Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Где ставить печать в новой транспортной накладной в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку это учетный документ, то следует соблюдать нормы его оформления. Он в обязательном порядке будет задействован в бухучете, если удостоверяет реальный факт хозяйственной жизни предприятия. Нельзя недописать информацию в нужных ячейках, делать простые помарки поверх готового варианта, неточно представлять здесь информацию и пр. Исправления должны заверяться с простановкой даты их внесения. Ответственные лица расписываются и оставляют здесь свои Ф.И.О. Первичную документацию разрешено составлять на бумажном носителе или хранить в виде электронного экземпляра. Но поскольку здесь идет речь о сопроводительном документе, то он делается исключительно в бумажной версии. Его предстоит доставить по условленным адресам и собрать подписи.
Правила заполнения транспортной накладной 2023
В 2023 форма транспортной накладной заполняется в соответствии с обновленными Правилами перевозки грузов:
- Грузоотправитель должен заполнить в документе пункты 1-6 и 16 («Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Наименование груза», «Сопроводительные документы на груз», «Указания грузоотправителя», «Прием груза», «Дата составления, подписи сторон»).
- Грузоперевозчик должен определить (по согласованию с отправителем) условия транспортировки. Он заполняет (в своей части) пункты 8-11, 13, 15, 16 ТН («Условия перевозки», «Информация о принятии заказа к исполнению», «Перевозчик», «Транспортное средство», «Прочие условия», «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы», «Дата составления, подписи сторон»).
При транспортировке опасных грузов или при использовании крупногабаритного или тяжеловесного транспорта в пункте 13 при необходимости указываются сведения о маршруте следования, а также о номере, дате и сроке действия специального разрешения.
- Водитель подписывает транспортную накладную в пунктах 6 и 7 («Прием груза», «Сдача груза»), заполняет пункт 15 («Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы» — здесь указывается размер провозной платы), при необходимости — пункт 12 («Оговорки и замечания перевозчика» — здесь приводятся замечания о фактическом состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования — при сдаче груза, изменении условий перевозки — при выгрузке). В пути водитель по мере необходимости вправе делать отметки об изменении условий транспортировки (пункт 12) и переадресовке (пункт 14 «Переадресовка»).
- Грузополучатель заполняет в транспортной накладной пункт 7 («Сдача груза»).
- В пункте 5 («Указания грузоотправителя») приводится объявленная отправителем ценность груза. Она не должна быть больше его действительной стоимости.
- Отсутствие записи в бланке накладной на перевозку груза подтверждается прочерком. Пустых полей в документе быть не должно.
- При отсутствии записей в пункте 8 применяются общие условия по Правилам перевозки грузов и Федеральному закону «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
- Транспортная накладная составляется в трех экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Все экземпляры являются оригиналами.
- Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами. Исправления заверяются этими же подписями.
- В бланк накладной на перевозку груза включается информация обо всех партиях груза, перевозимых в одном транспорте.
- Если задействовано несколько автомобилей, количество экземпляров транспортной накладной должно быть соответствовать их количеству: на каждый автомобиль — три ТН.
