Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить трудовую книжку?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.
Комментарий к ст. 66 ТК РФ
1. Трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников.
По записям в трудовой книжке устанавливается трудовой стаж, с которым законы, иные нормативные правовые акты, коллективный и трудовой договоры связывают возможность реализации тех или иных прав, а также предоставление определенных льгот и преимуществ.
В связи с введением в стране индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования трудовой стаж, приобретенный после регистрации в качестве застрахованного лица, должен устанавливаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (Закон об индивидуальном учете).
2. Трудовые книжки оформляются и ведутся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. В соответствии с указанным Постановлением трудовые книжки нового образца введены в действие с 01.01.2004. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Во исполнение п. 3 названного Постановления Правительства РФ Минфин России Приказом от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках» утвердил Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Согласно п. 4 этого Приказа обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на платной основе на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем.
Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
3. Работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Такая обязанность возложена на всех работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Они не имеют права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (см. п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Документом, подтверждающим период работы у работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, является трудовой договор, заключенный в письменной форме (см. ст. 309 ТК).
4. В трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее оформлении и содержат:
— фамилию, имя, отчество, дату рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— образование, профессию, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
5. Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока (при увольнении — в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Не должны записываться в трудовую книжку сведения о взысканиях, примененных к работнику, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (см. коммент. к ст. 81).
6. Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку работника только по его желанию. Запись о работе по совместительству делается в трудовой книжке работника по месту его основной работы отдельной строкой на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть справка с места работы по совместительству, копия приказа о зачислении на работу по совместительству и др.
7. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
8. В трудовую книжку вносятся также сведения о всех видах награждения (поощрения) за трудовые заслуги, предусмотренных законодательством РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине, в т.ч. о награждении государственными наградами, почетными грамотами, о присвоении званий, награждении нагрудными знаками и значками и др. (см. ст. 191 ТК).
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
9. В трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносятся также следующие записи: о времени военной службы в соответствии с Законом о воинской обязанности, а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС России, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Способ получения замены данного документа при его утрате прописан в Постановлении. В самом начале работник должен известить начальника на последнем месте работы о том, что потерял трудовую книжку. В этом случае нужно в письменном виде написать заявление в свободной форме, где будут указаны причина потери и выражено желание воссоздать трудовую.
Документы, которые потребуются от сотрудника для восстановления трудовой:
- заполненное письменно заявление в отделе, занимающемся набором кадров;
- всевозможные документы, способные подтвердить стаж, архивные записи, выписки, приказы и т.д.;
- при закрытии компании документы о трудоустройстве можно получить в суде, но для этого нужно заранее подать иск и предоставить доказательную базу о трудоустройстве на данный момент.
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.
Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.
Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.
Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.
Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Какие сведения вносятся во вторую очередь
После заполнения первичных данных, отмечается дополнительная информация о сотруднике. Эти сведения следующие:
- особенности работы сотрудника;
- сведения о смене работы;
- информация об увольнении;
- почему был расторгнут трудовой договор;
- данные о наградах за определенные успехи в труде;
Кроме того, в книжку записывается другая информация, которая не касается конкретно работы:
- О прохождении военной службы, если это необходимо.
- О различных курсах повышения квалификации и переаттестации.
- Если человек был осужден без заключения под стражу и отрабатывал исправительный срок, то на его основной работе в книжку вписывается запись о том, что трудовой стаж за этот период сотруднику не насчитывался.
Какие записи вносятся в трудовую книжку первоначально
Гражданин, который в первый раз пришел устраиваться на службу, приобретает на законных основаниях бланк трудовой у руководителя. Здесь же начинается первичное заполнение книжки.
Главной страницей в документе является титульник, так как именно с него считывается вся необходимая информация о данных владельца книжки.
- ФИО,
- дата рождения,
- образование,
- специальность,
- профессия.
Чрезвычайно важно, чтобы каждое слово, зафиксированное в трудовой, подтверждалось наличием соответствующего документа:
- паспорт,
- диплом,
- аттестат,
- военный билет и так далее.
После записи основной информации в нижней части страницы необходимо поставить подписи владельца и лица, заполняющего документ. Также здесь пишется должность этого лица и ставится печать, которая утверждает ранее написанные данные. На оформление документа руководителю дается семь дней.
Как заполнять трудовую книжку
Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.
Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.
ГЛАВА 4 ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О РАБОТЕ
26. Записи о приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта) вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Записи, указанные в части первой настоящего пункта, вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя в течение семи календарных дней после его издания, а при увольнении работника – в день увольнения. Вносимые в трудовую книжку записи должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя. Основанием для внесения записи о приеме на работу домашнего работника и его увольнении является трудовой договор (контракт).
