Как рассчитать и проанализировать излишки кассовой наличности?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать и проанализировать излишки кассовой наличности?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Проводки, отражаемые в бухучете по результатам инвентаризации кассы, отличаются в зависимости от обстоятельств. Если кассир возмещает всю сумму недостачи, отнесите ее к «прочим расходам» и проведите по бухгалтерии в отчетном периоде, когда сотрудник внес деньги в кассу.

Что делать с излишками

Казалось бы, все в порядке, излишки ― это не недостаток, и можно закрыть глаза на данное обстоятельство. Но не спешите радоваться. Излишки не появляются на пустом месте и есть какая-то причина их образования. Например, ошибочные действия кассира при проведении операций. Еще неизвестно, чем они могут обернуться: жалобой покупателя или проверкой со стороны контролирующих органов. Любое несоответствие, выявленное по результатам инвентаризации кассы, нужно исправлять. Как это сделать? Если при инвентаризации кассы выявлены излишки, они изымаются комиссией, оприходуются и отражаются в акте. «Лишние» деньги включите в прочие доходы компании. Найденные средства в налоговом учете зафиксируйте на дату оформления результатов. Проводка при излишках, выявленных по результатам инвентаризации денежных средств в кассе: дебет 50, кредит 91 ― оприходованы излишки налички в кассе.

Все должно осуществляться по плану, составленному руководителем. Причем этапность соблюдают в следующем порядке:

• Подготовительный период. Издается приказ директора, где прописывается срок проведения, что считают. Создается специальная комиссия из нескольких человек, где назначается главный. Определяются те лица, которые будут нести ответственность, если будут найдены нестыковки во время проверки.
• Все начинается с формирования описи имеющейся производственной собственности с описанием внешнего вида на сегодняшний день.
• Создается ведомость для сличения, где отражается информация, которая получилась при инспектировании, а также сведения, запечатленные в первоначальных документах.
• При несоответствии составляется акт, где будет все указано.
• По полученным данным оформляется справка. Помимо этого, вносятся преобразования в баланс, где отсутствующие деньги или другие ценности списываются. А оприходованные излишки, выявленные при инвентаризации в бюджетном учреждении, НДС и прибыль отражаются проводкой бухгалтера.

Инвентаризационная компания должна отчитываться на каждом этапе перед руководителем компании и главным экономистом.

В соответствии с п. 6 ФСБУ «Обесценение активов»[4] в рамках годовой инвентаризации проводится анализ наличия признаков обесценения активов (далее – тест на обесценение).

Тест на обесценение не проводится в отношении запасов, финансовых активов (п. 3 ФСБУ «Обесценение активов») и прав пользования активами (Письмо Минфина РФ № 02-06-07/2736, Федерального казначейства № 07-04-05/02-932 от 21.01.2019).

При выявлении инвентаризационной комиссией признаков обесценения по объектам основных средств, нематериальных или непроизведенных активов определяется их справедливая стоимость и рассчитывается убыток от обесценения.

Справедливая стоимость актива рассчитывается с применением метода рыночных цен либо метода амортизированной стоимости замещения (п. 11 ФСБУ «Обесценение активов»). Порядок применения данных методов предусмотрен в п. 54 – 56 ФСБУ «Концептуальные основы»[5]. Учреждение использует тот метод, который позволяет наиболее достоверно оценить справедливую стоимость актива.

Одновременно при принятии решения об определении справедливой стоимости комиссией оценивается необходимость корректировки в отношении актива оставшегося срока его полезного использования (п. 13 ФСБУ «Обесценение активов»).

Если по результатам анализа выявленных признаков обесценения актива инвентаризационной комиссией принимается решение об учете актива на забалансовых счетах, в дальнейшем проведение теста на обесценение такого актива (определение справедливой стоимости) не осуществляется (п. 14 ФСБУ «Обесценение активов»).

В бухгалтерском учете убыток от обесценения актива признается, когда остаточная стоимость актива на годовую отчетную дату превышает его справедливую стоимость за вычетом затрат на выбытие такого актива.

В отношении недвижимого и особо ценного движимого имущества, приобретенного автономным учреждением за счет средств учредителя, решение комиссии о признании убытка от обесценения подлежит согласованию с собственником имущества (п. 15 ФСБУ «Обесценение активов»).

Расчет убытка осуществляется следующим образом: остаточная стоимость актива на годовую отчетную дату уменьшается до его справедливой стоимости, определенной согласно решению инвентаризационной комиссии (комиссии по поступлению и выбытию активов), за вычетом затрат на выбытие такого актива, но не более остаточной стоимости актива на годовую отчетную дату. При расчете учитываются особенности признания убытков от обесценения, предусмотренные п. 16, 17 ФСБУ «Обесценение активов».