Правила заполнения транспортной накладной
Форма транспортной накладной разделена на смысловые части, поэтому заполнение документа будем рассматривать в соответствии с этими частями:
| Раздел | Заполнение |
| Транспортная накладная | Содержит информацию о самой накладной: — дату составления; — номер; — номер экземпляра. Накладная составляется в трех экземплярах, на каждом из которых должен быть свой номер. |
| Заказ (заявка) | Вводятся дата и номер заявки на перевозку груза. |
| 1. Грузоотправитель | Заполняется информация об организации или физическом лице, которое отправляет груз. В данном разделе нужно ввести наименование организации или ФИО физического лица, номер ИНН, адрес и номер телефона. |
| 1а. Заказчик услуг по организации перевозки груза | Заполняется в случае необходимости. |
| 2. Грузополучатель | Заполняется информация об организации или физическом лице, которому будет доставлен груз. |
| 3. Груз | В этом разделе вводится подробная информация о грузе (название, количество мест, маркировка, масса, объем и т.п.) |
| 4. Сопроводительные документы на груз | Заполняется в случае необходимости. |
| 5. Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки | В данном разделе вводятся требования, которые должны быть соблюдены при перевозке груза. Например, в данном разделе могут быть указаны условия, необходимые для выполнения требований законодательства.. |
| 6. Перевозчик | Заполняется информация об организации или физическом лице, которое будет перевозить груз (перевозчик, транспортная компания). |
| 7. Транспортное средство | Информация об автомобиле, который будет перевозить груз. |
| 8. Прием груза | Часть данного раздела заполняется при составлении накладной (место погрузки и планируемое время погрузки). Вторая часть раздела должна быть заполнена непосредственно при погрузке (дата и время прибытия и убытия, масса груза). То есть при остановке грузовика полицейскими раздел 8 уже должен быть заполнен полностью. |
| 9. Переадресовка | Заполняется в случае необходимости. |
| 10. Выдача груза | Часть данного раздела заполняется при составлении накладной (место выгрузки и планируемое время выгрузки). Вторая часть раздела должна быть заполнена непосредственно при выгрузке. То есть при остановке сотрудниками ГИБДД данный раздел должен быть заполнен частично. |
| 11. Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков | Таблица заполняется в случае необходимости. |
| 12. Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях | Заполняется в случае необходимости. |
Как заполнять товарно-транспортную накладную (ТТН) — правила, образец
Несмотря на разрешение не использовать унифицированный формат, структурированность в ТТ-накладной обязательно имеется. Все нужно излагать четко и информативно. В начале ведения хоздеятельности можно взять в открытом доступе распространенные примеры. Но в дальнейшем рекомендуется отладить работу и применять типовые формы. Помочь в составлении помогут специализированные программы.
Надо ли возвращать документ
Это такая же бумага, как акт о приемке передаче. Их нужно хранить у двух сторон сделки с подписями их представителей. Они подписываются и возвращаются, поскольку требуются для отчетности и бухучета. А также для удостоверения совершенных действий, что поможет отстаивать при необходимости свои права. Из сказанного выше понятно, что ТТ-накладная формируется в большом количестве различных вариаций. Она нужна для описания отправки и фигурантов. Всем в итоге достается свой экземпляр, на котором ранее расписались остальные действующие лица. Эта первичная документация идет в архив, а до того момента остается под контролем в бухгалтерии.
Мы рассмотрели, из каких разделов состоит и как заполняется товарно транспортная накладная. Если предприятие разработало собственный бланк, то, возможно, предстоит пояснить все его тонкости остальным участникам. Ведь многие до сих пор используют для удобства и достоверности принятый ранее стандартизированный документ.
Транспортная накладная: когда применяется?
Документ оформляют при автомобильных грузоперевозках. Например, когда продавец на своем транспорте осуществляет доставку товара покупателю. Или для транспортировки привлекается третье лицо — экспедиторская компания-перевозчик. В накладной фиксируются стороны, участвующие в перевозке (отправитель, перевозчик, получатель) и ее условия.
Необходимость оформления в таком случае специального документа прописана в п.7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление № 2200, далее — Правила).
Новая транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки. Если такого договора нет, то и накладная не оформляется. Например, когда владелец товара фрахтует автомобиль и при этом сам сопровождает груз. В таком случае вместо накладной подписывается заказ-наряд на предоставление транспортного средства. Если компания просто перевозит свой товар с одного склада на другой, оформляется путевой лист.
Новая транспортная накладная 2021
С 1 января 2022 года юридические лица и ИП, которые так или иначе связаны с грузоперевозками, смогут плавно подключаться к ГИС ЭПД. Это грузоотправители, грузополучатели, логистические компании, фрахтовщики, фрахтователи. Обязательный обмен электронными транспортными накладными планируется с 1 января 2023 года. До этого момента участники системы могут создавать и отправлять ЭТрН на добровольной основе.
- Приобрести КЭП для сотрудников, отвечающих за отгрузку и приёмку грузов. Это может быть кладовщик или менеджер по логистике. В ФНС такую подпись можно получить бесплатно. Но кроме неё нужен защищённый носитель и программное обеспечение.
