно код выплаты и указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров. Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:
Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».
Код дохода в платежном поручении на подотчет
Напомним, что согласно изменениям Закона об исполнительном производстве, с 1-го июля 2021 года для работодателей введена новая обязанность по указанию кода вида дохода в платежных документах на перечисление средств физлицам. Характер взаимодействия с гражданином значения не имеет. Это могут быть как трудовые отношения, так и гражданско-правовые.
При заполнении платежки указывается одно из установленных Банком России значений. Но как быть с подотчетными суммами? Разъяснения даны Центробанком в Письме от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700. Регулятор уточняет, что в отношении сумм, не являющихся доходом физлица, на который можно обратить взыскание, проставлять код не требуется.
Как оформить выдачу командировочных
Перечислять командировочные деньги на зарплатные карты сотрудников можно, только если такая возможность предусмотрена условиями договора, заключенного с банком. Например, там может быть прописано, что подотчетные средства, в том числе командировочные, перечисляются на зарплатную карту (п. 2.5 Положения, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П). А если условиями договора с банком предусмотрено только перечисление зарплаты на карту, то перевод туда других сумм будет противоречить правилам ее использования. И может быть расценен как заработная плата. Тогда потребуется уплата НДФЛ, или же банк вовсе не пропустит подобный платеж.
Кроме того, возможность безналичных расчетов по командировкам вам следует закрепить во внутреннем документе фирмы (ст. 168 ТК РФ). Например, в учетной политике. Там можно прописать, что зарплатная карта может быть использована для оплаты командировочных расходов, если сотрудник получил аванс на командировку заблаговременно, до начала служебной поездки (Письмо Минфина России от 29.12.2011 N 14-01-07/1396-1966).
Не помешает и распоряжение руководителя о перечислении работнику аванса на командировку на его личную карту. Необходимость этого документа подтверждена судом (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007). Ну и, конечно, у вас в наличии должны быть все документы, обосновывающие назначение платежа: приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и пр. А чтобы налоговики и сотрудники внебюджетных фондов не расценили перечисленные на карту работника деньги как зарплату, всегда указывайте в назначении платежа «на командировочные расходы». Такое же основание поможет банку пропустить платеж.
На заметку. Чтобы банк пропустил платежку с суммой командировочных на зарплатную карту сотрудника, не забудьте указать в назначении платежа «на командировочные расходы».
Подтверждением тому, что работник не потратил деньги на личные нужды, будет его авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами. Для удобства можно разработать свою форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.
Нюансы, требующие особого внимания. Аванс на командировку можно перечислять на зарплатную карту сотрудника. Главное, чтобы такая возможность была предусмотрена договором банка, а сам порядок был закреплен внутренним документом. Например, учетной политикой.
В платежке банка на перечисление аванса нужно указать назначение платежа «на командировочные расходы».
Н.Н.Титова
Эксперт журнала «Упрощенка»
Новые правила перечисления зарплаты.
С 01.06.2020 учреждения, выплачивающие гражданину заработок или иные доходы, будут обязаны указывать в расчетных документах (ч. 5.1 ст. 70 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее – Федеральный закон № 229-ФЗ) в редакции Федерального закона от 21.02.2019 № 12-ФЗ):
- сумму, взысканную по исполнительному документу (ч. 3 ст. 98 Федерального закона № 229-ФЗ в редакции Федерального закона от 21.02.2019 № 12-ФЗ);
- соответствующий код вида дохода – если в отношении выплачиваемой работнику заработной платы или иных доходов установлены ограничения (ст. 99 Федерального закона № 229-ФЗ) и (или) на них не может быть обращено взыскание (ст. 101 Федерального закона № 229-ФЗ).
Оформляем подотчетные деньги правильно
Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:
- из кассы наличными деньгами;
- через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
- через личную банковскую карту сотрудника.
Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.
Выдать подотчет на карту или наличными можно только сотруднику организации, с которым заключен трудовой и гражданско-правовой договор. Сроки, максимальная сумма и отчетный период должны быть установлены отдельным приказом руководителя.
Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:
- Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета. Готовое обращение передаем руководителю.
- Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
- Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.
За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.
Как можно тратить поступления на личный счет?
Получив подотчетные деньги на счет своей банковской карты, подотчетник может рассчитываться за произведенные расходы как непосредственно с ее счета, так и наличными. Денежные средства на личном счете никак не обосабливаются, на них не распространяются правила спецсчетов — физлицо вправе распоряжаться ими по своему усмотрению: обналичивать или рассчитываться безналом.
Это логично, так как получение денег в подотчет обязывает физлицо потратить эту сумму в соответствии с целями, на которые они получены, отчитаться за них и при необходимости возвратить неиспользованную сумму работодателю в пределах установленного срока. Все, как и при выдаче наличных, никаких новых требований по расходованию безнала нет.