Правила ревизии кассы

Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.

Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.

Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.

Проводим недостачу по бухгалтерскому учету грамотно

Совершаемые после инвентаризации проводки отличаются в зависимости от обстоятельств.

Если работник возместил полную сумму недостачи, то ее относят к “прочим доходам” и проводят по бухгалтерии в том отчетном периоде, когда были возвращены средства.

Проводки:

• дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;

• дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;

• дебет 70, кредит 73-2 – сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно.

Если работника освободили от возмещения недостачи

Проводки:

• дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;

• дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;

• дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи признана в составе прочих расходов.

Если кассир не виноват в недостаче

Проводки:

• дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;

• дебет 91-2, кредит 74 – проводки списания недостачи с неустановленным виновником.

Почему важно найти ошибку

Изначально нужно понимать, что привело к наличию излишков: причина влияет на дальнейший алгоритм действий по исправлению бухгалтерской картины. В основном излишки появляются по вине самих бухгалтеров и кладовщиков, допустивших ошибки в учете приемки или отпуска ценностей (неучтенная или избыточная поставка). Выявляет причины и определяет виновных лиц инвентаризационная комиссия.

Например, обнаружены излишки материалов. При проверке выяснилось, что ценности поступили от продавца еще месяц назад (видно по накладным), но бухгалтерия их не оприходовала – вообще не отразила операцию по расчетам с поставщиками (по счету 60). В этом случае нужно приходовать именно поставку, а не излишки. Неучтенную поставку нельзя считать излишками: их оприходование идет совсем по другим счетам и правилам.

Недостача средств в кассе предприятия, как правило, выявляется во время инвентаризации (плановой или внезапной).

Внезапные инвентаризации (п. 5 разд. II Положения № 879) — это наиболее распространенный вариант инвентаризационного контроля за наличными в кассе. Такие инвентаризации проводят с периодичностью, установленной специальным приказом о кассовой дисциплине.

Особенность этих инвентаризаций заключается в том, что они являются неожиданными для проверяемого лица. Поэтому и выявить с помощью таких мер недостачу удается значительно чаще, чем при плановой инвентаризации.

Результаты инвентаризации в любом случае оформляются соответствующим актом. Чтобы оформить результаты инвентаризации кассы, составляют Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств. Его форма приведена в приложении 7 к Положению № 148.

В случае если по результатам инвентаризации выявлена недостача наличности в кассе, сумма такой недостачи возмещается в соответствии с законодательством.

В частности, сумма недостачи, возникшей по вине кассира, взыскивается с него в полном объеме. Ведь кассир является материально ответственным лицом и с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 1351 КЗоТ, п. 44 Положения № 148).

Порядок оформления требования о возмещении и собственно взыскании такого возмещения прописан в ст. 136 КЗоТ. Подробно об этом читайте в статье на с. 18 сегодняшнего номера.

Шпаргалка, с которой вы грамотно отразите в учете нестыковки по счету «Касса»

Снимая отчет по кассе, нашли излишек

Допустим, вы сняли показания счетчиков ККТ. И видите, что наличная выручка на самом деле больше той суммы, что значится в распечатанном отчете. Другими словами, в кассе излишки.

Такие «лишние» суммы занесите в графы и журнала кассира-операциониста, если вы применяете типовую . Далее оприходуйте их в кассу и отразите как прочие доходы. Проводки здесь будут следующими:

Если ваша компания на упрощенке

С 2013 года упрощенщики обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме, поэтому все проводки, данные в статье, вам пригодятся.

ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации» КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»

— отражена выручка, принятая по показаниям счетчиков ККТ;

ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации» КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»

— признан прочий доход в виде излишка наличных в кассе.

В налоговом учете обнаруженные по кассе излишки покажите в составе внереализационных доходов. Сделайте это на дату, когда примете деньги в кассу организации.

Обнаружили, что налички в кассе недостает

Теперь предположим, что, снимая кассу в конце смены или в результате внеплановой ревизии, вы зафиксировали недостачу денег. Что делать?

Пройти новые углубленные курсы в Высшей Школе Главбуха

Тут важно, заключили вы с кассиром договор о материальной ответственности или нет. Напомним, что оформлять этот документ действующее законодательство не требует.