- Подключиться к оператору ЭДО. Он будет обрабатывать и передавать электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД. Минтранс определит перечень таких операторов и занесёт в специальный реестр. Также вам нужно будет выбрать решение оператора для обмена документами: облачный сервис или интеграция сервиса с внутренними учётными системами предприятия. Если вы уже используете какие-то решения для ЭДО или учётную систему, сообщите об этом оператору. Он оценит, возможна ли интеграция с его платформой, сроки и стоимость внедрения ЭТрН. Если интеграция возможна, вы сможете работать электронными транспортными накладными в интерфейсе своей учётной системы. Если нет, то оператор предоставит вам свое решение.
- Подключиться к ГИС ЭПД. Она будет обеспечивать обмен электронными перевозочными документами и содержащимися в них сведениями между участниками грузоперевозок и хранить данные.
- Заключить соглашение об обмене электронными документами. Потребуется два соглашения: первое — между транспортной компанией и водителем, второе — между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем. Опишите текущий процесс обмена документами и возможные сценарии обмена: кто из сотрудников в какой последовательности подписывает, передаёт и проверяет документы; как выстроен процесс взаимодействия с экспедитором и перевозчиком. Также обязательно укажите, кто из сотрудников обладает правом подписи, кто и как будет подписывать документы, какие обязанности в обмене выполняет менеджер, кладовщик, водитель, бухгалтер.
- Позаботиться о техническом оснащении. Необходимо приобрести смартфоны или планшеты для водителей, настроить мобильные клиенты ЭДО и научить работе с ними. Поскольку груз отправляют со склада и складским работникам нужно фиксировать отгрузку, то им тоже необходимо приобрести планшеты или ноутбуки с доступом к платформе оператора ЭДО.
Небольшие компании могут обмениваться ЭТрН в облачных сервисах. После того как участники перевозок согласуют участие в электронном обмене, нужно будет настроить веб-интерфейс для работы — это занимает 2-5 дней.
Крупные компании, как правило, меняют бизнес-процесс и настраивают взаимодействие сервиса обмена с учётными системами. Обычно требуется от двух недель до нескольких месяцев в зависимости от масштабов компании и процессов, переводимых в электронный вид.
С помощью транспортной накладной оформляют перевозки товаров на автотранспорте по РФ. Это первичный документ, который подтверждает расходы на доставку груза, в нем же оговариваются условия доставки.
Если водитель везет на своем авто груз, он обязан иметь при себе транспортную накладную и предъявлять ее по требованию сотрудникам Госавтоинспекции. Если накладной на груз у водителя нет, он рискует получить штраф 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).
Накладная нужна в двух случаях:
- если продавец доставляет товар на собственном транспорте (кроме тех случаев, когда стоимость доставки включена в цену товара и это отражено в договоре);
- если товар от продавца покупателю доставляет сторонняя компания.
Накладную не оформляют в таких ситуациях:
- если товар доставляет поставщик, но доставка включена в стоимость товара;
- если покупатель забирает груз на собственной машине, тогда расходы на перевозку он подтверждает зарплатной ведомостью, путевым листом или другим документом.
Важно при составлении соблюдать правила оформления транспортной накладной. Наличие каких-либо ошибок может сделать документ недействительным. При этом правительство внесло ряд изменений в транспортную накладную в 2023 году, которые также нужно учитывать при оформлении.
Порядок и инструкция по заполнению ТН указаны в Постановлении Правительства РФ «Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 ПДД РФ» от 21.12.2020.
Далее мы предлагаем ознакомиться с основными правилами заполнения транспортной накладной по пунктам:
- грузоотправителем заполняются пункты «Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Сопроводительные документы», «Указания грузоотправителя», «Наименование груза», «Прием груза» и часть отправителя в разделе «Дата составления и подписи сторон»;
- грузоперевозчиком заполняются пункты «Условия перевозки» (только после согласования с отправителем), «Перевозчик», «Информация о принятии заказа к исполнению», «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета», «Транспортное средство», «Прочие условия» (при их наличии) и часть перевозчика в разделе «Дата составления и подписи сторон»;
- грузополучатель заполняет пункт «Сдача груза»;
- в разделе «Прочие условия» можно указать маршрут следования, если это необходимо, также дату, номер и срок действия специального разрешения, если оно есть;
- перевозчик имеет право в разделе «Оговорки и замечания» делать пометки о состоянии груза, тары, опломбирования, изменении условий перевозки и т.д.