Учитывая, что все поступления на счет физлица становятся формально его собственностью, лучше заранее поинтересоваться об имеющихся в отношении подотчетника открытых исполнительных производств, так как все поступления в таком случае будут списываться в оплату задолженностей. Это, конечно, не снимет с него обязанности отчитаться за расходование подотчетных сумм.
По представленной теме сделаем несколько основных выводов:
- Командировочные средства разрешено переводить на зарплатную карту сотрудника.
- Внутренние положения компании должны содержать порядок перечисления безналичных средств на команировку.
- Работник должен быть ознакомлен с внутренними положениями организации под подпись.
- Средства перечисляются работнику на основании приказа о командировки.
- Безналичный перевод осуществляется с помощью платежного поручения.
- Назначение платежа в платежке должно содержать информацию о компенсации командировочных расходов или выдаче средств под отчет. Иначе с выплаченных средств придется платить налоги: НДФЛ и страховые взносы.
- Неправильно оформленная платежка грозит штрафными санкциями организации.
Как перевести деньги с расчетного счета в подотчет на карту сотрудника
Назначение платежа в подотчет на карту (образец формулировки): «Аванс на хозяйственные нужды»; сотрудник должен написать заявление о своем согласии на такое перечисление, в котором в обязательном порядке указываются банковские реквизиты счета его карточки; к авансовому отчету, как и при наличных перечислениях, должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.
Получив подотчетные деньги на счет своей банковской карты, подотчетник может рассчитываться за произведенные расходы как непосредственно с ее счета, так и наличными.
Денежные средства на личном счете никак не обосабливаются, на них не распространяются правила спецсчетов — физлицо вправе распоряжаться ими по своему усмотрению: обналичивать или рассчитываться безналом. Это логично, так как получение денег в подотчет обязывает физлицо потратить эту сумму в соответствии с целями, на которые они получены, отчитаться за них и при необходимости возвратить неиспользованную сумму работодателю в пределах установленного срока.
Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета
При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:
«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 26.10.20ХХ № 124».
Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.
С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье.
В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.
Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.
Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.
Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».
Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».
Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.
Несмотря на то что выдача в подотчет на карту работника регулируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 №3210-У и относится к кассовым операциям, то есть к операциям с наличными деньгами, Минфин и Казначейство России в совместном письме N 02-03-10/37209, N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 подтвердили возможность осуществлять ее с помощью безналичного расчета — путем перечисления на личную или зарплатную карточку подотчетного лица, работника организации.
Однако такое допущение сопровождалось соблюдением ряда условий:
- возможность безналичной выдачи подотчет должна быть предусмотрена в учетной политике организации;
- чтобы поступившие суммы физлицу не признали доходом, а также чтобы обеспечить «прозрачность» банковских операций, оформляя платежное поручение на подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа обязательно должно содержать указание, что перечисляемые средства являются подотчетными. Назначение платежа в подотчет на карту (образец формулировки): «Аванс на хозяйственные нужды»;
- сотрудник должен написать заявление о своем согласии на такое перечисление, в котором в обязательном порядке указываются банковские реквизиты счета его карточки;
- к авансовому отчету, как и при наличных перечислениях, должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.
Получив подотчетные деньги на счет своей банковской карты, подотчетник может рассчитываться за произведенные расходы как непосредственно с ее счета, так и наличными. Денежные средства на личном счете никак не обосабливаются, на них не распространяются правила спецсчетов — физлицо вправе распоряжаться ими по своему усмотрению: обналичивать или рассчитываться безналом.
Это логично, так как получение денег в подотчет обязывает физлицо потратить эту сумму в соответствии с целями, на которые они получены, отчитаться за них и при необходимости возвратить неиспользованную сумму работодателю в пределах установленного срока. Все, как и при выдаче наличных, никаких новых требований по расходованию безнала нет.
Учитывая, что все поступления на счет физлица становятся формально его собственностью, лучше заранее поинтересоваться об имеющихся в отношении подотчетника открытых исполнительных производств, так как все поступления в таком случае будут списываться в оплату задолженностей. Это, конечно, не снимет с него обязанности отчитаться за расходование подотчетных сумм.
Подотчетные суммы теперь будут выдаваться по новым правилам (с 1 июня)
В настоящее время безналичные переводы все больше приобретают популярность. Выдачи денежных средств по безналу тоже не исключение, бухгалтеру зачастую гораздо удобнее рассчитаться с сотрудником на карту для выдачи подотчета. Законодательная база говорит нам лишь про наличные операции и регулируется Указанием ЦБ РФ 3210-У от 11.03.2014г.В свою очередь же Министерство финансов и казначейство пришли к выводу, что не запрещено переводить подотчетные деньги на карту. Главное, чтобы работник отчитался после их расхода.
Несвоевременное перечисление подотчетных сумм может стать причиной срыва служебной командировки или иных нарушений.