27. При внесении записи о приеме на работу в графе 3 трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование нанимателя. В трудовой книжке работника, работающего у индивидуального предпринимателя, в графе 3 трудовой книжки в виде заголовка указываются фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование государственного органа, иной государственной организации, осуществивших государственную регистрацию индивидуального предпринимателя, дата и номер решения о государственной регистрации. Ниже заголовка в графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в графе 2 – дата приема на работу. В графу 3 трудовой книжки вносится запись о приеме или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования, наименования должности, профессии с указанием квалификационного разряда, класса, категории, в графу 4 трудовой книжки вносятся дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя.
28. Запись о наименовании профессии, должности в приказе (распоряжении) нанимателя о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу производится на основании штатного расписания.
29. В случае приема на работу лица, не имеющего соответствующей квалификации (разряда, класса) по профессии, после заключения трудового договора (контракта) и оформления приема на работу приказом (распоряжением) нанимателя в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу с указанием наименования профессии без квалификации. После прохождения работником обучения наниматель вносит в трудовую книжку работника запись о присвоении соответствующего квалификационного разряда.
30. Запись о приеме на работу в производство или структурное подразделение по профессиям, должностям, предусмотренным списками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2005 г. № 536 «О списках производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 87, 5/16012), вносится в трудовую книжку с указанием сведений, уточняющих характер выполняемой работы (производства и работы, вредные и опасные условия труда).
31. В трудовых книжках работников, занятых на работах, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда или за выслугу лет, производится запись о периоде нахождения их в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет (далее – отпуск по уходу за ребенком). Указанная запись вносится в графу 3 трудовой книжки после того, как работник вышел из отпуска по уходу за ребенком. В графе 4 трудовой книжки указываются соответствующие приказы (распоряжения) нанимателя о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выходе из отпуска по уходу за ребенком. Допускается внесение записей в трудовую книжку о периоде нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком путем внесения двух записей: о предоставлении социального отпуска по уходу за ребенком и о его прекращении со ссылками на соответствующие приказы (распоряжения) нанимателя о предоставлении (прекращении) отпуска по уходу за ребенком.
ГЛАВА 7 ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ, ДОПОЛНЕНИЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
51. Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника производятся нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака, документ об образовании, документ об обучении и другое), со ссылкой на их реквизиты. Указанные изменения и дополнения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, индивидуального предпринимателя и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя. При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения указанные сведения зачеркиваются и над ними записывается измененная фамилия, собственное имя, отчество и дата рождения. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность. В случае получения работником образования, профессии, специальности изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности производятся путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей.
52. В трудовой книжке не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей, а также исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно».
53. В случае обнаружения пропущенной записи, а также неправильной, неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, она дополняется и (или) исправляется нанимателем, пропустившим запись, допустившим ошибку или неточность. Допускается внесение указанных записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов.
Где можно отражать сведения о дисциплинарном наказании
Когда на работника накладывают выговор, в первую очередь, его отражают в приказе об этом. Дальнейшее распространение информации о выговоре трудовое законодательство не регламентирует. Но делопроизводство сложилось таким образом, что выговор может фигурировать в следующих документах:
| Документ | Пояснение |
|---|---|
| Как было сказано – в личной карточке по форме Т-2 | Здесь не предусмотрено отдельной строки для сведений о дисциплинарном взыскании, но можно внести это в раздел 10 «Дополнительные сведения» |
| Можно вложить копию приказа в личное дело, в которое входит и карточка Т-2 | Поэтому сведения о выговоре вносят либо в карточку, либо в личное дело |
| Выговор можно отразить в характеристике работника | Например, когда сотрудник уходит с предприятия и просит характеристику на другое место работы. Но в данном случае следует помнить: если с момента наложения выговора прошел год. этот выговор следует считать недействительным. |
| Можно внести информацию о наложении выговора в приказ об итогах работы за год или за квартал | Это делают, чтобы решить вопрос о премировании данного сотрудника |
Что такое электронная трудовая книжка?
Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Кто может видеть электронную трудовую книжку:
-
ПФР;
-
работодатель;
-
работник.
Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.
Как и где посмотреть электронную книжку может работник:
-
обратиться непосредственно в ПФР
-
заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;
-
запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.
Прием нового сотрудника
При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:
-
Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.
-
Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.
-
Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.