- в разделе «Указания грузоотправителя» нужно указать ценность груза в размере его стоимости;
- в документе не должно быть пустых полей, если отсутствуют записи в каком-либо пункте, это обозначается прочерком;
- если в разделе «Условия перевозки» нет записей, применяются те условия, которые указаны в общих правилах перевозки грузов;
- пункт о грузе должна включать сведения обо всех партиях, которые перевозятся одним и тем же транспортом;
- допускаются исправления в накладной, они обязательно должны быть заверены подписями грузоперевозчика и отправителя (обязательно указываются фамилии и инициалы подписавшихся), а рядом должны стоять слово «Исправлено» и дата исправления;
- не обязательно ставить печать, а вот подпись нужна отправителя, транспортной компании, водителя и получателя.
Заполнение формы ТТН начинается с заголовка. В поле «Плательщик» введите информацию о грузополучателе (покупателе). Поле «Клиент (плательщик)» заполняется данными лица, заказавшего транспорт. В разделе товаров в поле «Плательщик» введите реквизиты покупателя, получателя товара.
В разделе транспорта в поле «Клиент (плательщик)» нужно указать данные клиента транспорта. Это может быть как отправитель груза, так и его получатель. Например, когда продавец товара оплачивает транспортные услуги по договору поставки, его данные вносятся в графу. Когда покупатель — его данные.
Форма ТТН заполняется сотрудником грузоотправителя. Его подписывают:
- сотрудник, ответственный за отгрузку;
- сотрудник, осуществивший отгрузку;
- главный бухгалтер.
Также на бланке ставится печать юридического лица. Со стороны перевозчика документ подписывается работником, принявшим ТМЦ к перевозке. Количество копий зависит от типа загрузки.
4 экземпляра, если грузы товарного характера:
- первый предназначен для отправителя груза;
- второй — грузополучателю для отправки груза;
- третий и четвертый — перевозчику (один экземпляр прикрепляется к транспортной накладной и направляется заказчику транспортного средства, второй используется как приложение к путевому листу).
В третьем и четвертом экземплярах грузополучателя ставит свою подпись работник, непосредственно принявший ТМЦ. На бланке также ставят печать организации — получателя.
Надо ли возвращать документ
Это такая же бумага, как акт о приемке передаче. Их нужно хранить у двух сторон сделки с подписями их представителей. Они подписываются и возвращаются, поскольку требуются для отчетности и бухучета. А также для удостоверения совершенных действий, что поможет отстаивать при необходимости свои права. Из сказанного выше понятно, что ТТ-накладная формируется в большом количестве различных вариаций. Она нужна для описания отправки и фигурантов. Всем в итоге достается свой экземпляр, на котором ранее расписались остальные действующие лица. Эта первичная документация идет в архив, а до того момента остается под контролем в бухгалтерии.
Мы рассмотрели, из каких разделов состоит и как заполняется товарно транспортная накладная. Если предприятие разработало собственный бланк, то, возможно, предстоит пояснить все его тонкости остальным участникам. Ведь многие до сих пор используют для удобства и достоверности принятый ранее стандартизированный документ.
Как заполнить транспортную накладную
В общем случае — грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки. Но это может быть неудобно, так как отправитель, заполнив свою часть документа, должен будет передать оригинал водителю вместе с грузом. Тот, вместо того чтобы везти товар напрямую получателю, должен будет сначала съездить в офис компании-перевозчика с транспортной накладной, чтобы ее заполнили ответственные лица. И только после этого водитель займется доставкой груза. Удобнее предусмотреть в договоре, что транспортную накладную оформит грузоперевозчик. Тогда транспортная компания заполняет свою часть бланка в своем офисе, оригинал передается водителю, и тот отвозит его грузоотправителю, выезжая за грузом.