Если договор есть, замечательно. Тогда вы вправе взыскать всю сумму ущерба с кассира. Причем вам не придется доказывать вину работника. Даже если сотрудник откажется полностью возмещать недостающую сумму добровольно, вы сможете добиться этого через суд.

Таблица. Документы по инвентаризации

 Наименование документа 

 Номер
 формы

 Документ, которым
 утверждена форма

 Инвентаризационная опись основных средств 

ИНВ-1

Постановление
Госкомстата России
от 18 августа 1998 г.
N 88

 Инвентаризационный ярлык 

ИНВ-2

 Инвентаризационная опись 
 товарно-материальных ценностей 

ИНВ-3

 Акт инвентаризации товаров отгруженных 

ИНВ-4

 Инвентаризационная опись 
 товарно-материальных ценностей, принятых 
 (сданных) на ответственное хранение 

ИНВ-5

 Акт инвентаризации материалов и товаров, 
 находящихся в пути 

ИНВ-6

 Акт инвентаризации незаконченных ремонтов 
 основных средств 

ИНВ-10

 Акт инвентаризации расходов будущих периодов

ИНВ-11

 Акт инвентаризации наличных денежных средств

ИНВ-15

 Инвентаризационная опись ценных бумаг и 
 бланков документов строгой отчетности 

ИНВ-16

 Акт инвентаризации расчетов с покупателями, 
 поставщиками и прочими дебиторами и 
 кредиторами 

ИНВ-17

 Сличительная ведомость результатов 
 инвентаризации основных средств 

ИНВ-18

 Сличительная ведомость результатов 
 инвентаризации товарно-материальных 
 ценностей 

ИНВ-19

 Ведомость результатов, выявленных 
 инвентаризацией 

ИНВ-26

Постановление
Госкомстата России
от 27 марта 2000 г.
N 26

Зачем проводится инвентаризация?

Реализация данного процесса обусловлена разными причинами:

• заменяется материально ответственный специалист компании;
• обнаруживается факт хищения имущества;
• выявляется порча определенных ценностей;
• имущество пострадало от разных стихийных бедствий;
• организационные причины, к которым относится изменение руководящего состава, реорганизация фирмы, продажа предприятия и т. д.;
• обязательно осуществляется процесс непосредственно перед формированием обязательной бухгалтерской отчетности, составляемой на основании данных, полученных за год работы;
• имущество планируется продать или сдать в аренду.

Наиболее распространенной причиной является проведение инвентаризации на основании специального графика, в котором указывается, когда должен осуществляться процесс, чтобы постоянно контролировать имущество фирмы.

Нюансы оприходования основных средств

Нередко в процессе проведения инвентаризации приходится сталкиваться не только с лишними товарами или материалами, но и с основными средствами. При такой ситуации учет ведется по иным правилам. К особенностям такого процесса относится:

• излишки при инвентаризации основных средств причисляются к внереализационным доходам;
• учитывается их рыночная цена, но финансисты рекомендуют приравнивать выявленные средства к доходам в натуральном виде;
• стоимость определяется на основании цены безвозмездно полученного имущества, а не тех сведений, которые содержатся в разных накладных или других документах;
• отсутствует возможность для компаний амортизировать выявленные излишки, так как невозможно определить первоначальную стоимость стандартным методом, поскольку нет учтенных затрат в форме капитальных вложений на формирование или покупку этих объектов.

Какие документы нужно оформить?

По итогам ревизии кассы составляется акт, форма которого должна соответствовать стандарту ИНВ-15. Если выявляется недостача наличности, заполнение данного документа имеет свои особенности.

• При этом важно не только установить факт отсутствия учтенных денег в кассе, но и достоверно определить причины подобного несоответствия (кража, форс-мажор, пересортица, утрата).
• Отчет ИНВ-15 формируется обычно в двух экземплярах: один предоставляется ответственному кассиру, а другой – направляется в бухгалтерию.
• Кроме того, руководитель хозяйствующего субъекта оформляет специальный акт, посредством которого ответственный кассир оповещается о выявленной недостаче.
• Сотрудник, отвечающий за кассу, по которой инвентаризацией обнаружилось несоответствие, готовит письменную объяснительную.
• Если в течение двух дней необходимые пояснения работодателю не предоставляются, требуется сформировать специальный акт, удостоверяющий факт такого отказа.

Скачать образец объяснительной записки от кассира – word.

Похожие записи:

• Cколько платят ветерану труда федерального значения
• Кому и какие налоги платить при покупке и продаже квартиры
• Пенсия по потере кормильца в 2023 году: размер, кому назначают и как оформить