Министерство финансов России с претензиями налоговиков кардинально не согласно, свою позицию чиновники представили в письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65. Однако, убедить налогового инспектора в правильности учета проще с правильно оформленными документами.
Нормативными и локальными актами строго оговорены расходы, которые можно возместить сотрудникам, выдав денежные средства подотчет. К ним относятся:
- Командировочные расходы
- На представительские нужды
- Закупка канцелярских принадлежностей
- Покупка ГСМ, бензина для заправки автомобиля
Порядок перечисления денежных средств на карту ничем не отличается от порядка выдачи из кассы. Единственное необходимо заранее предусмотреть ряд условий:
- Учетной политикой предприятия должно быть учтено безналичное перечисление
- Для того, чтобы у банка не возникало дополнительных вопросов к поступлению неизвестных сумм на счет физического лица, в назначении платежа лучше указать, что это выдача аванса на хозяйственные нужды
- От сотрудника необходимо взять заявление с реквизитами его банковской карты либо расчетного счета
- Затем подтвердите расход денежных средств, предоставив подтверждающие документы
Важно! Главное соблюсти все условия для перечисления средств на карту сотрудника, чтобы избежать лишних вопросов от налоговой и банка.
Вид операции – выберите «Возврат денежных средств покупателю».
Расчетный счет– выберите расчетный счет организации, с которого расходуются денежные средства. Если в организации один расчетный счет, то он подставится автоматически.
Контрагент – укажите покупателя, которому возвращаются денежные средства. Это можно сделать двумя способами.
- Нажмите на ссылку «Расширенный поиск» и в открывшейся форме при помощи функции поиск выберите контрагента.
- Введите наименование контрагента в пустое поле и из появившегося списка выберите контрагента.
Расчетный счет контрагента – выберите расчетный счет покупателя, на который перечисляются денежные средства. Если у покупателя один расчетный счет, то он подставится автоматически.
Назначение – введите наименование, номер и дату договора или товарных документов, по которым происходит возврат денежных средств, укажите причину возврата.
Сумма – введите сумму возвращаемых денежных средств.
Как выбрать правильный код в разных ситуациях
Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.
Предприятие может открыть одну или несколько корпоративных карт. Карта выдается подотчетному лицу на основании заявления, в котором сотрудник просит выдать карту на приобретение материалов, оплату работу или услуг.
Цифру 1 ставят, когда перечисляют зарплату или другой доход, удержания с которого ограничены. Например, при выплате премии, отпускных, больничных, матпомощи, дивидендов или при оплате работ и услуг по договору ГПХ и самозанятым.
Подготовьтесь к отчетности заранее, посмотрите изменения в бухучете за 2021 год, чтобы показатели налоговой отчетности не шокировали вас в конце года, а налоговиков не спровоцировали на проверку.
Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника
Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.
В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:
«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.
При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.
Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».
Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.
С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2019-2020».
Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.
Подробнее о действующих правилах выдачи денег под отчет читайте .
К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:
- цель получения подотчетных денег;
- сумма запрашиваемого подотчета;
- банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
- период, на который предоставляются подотчетные деньги;
- разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
- подпись подотчетного лица;
- дата составления.
Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту.
Оформляем подотчетные деньги правильно
Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:
- из кассы наличными деньгами;
- через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
- через личную банковскую карту сотрудника.
Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.
ВАЖНО! Выдать подотчет на карту или наличными можно только сотруднику организации, с которым заключен трудовой и гражданско-правовой договор. Сроки, максимальная сумма и отчетный период должны быть установлены отдельным приказом руководителя.
Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:
- Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета. Готовое обращение передаем руководителю.
- Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
- Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.
За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.
Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет
Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:
- Во-первых, следует иметь в распоряжении реквизиты карточного счета, на который будут переводиться подотчетные суммы, чтобы средства ушли по назначению.
- Во-вторых, в назначении платежа необходимо прописать, что именно представляют собой эти деньги: подотчетные суммы на командировочные расходы или на приобретение товаров для хозяйственной деятельности организации.
Порядок учета командировочных расходов в 2019-2020 годах см. по .
Именно указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров. Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:
- «Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Иванова С. Р. согласно приказу от 12.03.2020 № 18/П. Без НДС» — такая фраза будет уместна при перечислении безналичного аванса.
- «Компенсация перерасхода сотруднику Иванову С. Р. по авансовому отчету от 15.03.2020 № 32. Без НДС» — такая формулировка может использоваться при возмещении перерасхода сотруднику.
Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».
Правильно оформленное назначение платежа при перечислении безналичного подотчета позволит избежать претензий контролеров. Самое главное при этом — указывать, что перечисляемые суммы являются подотчетными денежными средствами. Это послужит убедительным доказательством того, что они не являются доходом сотрудника.
Проводка: Дебет 0 208 34 560 Кредит 0 201 11 610.