- Бланк ТТН / Форма 1-Т
- Бланк товарной накладной
- ТОРГ-12 — Товарная накладная
- Расходная накладная
- Приходная накладная
- Накладная на отпуск товара ОП-4
- Штрафы за нарушения по онлайн-кассам в 2022 году
- Этикетки для Wildberries: шаблон и печать онлайн
- Работа на маркетплейсах: с чего начать продажи
- Проведение инвентаризации и оформление ее результатов
- Обязательные реквизиты чеков ККТ и БСО в 2022 году
- Вопросы и ответы про маркировку товаров
- Как оформить возврат от покупателя
Кроме описанных перемен, правительство проиндексировало тариф проезда за 1 километр по федеральным шоссе в системе «Платон», который с 01.02.2022 вырастет на 14 копеек. А утилизационный сбор повысится на четверть.
Что касается необоснованных перегрузов и соответственно штрафов на отдельных участках, то теперь они оснащены цифровым табло. И водитель сможет на месте переместить продукцию «на место». Дело в том, что во время пути груз может сдвинуться и увеличить нагрузку на конкретную ось. Непосредственно пункты проверки на техническую исправность станут проверять каждые 3 месяца.
В договоре рекомендуется прописать специфику груза, особые условия перевозки или хранения, а также добавить тот момент, что пеервозчик берет на себя ответственность за кражу или порчу груза. Это смотивирует того доставить продукцию в изначальном виде без претензий со стороны сотрудников полиции, налоговой и т.д. Кроме того, если с грузом все-таки что-то случиться, перевозчик будет обязан вернуть средства в полном объеме.
Заказчик перевозки не является ни грузоотправителем, ни грузополучателем
В данном случае условия перевозки и стоимость услуг согласовываются с заказчиком перевозки, который не является грузоотправителем или грузополучателем. Подпункты 1-7 транспортной накладной грузоотправитель не заполняет. Это делают заказчик перевозки или перевозчик.
По этой же причине в п. 16 ТН подпись и печать проставляет заказчик, а не грузоотправитель. Это означает согласование с перевозчиком всех условий перевозки груза и подтверждает достоверность и правильность внесенной в транспортную накладную информации. Во всем остальном оформление происходит в порядке, описанном в таблице.
Указание в п. 16 ТН грузоотправителя не будет ошибкой. Как вариант можно добавить графу в п. 16 и указывать наряду с грузоотправителем заказчика .
Рекомендуем в таких случаях в договоре перевозки указывать обязанность перевозчика по заполнению ТН (в том числе п. 1-7) и оформлять ТН в 4 экземплярах.
Оформление и работа с бланком ТТН
ТТН относят к сопроводительным документам первостепенной важности. Потому их проверка будет осуществляться достаточно тщательно. Чтобы избежать любых проблем и загвоздок при транспортировке груза, следует опираться на принятые стандарты при заполнении формы. Многие забывают о том, что здесь не допускается оставлять пустые ячейки. Где это необходимо, просто ставится прочерк. Также запрещено писать с ошибками и вносить некорректную или неточную информацию. Помимо ТТН, к стандартной форме 1Т может потребоваться приложить некоторые дополнительные бумаги и документы. Здесь в основном речь идёт о:
- сертификатах;
- договорах;
- свидетельствах;
- паспортах и пр.
Если к товарно-транспортной накладной прикладываются документы, все они в обязательном и правильном порядке прописываются в соответствующей строке, выделенной для Приложений к ТТН. После заполнения ТТН печатается сразу в 4 экземплярах. То есть вполне допускается использование современных средств ввода и оргтехники для распечатки. Заполнять всю ТТН только вручную ручкой необязательно. Документ не будет считаться действительным, если на нём отсутствуют соответствующие подписи сторон.
При этом из четырёх копий только одна предназначена для грузоотправителя. Все остальные экземпляры должен держать при себе водитель, осуществляющий грузоперевозки. Вторая копия передаётся получателю товара. Ещё два экземпляра нужны для руководства грузоперевозчика. Причём обязанностью водителя, который доставляет товар, является необходимость получить подписи грузоотправителя и грузополучателя на этих 2 копиях накладной. Теперь третья копия, куда выписывается окончательный счёт за предоставленные услуги, передаётся заказчику. В роли заказчика грузоперевозки может выступать отправитель или получатель. Тут уже учитывается та фирма, с которой транспортная компания заключила соглашения. В итоге четвёртый экземпляр остаётся у грузоперевозчика. Это необходимо для ведения бухгалтерского учёта.
Где ставятся печати в транспортной накладной 2021
Цитата: Проданный товар доставляется покупателю перевозчиком — третьим лицом.
Нужно ли одновременно оформлять ТТН и транспортную накладную?
Нужны ли в новой форме транспортной накладной печати грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика?
20 апреля 2012
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемой ситуации необходимо составлять и транспортную накладную, и товарно-транспортную накладную.
При оформлении транспортной накладной начиная с 13 марта 2012 года проставление в ней печатей грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя не требуется.
Грузоотправитель и продавец могут отличаться. Например, продавец товара находится в одном городе, а сам груз хранится на складе в другом городе. Получается, что грузоотправителем, прописанным в накладной, будет та компания, которая распоряжается складом. Именно сотрудник этой организации должен заниматься оформлением бланка 1-Т.
Существует один важный аспект, в случае, когда доставка товара осуществляет транспортная компания: если право собственности на груз в момент передачи не переходит транспортной организации, то обязанность составления накладной будет лежать на грузоотправителе.
Стандартный образец заполнения ТТН (товарно-транспортной накладной) формы 1-Т
Используйте унифицированный формуляр накладной, предусмотренный в Приложении № 4 к Постановлению Правительства № 272. Структурированная форма отвечает требованиям к первичной документации, заявленным в законодательстве о бухучете. Но разрешено работать и по другим формам. Например, доработав унифицированный бланк или создав индивидуальную структуру. Но унифицированная форма транспортной накладной используется чаще всего.
Чтобы правильно заполнить бланк, ответственному работнику важно учитывать требования:
- Документ является подтверждением факта заключения договора на транспортировку груза.
- Один бланк ТП оформляется на один рейс транспортного средства, независимо от количества партий. Исключение: условия договора предусматривают иной порядок.
- Если одна партия товара доставляется несколькими автомобилями, то придется оформить отдельную ТН на каждое транспортное средство.
- В стандартной ситуации образец заполнения ТН на перевозку груза оформляется в трех экземплярах — по одному для каждой из сторон участников: отправитель, перевозчик и получатель. Но количество сторон уменьшается, например, когда перевозку выполняет покупатель или продавец.
- По общим правилам, оформляет документ отправитель. То есть лицо, которое совершает отгрузку товара. Но можно предусмотреть иные условия в договоре.
- При любых исправлениях в уже составленном документе корректирующая запись заверяется подписью ответственного лица с расшифровкой должности и Ф.И.О.
ВАЖНО! Накладную подписывают только ответственные лица, уполномоченные на совершение таких действий учредительными документами или доверенностями.
Структура документа предусматривает 17 отдельных разделов. Причем каждый раскрывает специфическую информацию. Рассмотрим образец заполнения транспортной накладной 2020 по пунктам:
- Раскрываем сведения об отправителе груза. Здесь прописываем его наименование, адрес по месту нахождения, платежные реквизиты и контактный телефон.
- Фиксируем аналогичные сведения о получателе товара.
- Детализируем сведения о товаре или грузе. Расписываем его состояние, характеристики, массу, размеры и т. д.
- Вписываем сопроводительную документацию, которая была оформлена на оправляемый товар. Например, сертификаты, разрешения или удостоверения.
- Регистрируем отдельные указания отправителя по условиям транспортировки. Например, вписываем требования к температурным режимам транспортировки или требования к транспортному средству.
- Вносим сведения о приемке ТМЦ к погрузке. Фиксируем адрес погрузки, время, дату, массу, количество и состояние. Сведения заверяются подписями водителя и грузоотправителя.
- Теперь фиксируем аналогичную информацию по сдаче груза к выгрузке. Заверяем сведения подписью ответственных лиц (водителя и грузополучателя).
- Обозначаем условия перевозки товара. Разрешено внести свои, особые условия или выбрать из предложенных вариантов. Информацию вносите в соответствии с договором поставки.
- Фиксируем сведения о принятии заказа (заявки) к исполнению.
- Вписываем сведения о перевозчике. Указываем наименование, адрес нахождения, телефон компании, Ф.И.О. и номер телефона водителя.
- Описываем транспортное средство. Фиксируем следующие характеристики: марка, тип, грузоподъемность, регистрационные госномера.
- Характеризуем данные о фактическом состоянии товара и его упаковки на момент загрузки и выгрузки. Изменения в состоянии отражаем подробно.
- Регистрируем прочие условия, если осуществляется транспортировка особых грузов. Например, при перевозке опасных грузов.
- Поле заполняем только в том случае, если изменилось место доставки ТМЦ.
- Расписываем стоимость услуг и производим расчеты затрат перевозчика, предъявляемые к отправителю. Раскрываем банковские реквизиты плательщика по договору.
- Проставляем дату составления и визируем подписями отправителя и получателя.
- Впишите при наличии нарушения при осуществлении грузоперевозки и претензии со стороны грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика.
Если информация к заполнению отсутствует, проставьте прочерки. Вот так выглядит правильный пример заполнения транспортной накладной 2020 года для доставки груза.
Обеспечьте сохранность транспортной накладной в течение 5 лет с момента внесения последней записи. Уничтожают бухгалтерские документы только при условии, что по периоду была проведена ревизия со стороны контролирующих органов.
Если контрольных мероприятий не было, но срок хранения уже истек, то сохраните документы до ревизии. Иначе ФНС вправе признать затраты не подтвержденными и доначислить налоги и пени.
До введения транспортной накладной (ТН) применялся другой документ: товарно-транспортная накладная (ТТН). Однако после того, как в практику вошла первая, отмены второй не произошло. Сейчас используются оба документа: и ТН, и ТТН. В чем разница между ними?
Товарно-транспортная накладная (ТТН):
- Служит для учета движения товаров между продавцом и покупателем.
- Подтверждает правомерность перевозки при проверке на дороге.
- Включает два раздела: товарный и транспортный. В них указываются сведения о грузе и этапах его транспортировки.
- Служит основанием для (а) расчетов за грузоперевозку автотранспортом, (б) списания товаров отправителем и оприходования их получателем.
- Заполняется в четырех экземплярах. Более подробно о правилах выдачи ТТН, бланк и образец — здесь >>
Транспортная накладная (ТН):
- Подтверждает заключение договора грузоперевозки.
- Подтверждает правомерность перевозки.
- Включает только транспортный раздел. Он содержит сведения о перевозчике, грузоотправителе, получателе, условиях перевозки, а также данные, подтверждающие факт транспортировки груза и затраты на нее.
- Включает сведения о таре, используемой для грузоперевозки, о способе упаковки, о маркировке, о грузовых местах: их массе, объеме, размерах. В ТТН нет этой информации.
- Включает указания грузоотправителя о нужных параметрах автомобиля, данные об условиях перевозки, о фактическом состоянии груза, пломб, тары и упаковки, оговорки и замечания перевозчика. В ТТН эти сведения не указываются.
- Не включает номеров телефонов юрлиц (отправителей, получателей, перевозчиков), но содержит номера лиц, ответственных за перевозку.
- Не требует подписей должностных лиц, разрешивших отпуск груза, и лиц, отпустивших груз. Также не нужна подпись бухгалтера, главного или старшего. В ТТН должны быть все эти подписи — в товарном разделе.
- Не включает сведений о плательщике — наименования, адреса, банковских реквизитов, — в отличие от ТТН.
- Служит основанием для расчетов за перевозку груза автотранспортом.
- Подтверждает расходы на автоперевозку.
- Не может служить основанием для оприходования ТМЦ покупателем и для списания их поставщиком. В ТН нет раздела с нужной информацией: не приводится цена за единицу товара и общая стоимость всех перевозимых товаров. Можно указать только объявленную стоимость груза. Тогда в случае недостачи или порчи товара по вине перевозчика можно будет рассчитать сумму компенсации.
- Заполняется в трех экземплярах. Инструкция по оформлению транспортной накладной, пример заполнения и пустой бланк на 2021 год — ниже.